УДК 004

АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИЯХ НА ПРИМЕРЕ УПРАВЛЕНИЯ ИНЖЕНЕРНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ, ТРАНСПОРТА И СВЯЗИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. МАГНИТОГОРСКА

Бобик Я.Ю.1, Махмутова М.В.2, Давлеткиреева Л.З.3
1Магнитогорский государственный университет, Студентка факультета информатики
2Магнитогорский государственный университет, Канд. пед. наук, доцент каф. Информационных систем
3Магнитогорский государственный университет, Канд. пед. наук, доцент каф. Информационных систем, Зам. декана по научной работе

Аннотация
В данной работе проводится анализ систем электронного документооборота в организациях на примере управления инженерного обеспечения, транспорта и связи администрации г. Магнитогорска.

Ключевые слова: система электронного документооборота, СЭД


ANALYSIS OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEMS IN ORGANIZATIONS ON THE EXAMPLE OF THE CONTROL ENGINEERING, TRANSPORT AND COMMUNICATION OF MAGNITOGORSK ADMINISTRATION

Bobik Ya.Yu.1, Mahmutova M.V.2, Davletkireeva L.Z.3
1Magnitogorsk State University, Student of the Faculty of Informatics
2Magnitogorsk State University, Candidate. ped. , Associate Professor of Department. information Systems
3Magnitogorsk State University, Candidate. ped. , Associate Professor of Department. Information Systems, Zam. Dean for Research

Abstract
This article provides analysis of electronic document management systems in organizations on the example of the control engineering, transport and communication of Magnitogorsk Administration.

Рубрика: 05.00.00 ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Бобик Я.Ю., Махмутова М.В., Давлеткиреева Л.З. Анализ систем электронного документооборота в организациях на примере управления инженерного обеспечения, транспорта и связи администрации г. Магнитогорска // Современные научные исследования и инновации. 2012. № 12 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2012/12/19134 (дата обращения: 29.09.2017).

Автоматизация документооборота на сегодняшний день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно такой подход дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Однако система автоматизации делопроизводства позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ в организации.

Таким образом, автоматизация документооборота на предприятии необходима и причин для этого много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Во-вторых, утрата информации может обойтись весьма дорого. В-третьих, за счет автоматизации работ резко сократится время взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда сделать, затем на повторное согласование этих действий. Вывод – однозначно повысится эффективность деятельности, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

На настоящий момент сбор информации в управлении инженерного обеспечения, транспорта и связи администрации г. Магнитогорска происходит следующим образом.

Ежедневно муниципальные организации г. Магнитогорск звонят в диспетчерскую администрации и докладывают,что произошло за последние сутки.

1.     В диспетчерской все записывается на бумагу.

2.     Вся полученная информация вносится диспетчером в компьютер.

3.     Диспетчер формирует отчет по каждой муниципальной организации города.

4.     Далее диспетчер передает отчет в отдел инженерного обеспечения (инфраструктуры) города. 

5.     В отделе инженерного обеспечения (инфраструктуры) города  сотрудники редактируют отчет и сдают начальнику управления и главе города.

Конечно, такая работа с документами, которая ведется традиционным способом, несовершенна, поэтому можно выделить несколько ее недостатков:

1.     документы теряются;

2.     накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;

3.     информация, полученная по телефону, может быть растолкована и понята не правильно;

4.     тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

5.     создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

6.     на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Для того, чтобы устранить эти недостатки и сделать сбор информации и формирование отчетности более удобным, не отнимающим много времени у диспетчера, необходимо внедрение системы электронного документооборота, что позволит решить все эти проблемы, а также:

1.     обеспечит слаженную работу всех подразделений;

2.     упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

3.     повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

4.     повысит оперативность доступа к информации;

5.     позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

C 2006 года внедрена система электронного документооборота на платформе БОСС-Референт в центральном аппарате администрации Магнитогорска и в нескольких ее территориально распределенных подразделениях. Такая система была предложена и для внедрения в Управлении.

Для того, чтобы определить стоит ли покупать данную систему или разработать новую, необходимо провести сравнение самой системы и требований, выдвигаемых Управлением. Такое сравнение можно осуществить выделив факторы сравнения и сведя результаты в таблицу 1.

Таким образом, можно выделить основные функции, которые должна выполнять система, внедряемая в Управлении:

1.     автоматическое заполнение базы данных сведениями из муниципальных организаций города, на основе которых будут составляться отчеты;

2.     автоматический подсчет показателей на конец каждого дня и месяца на основании данных внесенных ответственным лицом в систему;

3.     составление отчетов для управления и для вышестоящих органов. На основании этих документов ведется внутренняя отчетность.

Таблица 1 – Сравнение системы БОСС-Референт и требований Управления.

Параметр сравнения

«БОСС-Референт»

Требования Управления

Общие характеристики

Разработана для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Автоматизация управления документами с помощью БОСС-Референт приводит к росту продуктивности работы сотрудников, облегчению доступа к информации для принятия управленческих решений, улучшению исполнительской дисциплины, и, следовательно, к общему повышению качества управления.

Система должна осуществлять автоматизацию управления документами приводящая к росту продуктивности работы сотрудников и облегчению доступа к информации.

Серверная операционная система

WindowsServer (2000, 2003),Linux

Windows Server (2000, 2003), Windows (XP, Vista, 7)

Клиентская операционная система

Windows (2000, XP, Vista, 7), Linux

Windows (2000, XP, Vista, 7)

Средства работы на мобильных устройствах (КПК, Телефон)

нет

нет

Поддержка нескольких БД в рамках распределительных холдингов

есть

есть

Возможностьинтеграции (1С, MS Office, Open Office, Active Directory, MS ShareРoint)

1С, MS Office, Active Directory

1С, MS Office, Open Office, Active Directory, MS ShareРoint

Коробочное решение/проектное решение

проект

проект

Политика лицензирования (конкурентность лицензий)

неконкурентные

неконкурентные

Стоимость лицензии на 20/100 пользователей без учета стоимости СУБД, дополнительных модулей

348 800/1 142 000, с учетом лицензии LotusNote

-

Области автоматизации

Делопроизводство

+

+

Общий документооборот

+

+

Электронный архив

-

+

Создание документа на основе существующего

-

+

Изменение файлов

+

+

Построение отчетов по результатам поиска

+

+

Преимущества разрабатываемой системы:

1.     простота в использовании;

2.     система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск;

3.     создание документа на основе существующего, по шаблону;

4.     безопасность системы, только ответственные лица могут вносить и изменять данные организации;

5.     автоматическая подстройка системы к определенному типу задач;

6.     невысокая рыночная стоимость.

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (статус исполнения и прочее) и управление данными.

Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию. Разработанная система является одним из лучших решений для Управления и для многих других подразделений администрации. Порой жизненно необходима возможность доступа к любому документу, созданному в определенный отрезок времени, чтобы отследить действия организаций, этапы работы и ее конечный результат. Внедрение системы документооборота поможет решить этот и многие другие вопросы.


Библиографический список
  1. Внедрение электронного документооборота. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://softmag.info/vnedrenie_sistemy_elektronnogo_dokumentooborota.html
  2. Мир документооборота. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_4041/
  3. Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
  4. Система БОСС-Референт. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/


Все статьи автора «Яна Алехина»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: