УДК 659.4

АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ СВЯЗЕЙ С ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ В ВУЗЕ

Савченко Ирина Алексеевна1, Андреев Алексей Николаевич2, Белецкая Ольга Олеговна3, Серегина Анастасия Сергеевна4
1Московский городской психолого-педагогический университет, кандидат политических наук, доцент кафедры теории и практики управления
2Московский городской психолого-педагогический университет, магистрант кафедры теории и практики управления
3Московский городской психолого-педагогический университет, магистрант кафедры теории и практики управления
4Московский городской психолого-педагогический университет, магистрант кафедры теории и практики управления

Аннотация
Актуальность данной статьи обусловлена тем, что развитие современного вуза невозможно без создания и поддержания благоприятных отношений с различными группами общественности: государственными структурами, общественными организациями, потенциальными работодателями и т.д. В статье рассмотрены основные проблемы организации связей с общественностью на примере одного из вузов г. Москвы и предложены меры по их разрешению.

Ключевые слова: исследование, коммуникация, образование, организация, связи с общественностью, университет, управление, целевая группа


ANALYSIS AND IMPROVEMENT OF THE ORGANIZATION OF PUBLIC RELATIONS AT THE UNIVERSITY

Savchenko Irina Alekseevna1, Andreev Alexey Nikolaevich2, Beletskaya Olga Olegovna3, Seregina Anastasia Sergeevna4
1Moscow city University of psychology and education, candidate of political Sciences, Professor of the theory and practice of management
2Moscow city University of psychology and education, master of the Department of theory and practice of management
3Moscow city University of psychology and education, master of the Department of theory and practice of management
4Moscow city University of psychology and education, master of the Department of theory and practice of management

Abstract
The relevance of this article due to the fact that the development of the modern University is impossible without the creation and maintenance of favorable relationships with various stakeholders: government agencies, public organizations, potential employers, etc. In the article the main problems of organization of public relations on the example of one of Moscow universities and the measures proposed for their solution.

Рубрика: 22.00.00 СОЦИОЛОГИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Савченко И.А., Андреев А.Н., Белецкая О.О., Серегина А.С. Анализ и совершенствование организации связей с общественностью в Вузе // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 8. Ч. 2 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/08/56738 (дата обращения: 28.09.2017).

Современный рынок образовательных услуг предлагает большое разнообразие государственных и негосударственных высших учебных заведений, которые разрабатывают и внедряют новые программы профессиональной подготовки разного уровня, зарубежные стажировки и другие формы профессионального развития. В этих условиях вузам необходимо находить новые эффективные способы привлечения будущего контингента студентов. Усиливающаяся конкуренция вынуждает активно заниматься маркетинговыми и корпоративными коммуникациями, работать с прессой, проводить рекламно-маркетинговые кампании, выделять на эти цели средства, не уступающие бюджетам многих коммерческих организаций. Для эффективной организации данной деятельности необходимы специализированные подразделения по связям с общественностью. [1]

Под связями с общественностью в вузе, как правило, понимается деятельность, способствующая установлению, налаживанию и поддержанию доброжелательных отношений между вузом  и его основными целевыми группами общественности, которые оказывают большое влияние на его деятельность и от которых так или иначе зависит успешность его существования.

Для того чтобы связи с общественностью обеспечивали наилучшим образом развитие вуза и реализацию им основных задач своей деятельности, необходимо установление и поддержание диалога межу вузом и его основными целевыми группами общественности. Диалоговые коммуникации предполагают создание открытого коммуникативного пространства, в котором предметом коммуникации будут реальные практические задачи, а целью – достижение соглашения и взаимопонимания между различными участниками коммуникативного процесса. Результатом диалогового взаимодействия будет не только решение насущных проблем, имеющихся в деятельности вуза, но и формирование устойчивых коммуникативных связей между его участниками, а также необходимых коммуникативных навыков и, в итоге, коммуникативной культуры, которая будет способствовать дальнейшему воспроизводству диалога. [2, с. 134]

Одна из основных задач связей с общественностью в вузе заключается в формировании привлекательного образа (имиджа) образовательной организации, составляющими которого являются привлекательность оказываемых образовательных услуг, привлекательный образ руководства образовательной организации, ее сотрудников, известность образоваетльной организации в среде потенциальных работодателей и др. [3]

Нами было проведено исследование структуры связей с общественностью одного из высших учебных заведений города Москвы – государственного бюджетного образовательного учреждения Московский городской психолого-педагогический университет, созданного  по инициативе Департамента образования города (далее – Университет).

Согласно Уставу, Университет создан для выполнения государственных работ, оказания государственных образовательных услуг, прочих государственных услуг в целях обеспечения реализации предусмотренных федеральными законами, законами города Москвы, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Правительства Москвы, полномочий города Москвы в сфере образования.

Структура вуза включает в себя ректорат, образовательные, научные, научно-практические подразделения, а также библиотеку, советы и комиссии. Подробная структура Университета представлена на сайте http://мгппу.рф/.

Организация связей с общественностью реализуется следующими подразделениями, входящими в состав административных подразделений:

  • отдел организации и контроля  документооборота;
  • информационно-аналитическое управление;
  • отдел общественных связей и регионального сотрудничества;
  • пресс-служба.

Остановимся подробнее на основных задачах и функциях данных подразделений.

Целью отдела организации и контроля документооборота является обеспечение качества и своевременности выполнения требований нормативных и правовых актов, приказов и распоряжений ректора, относящихся к основной деятельности университета, эффективности документационного обеспечения управления.

Задачи отдела заключаются в обеспечении своевременности и качества подготовки исходящих документов по основной деятельности университета; планирования, координации и контроле выполнения основных мероприятий университета; координации деятельности структурных подразделений для подготовки Публичного доклада; организации контроля выполнения требований документов Министерства образования и науки Российской Федерации, Департамента образования города Москвы и других государственных органов. Данное подразделение подчиняется непосредственно ректору Университета.

Таким образом, данный отдел призван обеспечивать своевременную подготовку и надлежащее качество официальных документов вуза.

Информационно-аналитическое управление также осуществляет связи с общественностью. Эта деятельность сосредоточена, главным образом, в отделе объединенной редакции. Сотрудники отдела осуществляют редакционно-издательскую подготовку печатных и электронных научных периодических изданий университета, организуют работу электронных ресурсов университета, к которым относятся портал психологических изданий, электронный журнал и портал психологических новостей. Данный отдел включает в себя два сектора. Сектор комплексного развития научно-периодических изданий занимается координацией издания печатных и электронных научных периодических журналов университета, а также продвижением периодических изданий университета.

Сектор разработки и развития интернет-проектов отвечает за издание и комплексное информационное сопровождение мероприятий, сотрудничество с периодическими изданиями сторонних издательств, информационную поддержку мероприятий университета, поддержку, развитие и продвижение интернет-проектов университета. В ведении сектора находятся 44 портала и сайта. Информационно-аналитическое управление в своей деятельности подчиняется непосредственно первому проректору Университета.

Отдел общественных связей и регионального сотрудничества нацелен на повышение результативности связей с общественностью. Данный отдел в своей работе непосредственно подчиняется проректору по международным связям. В задачи отдела общественных связей входят: организация выставочной деятельности, организация и проведение дней открытых дверей университета, реклама университета в специализированных справочных изданиях, Интернете, средствах массовой информации, выпуск сувенирной продукции, участие в организации мероприятий университета, организация рекламных кампаний в школах и профориентационных центрах города Москвы, взаимодействие с профориентационными центрами города Москвы, разработка и издательство информационно-рекламных материалов, участие в разработке корпоративного стиля, организация исследований общественного мнения.

Пресс-служба представлена двумя отделами: отдел по работе со СМИ и отдел ВЕБ-разработок. Отдел подчиняется первому проректору Университета. В основные задачи отдела по работе со СМИ входит освещение деятельности университета и его подразделений в СМИ и на официальном сайте учреждения; обеспечение взаимодействия университета и его структурных подразделений со СМИ; сбор информации о мероприятиях, проводимых университетом; предоставление СМИ сведений о деятельности университета; распространение информации об университете в социальных сетях и блогах; создание статей об университете в интернет-энциклопедиях; создание роликов об МГППУ, его подразделениях, сотрудниках и мероприятиях; размещение видеоматериалов, подготовленных управлением, на ТВ-канале управления; аккредитация представителей СМИ на мероприятия университета.

Основная задача отдела ВЕБ-разработок – сопровождение официального сайта и веб-проектов.

С точки зрения потребностей каждого субъекта связей с общественностью (учреждения, организации) важное значение всегда имеет определение приоритетных групп общественности.

Применительно к ВУЗам следует выделять следующие целевые группы  общественности:

  • абитуриенты и их родители;
  • органы государственной власти;
  • другие учебные заведения;
  • партнерские организации;
  • выпускники и т. д.

 

Анализ  основных целей деятельности учреждения в целом и службы связей с общественностью в частности, а также анализ проблем данной службы позволил выявить следующую совокупность информационных ожиданий основных групп общественности (Таблица 1).

Таблица 1. Основные группы общественности вуза

Группа общественности Основные области информационных ожиданий группы
  • Потенциальные абитуриенты

(учащиеся 10-ых, 11-ых классов общеобразовательных заведений)

  • Родители абитуриентов
-Правила приема;

-Перечень основных направлений и специальностей

-Перечень вступительных испытаний ЕГЭ

-Количество бюджетных мест по каждому

направлению

-Количество платных мест

-Стоимость обучения

-Льготы

-Минимальные баллы

-Контакты и время работы приемной комиссии

-Статистика приема прошлых лет

-Возможность подать документы в электронно-

цифровой форме

-Характеристика преподавательского состава

  • Выпускники и студенты средних специальных и высших учебных заведений, планирующие дальнейшее обучение
То же, что и для абитуриентов.

Дополнительно:

-Информация о программах подготовки

-Сроки подготовки

-Формы подготовки

-Формы вступительных испытаний

  • Учащиеся общеобразовательных учебных заведений (5-ый – 9-ый классы)
-Информация о подготовительных курсах

С целью оценки эффективности существующей системы связей с общественностью  было проведено анкетирование  двух основных групп общественности:

  • учащиеся общих образовательных учреждений (10-ый, 11-ый классы) (60 человек);
  • студенты высших учебных заведений, планирующие получить дополнительное образование (40 человек).

В ходе исследования удалось выявить ряд проблем в существующей системе. К ним следует отнести:

1)                 проблемы организации структуры связей с общественностью,  каждый отдел функционирует самостоятельно, не взаимодействуя с остальными. Данная  проблема была выявлена на основе проведенного анализа существующей структуры;

2)                 недостаточно эффективная система отдела веб-разработок университета как одного из ключевых отделов в современных условиях. Проведенное анкетирование показало, что люди (2% опрошенных), пользующиеся официальном сайтом ВУЗа, недовольны качеством и структурой предоставляемой информации. В ходе опроса было выяснено, что основными способами получения информации для молодежи (97% респондентов) являются интернет, в частности популярные социальные сети и блоги. Отсутствие сообществ в наиболее популярных социальных сетях – один из главных недостатков существующего отдела ВЕБ-разработок. К выявленной нами проблеме так же можно отнести отсутствие положительных отзывов о деятельности ВУЗа на различных интернет-порталах.

3)                 отсутствие необходимого количества мероприятий по привлечению внимания абитуриентов. Так как 85% респондентов не знают о существовании рассматриваемого нами ВУЗа, следовательно, можно предположить, что мероприятий по привлечению абитуриентов недостаточно, либо они неэффективны;

4)                 отсутствие каких-либо имиджиевых ассоциаций ВУЗа у молодежи. Проведенный опрос показал, что среди опрошенной нами аудитории рассматриваемый нами ВУЗ ни с чем не ассоциируется.  Большая часть опрошенных (85%) не знала о его существовании, и узнать бы не хотела. Даже, те 15% респондентов, которые слушали о нем, не могут сказать ничего конкретного о его репутации. На вопрос «С чем у Вас ассоциируется данный ВУЗ?» они выбрали вариант ответа «затрудняюсь ответить» (100%).

Основной же проблемой деятельности отделов по связям с общественностью является отсутствие регламентации функций отделов и их ненадлежащее исполнение.

На основе анализа основных проблем действующей системы связей с общественностью, характерной не только для исследуемого, но и для ряда других не крупных ВУЗов Москвы, была разработана программа по повышению ее эффективности. Рассмотрим ее основные аспекты.

Для того что бы решить выявленные проблемы, необходимо начать с построения структуры. Отсюда следует, что в первую очередь необходимо обратить внимание на создание эффективной структуры отделов связей с общественностью, способных свободно взаимодействовать между собой и придание должного статуса отделу связей с общественностью  на фоне остальных подразделений.

Необходимо отметить, что деятельность отдела не относится к профильной деятельности вуза, поэтому неудивительно, что зачастую, особенно на первом этапе существования службы по связям с общественностью, внутри вуза возникают непонимание и даже культурный конфликт. [2]

Преодолеть данную проблему можно путем проведения общевузовских собраний с участием педагогов, административного персонала и студентов, на которых будут освещена роль отдела по связям с общественностью и его основных функций.

На наш взгляд, структура отдела связей с общественностью должна выглядеть следующим образом (рисунок 1).

Рисунок 1. Структура отдела связей с общественностью

На основе выделенных проблем определим функции каждого отдела.

Отдел объединенной редакции

Сотрудники отдела осуществляют редакционно-издательскую подготовку печатных и электронных научных периодических изданий, организуют работу электронных ресурсов университета, к которым следуют отнести различные  тематические порталы изданий и новостей, издаваемые университетом электронные журналы.

В свою очередь отдел необходимо подразделить на два сектора: сектор по работе с печатными изданиями и сектор по работе с электронными ресурсами.

Пресс-служба

Рассмотренные выше функции пресс-службы определенно достаточны для  ей эффективной работы. Однако, по нашему мнению, к уже имеющемуся перечню функций необходимо добавить такую значимую функцию как – оперативный мониторинг СМИ, недопущение появления негативной информации, при необходимости размещение опровержений.

Данная мера способна привести к улучшению имиджа ВУЗа, что, в конечном счете, повысит его привлекательность в глазах общественности.

Отдел WEB – разработок

К перечисленным выше функциям отдела следует добавить две функции, важность которых невозможно недооценить в условиях развития современного информационного общества:

1)                 Распространение информации об университете в социальных сетях и блогах. Сущность данной функции сводится к созданию в популярных сетях сообществ университета, содержащих регулярно обновляемую информацию о его деятельности, фото- и видеоотчетов, предоставляющих неограниченную возможность для живого общения студентов, преподавателей и лиц, заинтересованных в получении какой – либо информации.

2)                 Создание на официальном сайте форума, предоставляющего возможность для мгновенного обмена сообщениями всех желающих. Руководство форумом должно быть предоставлено человеку, способному оперативно реагировать на любые возникающие у посетителей вопросы и давать четкие, информативные ответы.

Отдел по разработке визуальной информации

На данный отдел необходимо возложить две функции:

1)                 Подготовка плаката университета. Плакат имеет двоякую функцию. Во-первых, он должен привлекать к себе внимание. Для этого служат красочное изображение и слоган, каждый год новые. Во-вторых, плакат выполняет информационную функцию, т.е. сообщает обо всех специальностях, по которым ведет подготовку университет (по факультетам). Плакаты необходимо рассылать в большую часть школ города и близлежащих районов, а также для обеспечения лучшего распространения информации об университете расклеивать их в местах общественного пребывания и пользования.

2)                 Издание брошюры университета. Функции брошюры в основном схожи с функциями плаката – рекламирование университета среди местного населения и распространение информации, однако брошюра отличается от плаката предоставлением большего количества информации. Кроме информации обо всех специальностях, по которым ведет подготовку университет (по факультетам), в брошюре также приведено общее описание университета и всех предоставляемых услуг и особые даты университета (начало учебного года, дни открытиях дверей и т.д.). Брошюры прилагаются к местным газетам и журналам, что обеспечивает распространение информации об университете среди широких слоев местного населения. Кроме того, брошюры вместе с небольшими подарками – символом университета целесообразно раздавать на ярмарках, посвященных высшему образованию и профессиональной ориентации выпускников школ, которые проводятся в весенний период.

Центр профессиональной ориентации

Задачи Центра профессиональной ориентации заключаются в следующем:

Центр, с одной стороны, совместно с Управлением общего образования информирует учащихся 11-х классов и их родителей о том, что такое целевой набор и как он работает. С другой стороны, Центр организует сбор заявок о потребностях организаций города в специалистах. Учащиеся 11-х классов, как правило, сами определяются с выбором вуза и специальности, а Центр оказывает содействие в поиске организации-работодателя.

Центр заключает договор с организацией, приобретая, тем самым, потенциальных абитуриентов, распространяя информацию о ВУЗе среди большего количества желающих поступить.

Отдел по трудоустройству выпускников

Ключевое значение имеют отношения высшего учебного заведения с потенциальными и реальными работодателями. Хотя государственное распределение выпускников отменено, результативность работы вуза и качество полученного образования в глазах общественного мнения прямо зависит от успешности трудоустройства бывших студентов. [3]

Задачи отдела: поиск мест проведения учебно-производственной практики студентов, заключение договора с организациями; поиск спонсоров университетских проектов и программ; активное взаимодействие с конкретными организациями с целью возможности заключения  договора стратегического партнерства.

Отдел межрегионального сотрудничества и межвузовского взаимодействия

Основные функции отдела:

  • организация научно-практических конференций федерального масштаба для студентов  и учащихся;
  • мониторинг информации о мероприятиях, проходящих в других учреждениях;
  • проведение различных олимпиад, предоставляющих абитуриентам дополнительные льготы при поступлении;
  • организация подготовительных курсов;
  • организация исследований общественного мнения.

Отдел по организации внеучебных мероприятий

Основные функции отдела:

  • организация выставочной деятельности

задачи мероприятия: визуальное и техническое оформление стенда, наличие раздаточных материалов, подбор компетентных стендистов, обратная связь с посетителями, подготовка интерактивной программы для привлечения дополнительного внимания к стенду.

  • организация и проведение дней открытых дверей МГППУ

Вуз периодически организует дни открытых дверей для внешней аудитории – потенциальных абитуриентов и их родителей, представителей законодательной и исполнительной власти, будущих работодателей выпускников, местного сообщества, чтобы все они могли ознакомиться с условиями и возможностями обучения, преподавательским составом. Им демонстрируют лицензии, сертификаты, почетные грамоты и дипломы, документы об образовании сотрудников, отчеты о работе и т.д. Преподаватели и администрация в такие дни носят на груди бейджики, вручают посетителям визитки, буклеты, проспекты, вывешиваются необходимые наглядные материалы.

  • выпуск сувенирной продукции
  • участие в организации мероприятий университета
  • участие в разработке корпоративного стиля
  • организация спортивных соревнований, концертов, капустников и КВН-ов.

Важным условием эффективного функционирования данного отдела является обеспечение взаимодействия между всеми подразделениями и  своевременный контроль над выполнением основных функций каждого из них.

Исходя из рассмотренных нами структуры, ее функций, выявленных проблем и предложенных путей их решения, можно сказать, что отдел связей с общественностью активно применяют различные коммуникационные технологии, но сталкиваются с рядом общих проблем в своей деятельности таких как: отсутствие четкой маркетинговой стратегии, недостаток финансирования и кадровых ресурсов, а так же слабая мотивация.


Библиографический список
  1. Первушина Е. – Управление по связям с общественностью в вузе // Высшее образование в России . 2008. № 11. С. 83 – 89.
  2. Савченко И.А. Социальный диалог в современном государственном управлении: технологический подход // Вестник Пермского университета. 2013. №3. – С. 121-137.
  3. Устинова О.Е. Организационный имидж: понятие, структура и предпосылки его формирования // Проблемы экономики и управления предприятиями, отраслями, комплексами: монография. Книга 28 /  Под общ. ред. С.С. Чернова. – Новосибирск: Издательство ЦРНС, 2015.
  4. Чечулин А.В – Коммуникационные технологии в социальной сфере: Научно методические материалы.  – СПб.: ООО «Книжный Дом», 2007. – 120 с.


Все статьи автора «Савченко Ирина Алексеевна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: