УДК 004.91

ИНФОРМАЦИОННО-АНАЛИТИЧЕСКОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ И ИНФОРМАЦИОННОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ В РАЗЛИЧНЫХ ПОДСИСТЕМАХ ВУЗА

Насер Адел Абдульсалам
Юго-западный государственный университет
аспирант каф. Телекоммуникации

Аннотация
В статье предложены: схема информационных потоков вуза, система управления вузом, информационная модель процесса информационного обеспечения административно-управленческой системы ВУЗа, отличительной особенностью которого является обеспечение активной информационной поддержки принятия решений на всех уровнях. Данная информационная модель, включает пять информационно-аналитических контуров. В ней представлены, с одной стороны, источники информации, с другой - генерируемая при творческом процессе управления выходная информация.

Ключевые слова: информационная модель ВУЗа, информационно - аналитическое обеспечение, информационно-аналитический контур, Информационно-аналитическое сопровождение


THE INFORMATION-ANALYTICAL SUPPORT AND INFORMATION MODELING DECISION-MAKING IN THE VARIOUS SUBSYSTEMS OF THE UNIVERSITY

Nasser Adel Abdulsalam
Southwest state university
Postgraduate student of department of telecommunications

Abstract
The article provides: information flow diagram of the university, the system of university management, information model of the process of information security management and administration of the university system, the distinctive feature of which is to provide active information to support decision-making at all levels. This information model that includes five information-analytical contours. It provides, on the one hand, the source, on the other - with the creative process generated control output.

Рубрика: 05.00.00 ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Насер А.А. Информационно-аналитическое сопровождение и информационное моделирование процессов принятия решений в различных подсистемах ВУЗа // Современные научные исследования и инновации. 2011. № 8 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2011/12/5592 (дата обращения: 02.06.2017).

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших информационно-технических средств в деятельности вузов, происходящие процессы в которых отличаются сложностью и многогранностью. Интенсивное использование информационных технологий является сильнейшим аргументом в конкурентной борьбе на мировом и российском рынке образовательных услуг.

Все вышесказанное предъявляет повышенные требования к информационно-аналитическому сопровождению процессов принятия решений, как в различных подсистемах вуза, так и на уровне высшего руководства. Первым шагом в определении системы информационной поддержки принятия решений является рассмотрение различных процессов вуза посредством моделирования информационных потоков [1,2,3].

Любые системы, в том числе и вузы, характеризуются протекающими в них информационными процессами «получения, создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и использования информации» [4,5]. В результате исполнения информационных процессов осуществляются информационные права и свободы, выполняются обязанности соответствующими структурами производить и вводить в обращение информацию [6].

Информационные процессы представляют собой совокупность информационных потоков, – это целенаправленное движение информации от источников к потребителям, характеризуются направлением, местом их входа и выхода. Необходимо также учитывать адресность, режим передачи информации, объемы передаваемой информации. Информация, передаваемая в потоке, характеризуется объемом, достоверностью, ценностью, насыщенностью, открытостью.

В деятельности вузов информация выступает как один из важнейших ресурсов. Вузовская деятельность связана с использованием и порождением различного рода информационных потоков, которые объединяют в себе передаваемую информацию, существующих как во внешней, так и во внутренней среде вуза (рисунок 1.1).

Информационные ресурсы по своей сути являются такими же ресурсами, как и трудовые, материальные и прочие. Нарушение их поступления и обработки приводит к перебоям работы функциональных систем вуза.

Известно, что любой ресурс нуждается в хранении, транспортировке и обработке. Информационный ресурс разделяют на данные (сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения) и информацию (данные, несущие новизну и полезность для принятия решений).

Рис.1. Схема информационных потоков вуза

Осуществляя образовательную деятельность, руководство вузом вынуждено вести поиск, сбор и обработку различного рода внешней информации и данных. Подобного рода информация, поступающая по входящим информационным потокам, является исходными данными для оказания различного вида услуг, направленных на организацию, совершенствование, анализ и планирование деятельности вуза.

Получив и обработав поступившую информацию, руководство вуза может своевременно отреагировать на изменения законодательства, конъюнктуры, объема и сегментации рынка образовательных услуг, цены на услуги, поведение конкурентов на рынке, технологий организации и управления вузом.

Помимо внешней информации, вузу необходимо также собирать и обрабатывать внутреннюю информацию, генерируемую в процессе деятельности всеми структурными подразделениями. Внутреннюю информацию условно можно разделить на две категории: оперативную и стратегическую.

Оперативная информация включает в себя различного рода сведения и фиксируется первичными документами, например: учет оказанной услуги (приходные накладные), поступивших средств на расчетный счет (выписка банка), израсходованных средств (платежные поручения); распоряжения и приказы о перемещении кадров; текущий план набора и выпуска и т.д.

Стратегическая информация возникает на основе первичных документов и анализа оперативных потоков информации за определенный период. Стратегическая информация, как правило, затрагивает деятельность нескольких структурных подразделений, используется при принятии стратегических решений на уровне высшего руководства.

Отдельный интерес представляют выходные информационные потоки. Руководство вуза, реагируя на поступающую внешнюю и внутреннюю информацию, формирует внутреннюю и внешнюю политику своей деятельности, выдает информацию во внешнюю среду. Выданная информация используется во внешней среде потребителями образовательных услуг (абитуриентами), другими вузами и прочее. Например, информация об изменении цены образовательных услуг, объемах набора и номенклатуре выпускаемых специалистов, полученных доходах и налогах, видах предоставляемых услуг.

Управление вузом – динамический процесс, составной частью которого является анализ информации, это процесс информационного взаимодействия структурных подразделений вуза, управляемой и управляющей подсистем вуза.

Для проведения исследования, связанного с получением новых знаний и совершенствованием информационных аспектов функционирования систем вуза, необходимо рассмотреть взаимоотношения управляющих и управляемой подсистем.

Вуз, с учетом определения термина «система», в общем виде может быть представлен как совокупность взаимосвязанных управляемой (объекта управления) и управляющей (субъекта управления) подсистем, взаимодействующих между собой и внешней средой с помощью материально-технических и информационных средств и участвующих в процессе функционирования по обеспечению предназначения вуза и достижению установленных целей.

При проведении системного анализа информационных взаимодействий важным вопросом является выделение разнообразных связей. Взаимодействие в системе организации, осуществляемое с помощью материально-технических и информационных средств, основывается на прямых и обратных связях. Следует отметить, что значение связей в системном управлении трудно переоценить, так как с их помощью координируются потоки информации и материально-технических средств, что позволяет воздействовать на управляемые объекты [7].

Применительно к системам организаций, связь можно определить как процесс обмена информацией и материально-техническими средствами, обеспечивающий целостность и регулирующий функционирование систем по достижению установленных целей.

Связи могут быть синергетическими и рекурсивными. Синергетическая связь обеспечивает при совместном функционировании отдельных элементов системы, увеличение общего эффекта до величины большей, чем сумма эффектов этих же элементов, действующих независимо. Рекурсивная связь позволяет определить, какое явление, происходящее в системе, причина, а какое — следствие, какая в системе величина аргумент, а какая функция.

Исключительно важна для функционирования системы связь, классифицированная по направленности действия, т.е. прямая и обратная.

При прямой связи выходное воздействие одного элемента осуществляется непосредственно на вход другого или через другие элементы.

Обратная связь – воздействие результатов функционирования системы на характер этого функционирования.

Если обратная связь усиливает результаты функционирования, то она называется положительной, если ослабляет – отрицательной. Положительная обратная связь может приводить к неустойчивым состояниям, тогда как отрицательная обратная связь обеспечивает устойчивость системы. Принцип обратной связи служит для формирования управляющих воздействий по улучшению функционирования системы или элемента, т.е. такого вида связь позволяет использовать информацию о состоянии управляемого объекта.

На рисунке 1.2 выделены управляющая и управляемая подсистемы вуза, определены основные направления их взаимодействия между собой и с внешней средой.

В системе также могут реализовываться функциональные связи. Это связи между должностными лицами, подразделениями и службами организации в процессе осуществления ими своих функций. Классифицируя функциональные связи по пространственному признаку их можно подразделить на горизонтальные, вертикальные, диагональные [14].

Рис.2. Система управления вузом

Горизонтальные функциональные связи возникают в процессе выполнения функций управления между должностными лицами и подразделениями субъекта управления одного иерархического уровня (взаимосвязи между различными факультетами, или между кафедрами), вертикальные — между должностными лицами и подразделениями системы различных уровней иерархии, находящимися в субординационных отношениях одной линейной подсистемы (например, взаимоотношения между факультетом и входящими в него кафедрами), а диагональные — между должностными лицами и подразделениями системы различных уровней иерархии, находящимися в разных линейных не субординационных (не соподчиненных) подсистемах (например, соотношения между факультетом и кафедрами другого факультета). Реализация функциональных связей в вузе также сопровождается движением данных и информации, т.е. функциональные связи «поддерживаются» информационными потоками.

Информационные процессы, происходящие в вузах, т.е. совокупность информационных потоков, призваны обеспечивать информационную поддержку принимаемых управленческих решений на различных уровнях.

Информационная поддержка – процесс информационного обеспечения, ориентированный на пользователей информации, занятых управлением сложными объектами [8,9], нацеленная на удовлетворение информационных потребностей различных категорий пользователей. Информационная потребность – потребность, возникающая, когда цель, стоящая перед пользователем в процессе его профессиональной деятельности либо в его социально-бытовой практике, не может быть достигнута без привлечения дополнительной информации.

Исходя из вышеуказанных определений, аналитическая поддержка принятия управленческих решений нацелена на автоматизацию процесса анализа информации, на помощь в обобщенной оценке возникающих ситуаций. Разнообразие источников данных и необходимость их использования в каждом конкретном случае объясняется потребностью по-разному анализировать информацию в зависимости от стоящих перед вузом задач. Информационной основой аналитической поддержки принимаемых решений является решение задачи консолидации информационных потоков, их преобразования и очистки, из которых черпается информацию, используя соответствующие инструменты анализа.

В целом же задачами информационно-аналитической поддержки принятия решений являются обеспечение эффективного хранения, обработки и анализа данных, рационального формирования информационных потоков.

Информационно-аналитическая поддержка должна позволять обеспечивать при принятии решений доступ к аналитической информации, защищенной от несанкционированного использования. Таким образом, структура информационно-аналитическая поддержка принимаемых решений предполагает следующие уровни:

1) формирование и поддержка информационных потоков между структурными подразделениями вуза;

2) сбор, преобразование и интегрирование необходимых данных;

3) складирование данных;

4) анализ данных.

Внедрение систем информационно-аналитической поддержки обеспечивает решение ключевой для руководителей задачи – осуществления эффективного управления в масштабах как вуза в целом, так и на уровне отдельных процессов, на основе стратегически целостного анализа, позволяет осуществлять среднесрочный и стратегический анализ деятельности вуза. Использование современных технологий поддержки принятия решений позволяет снизить риски, связанные с принятием необоснованных решений, корректировать тактику и стратегию поведения на рынке в условиях быстро меняющейся ситуации, неотъемлемым элементом которых является эффективная организация коммуникаций. Повышение эффективности процесса коммуникации всех вузовских служб позволит вузу вести свою деятельность и решать поставленные задачи с меньшими затратами и большей результативностью, повысить эффективность принимаемых решений на всех уровнях.

Разработка информационной системы управления ВУЗом, требует анализа информационных процессов админстративно-управленческой системы ВУЗа и построения ее модели, направленной на совершенствование организационно-управленческой деятельности, повышение результативности принятия решения. В состав предложенной информационной модели административно – управляющей системы ВУЗа (рис. 1), входят следующие основные элементы: объекты информационного обеспечения, источники информации, информационно-аналитические контуры и виды информации по результатам принятия решений.

На основании анализа информации поступающей в систему администрации ВУЗа можно сделать вывод о том, что ее объекты могут быть внешними и внутренними. К внешним объектам информационного обеспечения можно отнести органы системы законодательной власти РФ; министерства и ведомства; органы системы региональной власти; организации, предприятия, ВУЗы, НИИ и т.д.; международные представительства, организации, ВУЗы и др.

Основными внешними источниками информации являются законы, стандарты, ГОСТы, патенты, диссертации, авторефераты, мнографии, сборники, журналы, справочники, договора, электронные сайты, приказы, распредетильные документы, направления и др.

К внутренним объектам информационного обеспечения можно отнести студентов и аспирантов;
преподавателей и сотрудников кафедр; научных и технических сотрудников центров, отделов и лабораторий и других подразделений ВУЗа.

Основными внутренними источниками информации являются: заявления; документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
расчетные документы; служебные записки, отчеты, лабораторные работы; курсовые работы; дипломные работы; бакалаврские работы; научно-исследовательские работы и др.

Внутренний обмен информацией в системе, предполагающий сбор необходимой информации для изучения и анализа и распространения (доведения) необходимой информации до участников процессов, осуществляется по трем направлениям.

По вертикали – сверху вниз (т.е. от руководителей к сотрудникам и студентам). Информация от внешних объектов поступает в систему через отдел управления делами двумя путями – первый путь непосредственно к ректору, в результате анализа и обработки информации, формируются приказы и другие документы, утверждаемые ректором. Данные документы обратно через отдел управления делами доводятся на основании списка рассылки до проректоров, начальников административно-управленческих подразделений, деканов, заведующих кафедр, руководителей подразделений, центров, начальников обслуживающих и хозяйственных подразделений. При этом следует отметить, что в разных ВУЗах название подразделений, факультетов, кафедр, центров и их положение в структурной схеме может быть различное.

Второй путь – информация от внешних источников поступает проректорам ВУЗа, курирующим определенные направления деятельности. На основе полученной информации проректоры готовят документы, которые поступают ректору для принятия решения, направляются по месту запроса в вышестоящие организации, передаются в виде распорядительных документов в подразделения ВУЗа для работы с ними через отдел управления делами. Подготовка этих документов проводится проректорами или по их заданию административными подразделениями, курирующими данное направление.

По вертикали – снизу вверх (т.е. от сотрудников структурных подразделений и студентов к руководителям подразделений и от руководителей подразделений к высшему руководству университета);

Руководители структурных подразделений несут ответственность за анализ и своевременное, полное, достоверное доведение и разъяснение необходимой информации до своих сотрудников, полученной по различным каналам от высшего руководства университета, а также за сбор, анализ и представление установленной информации по результатам деятельности структурного подразделения и поэтому они обеспечивают совершенствования форм и методов внутреннего обмена информацией, внедрение информационных технологий в процедуры сбора, обработки и распространения информации в зоне своей ответственности и полномочий, а также за обеспечение необходимой доступности и согласно этого они обрабативают документы, и выполнеяют необходимые действия по полученной информации, а после этого осуществляется действие по обратной связи с поставщиком информации, то есть они отправляють документы по месту требования, согласно распорядительной документации.

По горизонтали между структурными подразделениями, сотрудниками различных структурных подразделений, а также студентами.

Процесс проведения административно-управленческой деятельности может сопровождаться обслуживающими процессами, связанными со следующими обслуживающими центрами (ОЦ1 – ОЦn) и подразделениями ВУЗа: центром информационного развития (ЦИР), пресс службой (ПС), служба транспортного обеспечения (СТО), службой главного энергетика (СГЭ), административно-эксплуатационным управлением (АЭУ), Службой охраны и безопасности (СОиБ), мультимедиа центром (МЦ), здравпунктом (ЗП), научной библиотекой (НБ) и архивом.

При этом административно-управленческая деятельность в современных условиях требует организацию не только обмена документами, но и возможность обмена информацией в режиме видеоконференции.

Таким образом, осуществляется доведение информации до ученых и сотрудников научных подразделений для ее анализа, обработки и принятия решения о возможности организации научных исследований в рамках ВУЗа по предложенному направлению.

Кроме того, поиск всех видов информации у возможных внешних заказчиков об организации научных исследований и порядке их финансирования осуществляется учеными и научными сотрудниками самостоятельно. Также возможен поиск научных партнеров в РФ и за рубежом, совместное или самостоятельное участие в конкурсе на получение гранта. Данный вид поиска в основном осуществляется на Интернет–ресурсах внешних заказчиков в РФ или зарубежных и международных организаций грантодателей. В этом случае информация об организации научных исследований и порядке их финансирования поступает непосредственно ученым и сотрудникам научных подразделений ВУЗа, которые анализируют ее на возможность организации научных исследований в рамках ВУЗа по предложенному направлению.

Для проведения этого анализа проводится поиск всех видов научно-технической информации по рассматриваемому и смежным направлениям. Поиск информации осуществляется путем передачи информации о заявках на организацию информационного поиска обеспечивающим подразделениям, которые осуществляют его в информационных ресурсах ВУЗа или организуют поиск во внешних источниках. Для проведения экспресс анализа ученые и научные сотрудники проводят самостоятельный поиск научно-технической и смежной информации на доступных
ресурсах внешних источников.

На основе проведенного анализа оценивается возможность получения гранта для организации научного исследования в рамках ВУЗа. Данный анализ включает оценку уровня подготовки научных кадров; опыт проведения исследования; наличие необходимого научного, технического и вспомогательного оборудования; смету прямых и накладных расходов. В соответствии результатами анализа инициативным научным коллективом и ее руководителем разрабатывается пакет документов конкурсной заявки на проведение научного исследования.

Пакет документов заявки направляется в юридический отдел ВУЗа для согласования, после чего поступает на рассмотрение ректору. Пакет документов заявки после утверждения ректором направляется внешнему заказчику для участия в конкурсе заявок.

Пакет документов о положительном решении по заявке на проведение исследования и порядке финансирования работ поступает ректору ВУЗа. На основании полученных документов издается приказ (распоряжение) о начале проведения исследований, порядке их финансирования, отчетности и руководителе работ. Данная информация поступает проректору по науке, руководителю работ, проректору по общим вопросам, в управление научных исследований и инновационных проектов, в финансовое управление.

Руководитель работ совместно с инициативной научной группой готовит проект договора на проведение научных исследований по теме, определяет ответственных исполнителей и исполнителей работ, приводит календарный план работ, техническое задание и смету расходов. Данный документ после согласования в юридическом отделе поступает в управление научных исследований и инновационных проектов и утверждается руководителем его хозрасчетного подразделения. На основании этого договора научная группа во главе с руководителем проводит научные исследования.

Итоговый отчет по результатам проведенных научных исследований заслушивается на заседании научно-технического совета ВУЗа и после утверждения ректором полного комплекта отчетной документации направляется заказчику.

Таким образом, на основе структуризации функциональных связей внешних и внутренных источников информации админстративно-управленческой системы ВУЗа с контурами администрации, организации и управления, исполнения и обеспечения процессов управления ВУЗа, анализа основных информационных потоков, учета внедрения системы менеджмента качества (СМК) на основе требований международных стандартов серии ISO 9001 создана информационная модель админстративно-управленческой системы ВУЗа.

В представленной модели все участники системы объединены информационными связями, обеспечивающими выполнение всех бизнес-процессов ВУЗа, структурный анализ которых и его последующая реализация в интегрирующем программном обеспечении является главным путем построения единых интегрированных информационно-телекоммуникационных систем ВУЗа.


Библиографический список
  1. Исакова А.И. Информационные потоки в образовательном процессе вуза [Электронный ресурс] / А.И. Исакова, М.Н. Исаков, О.А. Кондратова. – Режим доступа: http://www.lib.tusur.ru/fulltext/analitika/conf/2006_isakova_271106.pdf
  2. Насер А.А. Построение функциональных моделей научно-исследовательской и инновационной деятельности ВУЗа. Сборник научных статей  ”Перспективные направления развития науки г.Бугульма, 2011. С 18-19.
  3. Насер А.А. Построение функциональных моделей обслуживающих процессов ВУЗа. Сборник научных статей  ”Перспективные направления развития науки г.Бугульма, 2011. С 20-22.
  4. Государственный стандарт РФ «Защита информации. Порядок создания автоматизированных систем в защищенном исполнении» (ГОСТ Р 51583-2000)
  5. Цветков В. Я. Информационные технологии управления/ В.Я.Цветков. -  М.: МГУГиК, 2007. – 90 с.
  6. Лапина М. А., Ревин А. Г., Лапин В. И. Информационное право. М.: ЮНИТИ-ДАНА, Закон и право, 2004. – 292 с.
  7. Мишин В. М. Исследование систем управления – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. – 527 с.
  8. Насер А.А. ,Гуламов А.А.: Модель процессов информационно-аналитического обеспечения научных исследований технического вуза. Материалы научно-технической конференции ”Современные проблемы образования ” ч.1, Курск,2010. С 93-95.
  9. Граничин, О. Н. Информационные технологии в управлении / О. Н. Граничин, В. И. Кияев. – СПб. : Бином, 2008. – 336 с.


Все статьи автора «adel»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: