Необходимость электронной подписи для документооборота на предприятии.
Документооборот является важной составляющей деятельности любой организации. Постоянно утверждаются приказы, составляются акты и отчеты. Естественно, данный процесс весьма трудоемкий и сложный. Электронная подпись будет способствовать его упрощению. Благодаря ей не понадобится больше печатать документы, затем их подписывать, а после сканировать и отсылать куда-либо. Она позволяет подписать нужный акт, не распечатав его, и отправить его далее.
Виды электронной подписи
Так, для получения электронной подписи стоит выбрать ее тип, он зависит от дальнейшей области ее применения. Подобный идентификатор пользователя подразделяется на следующие виды:
- простая электронная подпись. Она представляет собой совокупность различных сочетаний символовов, которые используются для генерации паролей. Такой вид используется преимущественно для формирования запросов в государственные органы;
- усиленная неквалифицированная. Здесь применяются криптографические способы шифрования. Такой вид подтверждает неизменность документа и подходит для подписания некоторых видов договоров, бухгалтерской и налоговой отчетности;
- усиленная квалифицированная. Ее может выдать только определенная организация, которая имеет необходимую аккредитацию. Данный идентификатор можно использовать для удостоверения любого документа без ограничений.
Электронная подпись является незаменимым помощником на предприятии. Ее использование бережет бумагу (нет необходимости печатать документы), экономит время (не нужно ждать, когда требуемый сотрудник освободится). Но несмотря на все преимущества подобного явления, есть и некоторые недостатки применения такой подписи. Одним из них является возможность взлома (здесь злоумышленник может подписать какие-либо документы без ведома владельца подписи, что может привести к негативным последствиям для него). Наиболее защищенным от хакерских атак видом является электронная усиленная квалифицированная подпись, но ее приобретение весьма финансово затратно.
В целом электронная подпись является полезным приобретением для компании. Прежде чем сделать выбор, стоит учесть сферу ее использования, собственные предпочтения. Если она будет применяться для документации для государственных органов, налоговой, то стоит выбрать неквалифицированную подпись. Если же предприятие большое, постоянно происходит обмен документами, как внутри компании, так и с клиентами, то стоит предпочесть самый защищенный вариант: усиленную квалифицированную подпись.