УДК 004.4

РЕОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ УПРАВЛЕНИЯ ПРИКАЗАМИ В УНИВЕРСИТЕТЕ

Горбачев Сергей Павлович
Волгоградский Государственный Технический Университет
студент

Аннотация
Работа с документами в «ручном режиме» влечет за собой ряд проблем, как их регистрация, поиск и хранение, что ставит проблему реорганизации такой работы особенно остро. В данной статье приводится анализ ведения бизнес-процессов работы с приказами (в качестве документов) в общем отделе на примере Волгоградского государственного технического университета. Раскрыты основные моменты процессов регистрации и поиска, и выявлены их текущие проблемы, которые необходимо исправить во время реорганизации.

Ключевые слова: бизнес-процессы, построение бизнес-процессов, приказ, реорганизация бизнес-процессов, университет


REORGANIZATION OF BUSINESS PROCESSES ORDERS MANAGEMENT IN UNIVERSITY

Gorbachev Sergey Pavlovich
Volgograd State Technical University
student

Abstract
Work with documents in "manual mode" entails a number of challenges as their registration, search and storage, which poses the problem of the reorganization of this work is particularly acute. This article provides an analysis of the conduct of business processes work orders (as documents) in the general department, for example Volgograd State Technical University. Fully disclosed processes registration and search, and identified their current problems that need to be fixed during the reorganization.

Keywords: building business processes, business process reengineering, business processes, order, university


Рубрика: 05.00.00 ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Горбачев С.П. Реорганизация бизнес-процессов управления приказами в университете // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 6. Ч. 1 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2014/06/36379 (дата обращения: 02.06.2017).

Современные реалии задают совершенно другие правила для хранения документов и существующие бизнес-процессы работы с ними должны быть пересмотрены [1]. В данной статье автор рассмотрит существующий бизнес-процесс управления приказами (в качестве документов) в Волгоградском государственном техническом университете, который в дальнейшем должны быть реорганизован под современные реалии делопроизводства [2].

Под приказом будем понимать внутренний документ университета, издаваемый его руководителями по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы. Далее под документом будем подразумевать везде приказ.

Управлением приказами в университете занимается общий отдел. Наиболее значимые процессы, которые должны быть реорганизованы – это процессы регистрации и поиска документов.

Процесс регистрации документа в общем отделе выглядит следующим образом. Для регистрации документа, сотрудник университета должен лично принести его в общий отдел. Один из работников общего отдела вносит запись по документу в журнал регистрации приказов и проставляет в документ его номер и дату регистрации. В журнал заносится проставляемый номер и дата, а также структурное подразделение, исходя из того, кто инициировал документ, и тема, общее название документа. Далее работник общего отдела сканирует принесенный документ для создания электронной версии в формате pdf и помещает его в папку 2011-2014 на электронном носителе.

Данный бизнес-процесс в нотации Гейн-Сарсона представлен ниже на рисунке 1 [3].

Рисунок 1 – Бизнес-процесс отражающий регистрацию документа в общем отделе (нотация Гейн-Сарсона)

Опишем процессы, связанные с поиском документа. Если сотруднику университета необходимо отыскать документ, он подает заявку в общий отдел с указание каких-либо атрибутов для поиска, обычно достаточно приблизительно – промежуток дат регистрации и краткое его содержание. Один из работников общего отдела пользуясь это информацией, определяет место для поиска – общий отдел, университетский или городской архив. Поиск на месте занимает от 10 минут до 3-х часов, поиск в университетском архиве не меньше суток, а в областном архиве до пяти суток.

Бизнес-процесс поиска документа представлен ниже на рисунке 2.

Рисунок 2 – Бизнес-процесс отражающий поиск документа в общем отделе (нотация Гейн-Сарсона)

По данным бизнес-процессам были выявлены следующие проблемы, которые должны быть устранены при реорганизации:

  1. Работа с рукописными журналами единовременно возможна лишь одному человеку, что не представляет возможность единовременно добавлять и искать документы.
  2. При большом промежутке дат работник должен просмотреть огромное количество записей из нескольких журналов регистраций.
  3. Наличие человеческого фактора при поиске – работник может пропустить искомую запись или удовлетвориться первой попавшейся, что повлечет за собой повторный поиск.
  4. Постоянно требуется вводить новые журналы для регистрации, что само по себе усложняет поиск.
  5. Время, затраченное на ручной поиск, не соизмеримо с автоматическим поиском.
  6. Поиском может заниматься лишь работник общего отдела и никто иной.
  7. Электронные версии храниться отдельно от регистрационных журналов.
  8. При нахождении документа в архивах (университетском или областном) время поиска увеличивается на порядок – сутки и более.

Библиографический список
  1. Пахчанян, А. Обзор систем электронного документооборота  // Директор информационной службы.   № 2. – 2001.
  2. Мейнцер А. Корпоративные хранилища документов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2010. N 0. С. 30 – 37.
  3. Ковалев С.М., Ковалев В.М. Современные методологии описания бизнес-процессов – просто о сложном // Журнал “Консультант директора”, № 12, Июнь, 2004 г.


Все статьи автора «Горбачев Сергей Павлович»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: