УДК 658.5

НЕОБХОДИМО ЛИ ВНЕДРЯТЬ КСУП НА ПРЕДПРИЯТИИ

Попова Марина Ивановна
Московский Городской Университет Управления Правительства Москвы

Аннотация
В статье рассмотрено понятие корпоративной системы управления проектами, описаны преимущества её внедрения с целью повышения эффективности функционирования современной компании. Автор анализирует основные составляющие системы, этапы и механизм её построения в организации. Проведенное исследование позволяет утверждать, что внедрение корпоративной системы управления позволяет компании оптимизировать ресурсы, сократить затраты и повысить управляемость проектами компании.

Ключевые слова: корпоративная система управления проектами, КСУП, управление проектами


IS IT NECESSARY TO IMPLEMENT IPM IN THE ENTERPRISE

Popova Marina Ivanovna
Moscow City University of Management, Government of Moscow

Abstract
This article is concerned with the notion of corporate project management system and touches upon the benefits of its implementation in order to improve the functioning of a modern company. The author describes the main components of the system, stages and mechanism of its creation in the organization. The study suggests that the implementation of corporate management system allows the company to optimize resources, reduce costs and improve management of the company projects.

Рубрика: 08.00.00 ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Попова М.И. Необходимо ли внедрять КСУП на предприятии // Современные научные исследования и инновации. 2016. № 3 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2016/03/65337 (дата обращения: 20.11.2016).

В реалиях нынешней жизни все чаще появляется необходимость в реализации проектов и программ. Государственные структуры, крупные компании и корпорации реализовывают различные проекты и программы, в которых задействовано большое количество различных ресурсов. Благодаря реализации проектов и программ улучшается социальная составляющая населения, достигается увеличение прибыли, выпускаются на рынок новые продукты и услуги, привлекаются инвестиции, проводятся высокотехнологические исследования и так далее.  Многие проекты важны для жизнедеятельности предприятия и его дальнейшей успешной деятельности. Однако, если имеются минимальные риски и цель проекта незначительна, то возможно опустить бюрократизацию управления проектом. Но это лишь исключение. Для эффективной реализации проекта и программы необходимо тщательное планирование и качественное управление. В связи с этим возникает потребность в четких регламентах, шаблонах документов и прочее. Все это возможно объединить в единую систему – корпоративную систему управления проектами сокращенно КСУП (англ. CPMS – Corporate Project Management System).

В основе КСУП лежат определение основных понятий управления проектами, организационная структура и мотивация или другими словами это комплекс методических, административных и информационных средств, позволяющих организовать и поддерживать процессы управления проектами на предприятии. КСУП сам по себе является комплексным подходом, направленным на стандартизацию, автоматизацию и поддержку проектной деятельности предприятия. И так как это комплексный подход, то внедрение отдельных его частей не приведет к ожидаемому результату и лишь вызовет негодование у персонала.

Стоит обратить внимание, что в основе деятельности лежит миссия предприятия со своими глобальными целями. Ведь именно для осуществления этих целей реализовываются проекты и программы. Однако на предприятии возможно различное отношение к операционной и проектной деятельности. Операционная деятельность на предприятии подкрепляется нормативными документами, а проектная деятельность никак не описана и не зарегламентирована. Тем не менее эта деятельность существует, однако выполняется не эффективно. На той или иной стадии руководство предприятия понимает необходимость внедрения корпоративной системы управления проектами, но за основу выбирают не ту методологию. В настоящее время существует множество различных подходов и лучших мировых практик по управлению проектами, которые основываются на PMBoK, PRINCE2, P2M и так далее. Многие методологии в той или иной степени отображают менталитет той страны, в которой они создавались. Это всё хорошо, но когда компания пропагандирует у себя внутри, к примеру, бережливое производство (Lean Production и Lean Office), то есть японский подход, в котором в приоритете долгосрочное перспективное развитие, к управлению предприятием, а в части управления проектами берет за основу PMBoK, то есть американский подход, в котором заложен принцип здесь и сейчас, в итоге получится полный провал. Это связано с тем, что два методологических различны на уровне менталитетов и культур двух стран. Поэтому важно использовать техники, подходы к управлению и различные инструменты, соответствующие друг другу.

Для унификации подходов к построению КСУП был разработан стандарт ИСО 21500 Руководство по управлению проектами.

Не зависимо от методологии, которая выбирается за основу для внедрения, обычно определяют четыре ключевых элемента корпоративной системы управления проектами.

Во-первых, это методология по управлению проектами, то есть единые для предприятия корпоративные правила по управлению проектами, которые включают в себя регламенты по управлению проектами, регламенты по управлению портфелями проектов, методические указания по планированию и управлению рисками, ресурсами, финансами, качеством, шаблоны документов и т.д. В методологии описываются процессы управления проектами, жизненные циклы проектов и портфелей, ключевые роли участников проектов, их разграничения прав и ответственности, правила и схемы взаимодействия участников. Кроме того, необходимо описать признаки, по которым деятельность предприятия считается проектной и отобразить классификацию проектов и принципы разграничений. Далее, на основе вышеизложенного компонуются дополнительные документы, инструкции, шаблоны, формы отчетов и прочее. Но не стоит забывать о том, что регламентация должна быть разумной, с минимальной бюрократизацией процессов, иначе в противном случае не будет никакого эффекта. Не маловажным станет оценка предприятия, ведь необходимо оценить имеющиеся ресурсы, понять, что стоит вносить в методологию, а от чего можно отказаться. Для первого этапа внедрения системы управления проектами достаточно разработать понятную и простую методологию, которая сможет прижиться на предприятии и начнет работать. По мере постепенного освоения проектного метода и принятия методологии, в дальнейшем возможно корректировать и развивать существующую корпоративную систему управления проектами.

Во-вторых, предполагается организация специализированной структуры в рамках предприятия – проектный офис и проектный комитет (коллегиальный орган). В обязанности данных подразделений входит ответственность за процессы управления проектами внутри предприятия и принятие ключевых решений в ходе реализации проектов. Как правило, проектный офис подчиняется непосредственно высшему руководству предприятия. Основной функционал проектного офиса состоит из внедрения и развития КСУП, оказании аналитической и методологической помощи руководителям проектов, организации обучения персонала и менеджеров, задействованных в реализации проектов, ведения архивов проекта, а также накопления опыта предприятия в реализации проектов, администрирования и поддержки ИСУП, подготовки отчетов о статусах проектах руководству, управлении ресурсами в проектах.

Однако коллегиальный орган (проектный комитет) состоит из представителей высшего руководства и его функционал заключается в рассмотрении и принятии решений вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителей проектов, инициации и закрытии проектов, рассмотрении и утверждении запросов на изменения в проектах, разрешении ресурсных конфликтов между проектами, определении приоритетов.

В-третьих, единое информационное пространство или информационная система управления проектами (ИСУП), которая необходима для автоматизации процессов по управлению проектами, консолидации данных и формировании базы знаний по управлению проектами. Чаще всего для этого используют программы Microsoft Project, GanttProject, ABC Roster,  Primavera,  Галактика Управление проектамиProject Scheduler (Scitor Corp.), TurboProject (IMSI), Project Workbench (Applied Business Technology), Spider Project (Технологии управления Спайдер) и другие. Информационная система управления проектами позволяет обеспечить эффективное и качественное планирование, а также контроль выполнения работ по проекту, консолидацию данных по проектам и оптимизацию задействованных ресурсов. Выбору и внедрению информационной системы должна предшествовать разработка и внедрение методологии по управлению проектами и проектного офиса. ИСУП должна соответствовать потребностям предприятия, уровню квалификации участников и руководителей проектов, процессам управления проектами, описанными во внедренной методологии. Требования к функционалу информационной системы формируются на основе процессов, описанных в методологии проектного управления, и учитывается оптимальный для компании подход.

В-четвертых, это обучение персонала, включающий в себя всех участников проектной деятельности, то есть руководителей проектов, администраторов, сотрудников проектного офиса и т.д. Здесь стоит обратить внимание на то, что совершенно не стоит игнорировать данный аспект, ведь квалифицированный персонал – это залог здорового развития. Инвестирование в персонал – это благоприятная отдача в будущем, да и последствия от неквалифицированного персонала могут быть плачевными. Каждый сотрудник проектного офиса должен понимать зачем и для чего он выполнят те или иные действия, а далее следует заинтересованность в реализации и стремление получить отдачу. Если не инвестировать в персонал, то будет демотивация персонала и, как следствие, повышенная текучка кадров.

Стоит заметить, что КСУП для каждого конкретного предприятия своя, особенная и индивидуальная. Это связано с тем, что при разработке учитываются все характеристики конкретного предприятия, его уровень зрелости, культура, обычаи, структура и так далее. Поэтому, то что приемлемо для одного предприятия, может быть неприемлемым для другого и просто не прижиться.

Эффективность использования системы менеджмента проектной деятельности в значительной степени зависит от построения интерфейсов ее взаимодействия с другими системами управления и обеспечения деятельности организации, которые нецелесообразно воспроизводить в КСУП.

Рис. 1. Структура КСУП и обеспечивающей деятельности в организации

Внедрение корпоративной системы управления проектами весьма затратная идея. Поэтому для эффективной оправданности затрат, руководство предприятия четко должно понимать, что эффект от внедрения приходит не сразу, а с течением некоторого времени, и главное зачем и для чего необходимо внедрение КСУП, какие проекты и программы необходимы для дальнейшего развития предприятия, для каких целей реализовываются проекты и программы и служат ли они стратегии предприятия. Также немаловажным является участие руководства. То есть руководство не просто принимает решение о внедрении, но и принимать участие во внедрении и участвовать в дальнейшей работе корпоративной системы управления проектами. Руководство опирается на данные из информационной системы управления проектами, ответственность за актуальность которых несет проектный офис. В случае необходимости руководство предприятия должно включатся в работу по проблемным проектам и моментам, так как это необходимо для того, чтобы сотрудники предприятия видели и чувствовали, что руководству не безразлична судьба проектов и оно принимает участие в процессе реализации. В противном случае возможны негативные последствия в связи с ощущением незаинтересованности и безразличия, а сотрудники предприятия могут начать посредственно относится к корпоративной системе управления проектами, а проектному офису будет всё сложнее и сложнее собирать актуальные данные и заставлять людей работать в ИСУП. В конце концов вся система начнёт разваливаться и эффективность будет падать, а в конечном итоге руководство будет крайне недовольно от неактуальных данных, следствием чего могут приостановить всю деятельность, а ошибки внедрения возложить на плечи проектного офиса.

Также не маловажным является ясность в определение «проект», чтобы не путать его с операционной деятельностью предприятия и избежать подмены понятий. В настоящее время существует ряд определений термина “проект”, каждое из которых имеет право на существование. По мнению PMBOK,  проект – это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата, международная ассоциация управления проектами (IPMA), определяет как целенаправленную деятельность временного характера, предназначенную для создания уникального продукта или услуги, а английская Ассоциация проект-менеджеров, Великобритания дает следующую трактовку: проект –  это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающее требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов.  Также немаловажным определить критерии определения проекта и его успешности.

Не стоит забывать, что проект еще и сложный бизнес-процесс, в котором задействовано большое количество различных ресурсов. Для избегания конфликтов ресурсов, дублирования и необоснованного транзита выполнения задач необходимо максимально упростить схему реализации проекта и четко описать схему взаимодействия, доступно и ясно отобразить ее для всех участников проекта, а главное отразить это в методологии управлении проектами на предприятии.

После понимания необходимости внедрении корпоративной системы управления проектами и наличия фундамента основных понятий стоит выяснить, что будет на выходе после внедрения и какие правила игры стоит принять. После этого стоит внедрять систему.

Здесь стоит подумать кто на предприятии будет внедрять корпоративную систему управления проектами. Тут возможны варианты. Вполне можно обратиться в консалтинговую компанию, которая все разработает методологию и внедрит или компания может разработать методологию, а внедрять своими силами. Рассмотрим плюсы и минусы.

Внедряя своими силами, компания делает ставку на компетентность сотрудника, выбранного для данной задачи и не всегда удаётся определить его компетентность. Наём профессионала – это всегда риск. Если компании удаётся найти компетентного сотрудника и взять его в штат, то появляются другие минусы. Работник в одиночку должен собрать команду проектного офиса, разработать методологию, внедрить ИСУП и провести обучение. Конечно для опытных и компетентных специалистов это не проблема, и они с этим справляются, но в любом случае внедрение займет долгое время. С другой стороны, имеется заинтересованный сотрудник внутри компании, который не только внедрит корпоративную систему управления проектами, но и будет правильно её в дальнейшем сопровождать, что очень важно. Из плюсов можно отметить еще скрупулезный подход и проработку деталей. Внедрение собственными силами в большинстве случаев является более качественным. Разумней всего нанимать сотрудников, имеющих опыт работы в консалтинговых компаниях, которые имеют достаточный опыт по внедрениям КСУП.

При внедрении КСУП силами подрядных консалтинговых организаций, стоит учесть, что в основе отношений будет лежать рыночная составляющая. Консалтинговые компании не заинтересованы тратить много времени на одного заказчика. Их задача быстро внедрить, обучить и передать систему в пользование заказчику. Основная причина подобного подхода в отсутствии заинтересованного лица. Далее после внедрения, КСУП просуществует какое-то время и в конечном итоге прекратит существование. Но для консалтинговой компании такая ситуация выгодна, так как в случае если заказчик не справляется с системой, то первичное обращение будет непосредственно в ту организацию, которая разрабатывала всю систему. Стоит отметить, что для большинства консалтинговых компаний это потоковые и стандартизированные внедрения.

Так по какому пути идти? Решение останется за руководством, но ему можно посоветовать взвесить все «за» и «против» и поискать компетентного специалиста, который в дальнейшем будет заинтересован во внедрении и развитии корпоративной системы управления проектами, хотя не исключено, что специалист частично может пользоваться услугами консалтинговых компаний.

В итоге на руководство предприятия возлагается серьезное решение о необходимости внедрения корпоративной системы управления проектами, выбор пути и критерии конечных ожиданий, стремлении развития предприятия как единого целостного слаженного организма, позволить предприятию не терять свою конкурентоспособность и успешно функционировать на рынке.


Библиографический список
  1. Богданов, В. В. Б73 Управление проектами. Корпоративная система — шаг за шагом / Вадим Богданов. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 248 c. ISBN 978-5-91657-232-2;
  2. Корпоративная система управления проектами (КСУП) http://mahamba.com/ru/korporativnaya-sistema-upravleniya-proektami-ksup;
  3. Критические ошибки при внедрении КСУП/ Блог expand/ http://pmexperience.org/ru/content/kriticheskie-oshibki-pri-vnedrenii-ksup
  4. Гнедых В.А. Что такое корпоративная система управления проектами и зачем она нужна компании // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 4 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/04/52665 (дата обращения: 03.03.2016).
  5. Руководство к своду знаний по управлению проектами (руководство РМВОК). Четвертое издание. Project Management Institute, 2008. – 464 с.


Все статьи автора «Попова Марина Ивановна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться:
  • Регистрация