Современные реалии задают совершенно другие правила для хранения документов и существующие бизнес-процессы работы с ними должны быть пересмотрены [1]. В данной статье автор рассмотрит существующий бизнес-процесс управления приказами (в качестве документов) в Волгоградском государственном техническом университете, который в дальнейшем должны быть реорганизован под современные реалии делопроизводства [2].
Под приказом будем понимать внутренний документ университета, издаваемый его руководителями по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы. Далее под документом будем подразумевать везде приказ.
Управлением приказами в университете занимается общий отдел. Наиболее значимые процессы, которые должны быть реорганизованы – это процессы регистрации и поиска документов.
Процесс регистрации документа в общем отделе выглядит следующим образом. Для регистрации документа, сотрудник университета должен лично принести его в общий отдел. Один из работников общего отдела вносит запись по документу в журнал регистрации приказов и проставляет в документ его номер и дату регистрации. В журнал заносится проставляемый номер и дата, а также структурное подразделение, исходя из того, кто инициировал документ, и тема, общее название документа. Далее работник общего отдела сканирует принесенный документ для создания электронной версии в формате pdf и помещает его в папку 2011-2014 на электронном носителе.
Данный бизнес-процесс в нотации Гейн-Сарсона представлен ниже на рисунке 1 [3].
Рисунок 1 – Бизнес-процесс отражающий регистрацию документа в общем отделе (нотация Гейн-Сарсона)
Опишем процессы, связанные с поиском документа. Если сотруднику университета необходимо отыскать документ, он подает заявку в общий отдел с указание каких-либо атрибутов для поиска, обычно достаточно приблизительно – промежуток дат регистрации и краткое его содержание. Один из работников общего отдела пользуясь это информацией, определяет место для поиска – общий отдел, университетский или городской архив. Поиск на месте занимает от 10 минут до 3-х часов, поиск в университетском архиве не меньше суток, а в областном архиве до пяти суток.
Бизнес-процесс поиска документа представлен ниже на рисунке 2.
Рисунок 2 – Бизнес-процесс отражающий поиск документа в общем отделе (нотация Гейн-Сарсона)
По данным бизнес-процессам были выявлены следующие проблемы, которые должны быть устранены при реорганизации:
- Работа с рукописными журналами единовременно возможна лишь одному человеку, что не представляет возможность единовременно добавлять и искать документы.
- При большом промежутке дат работник должен просмотреть огромное количество записей из нескольких журналов регистраций.
- Наличие человеческого фактора при поиске – работник может пропустить искомую запись или удовлетвориться первой попавшейся, что повлечет за собой повторный поиск.
- Постоянно требуется вводить новые журналы для регистрации, что само по себе усложняет поиск.
- Время, затраченное на ручной поиск, не соизмеримо с автоматическим поиском.
- Поиском может заниматься лишь работник общего отдела и никто иной.
- Электронные версии храниться отдельно от регистрационных журналов.
- При нахождении документа в архивах (университетском или областном) время поиска увеличивается на порядок – сутки и более.
Библиографический список
- Пахчанян, А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. № 2. – 2001.
- Мейнцер А. Корпоративные хранилища документов // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2010. N 0. С. 30 – 37.
- Ковалев С.М., Ковалев В.М. Современные методологии описания бизнес-процессов – просто о сложном // Журнал “Консультант директора”, № 12, Июнь, 2004 г.