Автоматизация документооборота на сегодняшний день стала не просто средством оптимизации внутренних процессов предприятия, а насущной необходимостью в условиях жесткой конкуренции. Именно такой подход дает новые возможности любой организации по ускорению работы, позволяет опередить конкурентов при принятии как оперативных, так и стратегических решений. Однако система автоматизации делопроизводства позволяет автоматизировать лишь небольшой участок работ в организации.

Таким образом, автоматизация документооборота на предприятии необходима и причин для этого много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Во-вторых, утрата информации может обойтись весьма дорого. В-третьих, за счет автоматизации работ резко сократится время взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда сделать, затем на повторное согласование этих действий. Вывод – однозначно повысится эффективность деятельности, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

На настоящий момент сбор информации в управлении инженерного обеспечения, транспорта и связи администрации г. Магнитогорска происходит следующим образом.

Ежедневно муниципальные организации г. Магнитогорск звонят в диспетчерскую администрации и докладывают,что произошло за последние сутки.

1.     В диспетчерской все записывается на бумагу.

2.     Вся полученная информация вносится диспетчером в компьютер.

3.     Диспетчер формирует отчет по каждой муниципальной организации города.

4.     Далее диспетчер передает отчет в отдел инженерного обеспечения (инфраструктуры) города. 

5.     В отделе инженерного обеспечения (инфраструктуры) города  сотрудники редактируют отчет и сдают начальнику управления и главе города.

Конечно, такая работа с документами, которая ведется традиционным способом, несовершенна, поэтому можно выделить несколько ее недостатков:

1.     документы теряются;

2.     накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;

3.     информация, полученная по телефону, может быть растолкована и понята не правильно;

4.     тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

5.     создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

6.     на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Для того, чтобы устранить эти недостатки и сделать сбор информации и формирование отчетности более удобным, не отнимающим много времени у диспетчера, необходимо внедрение системы электронного документооборота, что позволит решить все эти проблемы, а также:

1.     обеспечит слаженную работу всех подразделений;

2.     упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

3.     повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

4.     повысит оперативность доступа к информации;

5.     позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

C 2006 года внедрена система электронного документооборота на платформе БОСС-Референт в центральном аппарате администрации Магнитогорска и в нескольких ее территориально распределенных подразделениях. Такая система была предложена и для внедрения в Управлении.

Для того, чтобы определить стоит ли покупать данную систему или разработать новую, необходимо провести сравнение самой системы и требований, выдвигаемых Управлением. Такое сравнение можно осуществить выделив факторы сравнения и сведя результаты в таблицу 1.

Таким образом, можно выделить основные функции, которые должна выполнять система, внедряемая в Управлении:

1.     автоматическое заполнение базы данных сведениями из муниципальных организаций города, на основе которых будут составляться отчеты;

2.     автоматический подсчет показателей на конец каждого дня и месяца на основании данных внесенных ответственным лицом в систему;

3.     составление отчетов для управления и для вышестоящих органов. На основании этих документов ведется внутренняя отчетность.

Таблица 1 – Сравнение системы БОСС-Референт и требований Управления.

Преимущества разрабатываемой системы:

1.     простота в использовании;

2.     система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск;

3.     создание документа на основе существующего, по шаблону;

4.     безопасность системы, только ответственные лица могут вносить и изменять данные организации;

5.     автоматическая подстройка системы к определенному типу задач;

6.     невысокая рыночная стоимость.

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (статус исполнения и прочее) и управление данными.

Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию. Разработанная система является одним из лучших решений для Управления и для многих других подразделений администрации. Порой жизненно необходима возможность доступа к любому документу, созданному в определенный отрезок времени, чтобы отследить действия организаций, этапы работы и ее конечный результат. Внедрение системы документооборота поможет решить этот и многие другие вопросы.

1. Внедрение электронного документооборота. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://softmag.info/vnedrenie_sistemy_elektronnogo_dokumentooborota.html
2. Мир документооборота. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_4041/
3. Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. – Режим доступа:http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
4. Система БОСС-Референт. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.boss-referent.ru/about/

Все статьи автора «Яна Алехина»