ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТАЦИИ С ВНЕДРЕНИЕМ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В современном мире, где инновационные технологии играют значительную роль во всех сферах жизнедеятельности человека, эффективный электронный документооборот становится важным инструментом для повышения производительности и оптимизации рабочего процесса в организации. Под электронным документооборотом понимается следующее — это автоматизированный процесс обработки и передачи документов в электронном формате между сотрудниками, отделами или компаниями.

Система  электронного документооборота (СЭД) представляет собой компьюерную программу которая позволяет организовать работу с электронными документами,  а также взаимодействие между сотрудниками.

В Федеральном законе № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» дается следующее понятие электронного документа. Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. [3]

В связи с пандемией Короновирусной инфекции COVID-19 в 2020 году появилась необходимость использования электронного документооборота. В этих условиях подписание документов и их пересылка в бумажной форме оказались существенно затруднены, и компании, внедрившие электронный документооборот, оказались лучше подготовлены к сложившимся обстоятельствам.
Вопросы подписания и обмена электронными документами регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 № 64-ФЗ «Об электронной подписи», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также ряде других нормативных актах. [2, 3]

Виды электронного документооборота (ЭДО)

Электронный документооборот делится на внешний и внутренний каналы электронного взаимодействия.

Внутренний электронный документооборот (ВЭДО) представляет собой процесс обмена электронными документами и информацией внутри организации или предприятия. Этот процесс выполняется с помощью специализированных систем, программ и электронных средств связи. Он основан на принципах электронной обработки и передачи документов, что обеспечивает эффективность и автоматизацию организационных процессов.

Преимущества внутреннего электронного документооборота:

• Сокращение времени: Электронная обработка документов устраняет необходимость в ручной обработке бумажных документов, что позволяет сократить время выполнения процессов.
• Снижение затрат: ВЭДО уменьшает расходы на печать, хранение, доставку и обработку бумажных документов.
• Улучшение контроля и отчетности: Системы ВЭДО обеспечивают возможность отслеживать ход выполнения документооборота и создавать автоматические отчеты.
• Увеличение производительности: Электронные процессы и автоматизация позволяют сотрудникам более эффективно выполнять свои обязанности.
• Безопасность и целостность данных: Системы ВЭДО обеспечивают защиту конфиденциальных данных и контроль доступа к ним.

Внешний электронный документооборот

Внешний электронный документооборот (ВЭДО) представляет собой процесс обмена электронными документами и информацией между различными организациями, компаниями или государствами. Этот процесс также основан на использовании специализированных систем, программ и электронных средств связи для обмена информацией.

Преимущества внешнего электронного документооборота:

• Уменьшение времени на доставку: ВЭДО позволяет передавать документы мгновенно по сравнению с традиционными способами отправки, такими как почта или курьерская служба.
• Повышение эффективности бизнес-процессов: Автоматизация обмена документами с партнерами позволяет сократить время и усилить точность выполнения операций.
• Уменьшение затрат: Использование электронных каналов обмена информацией минимизирует расходы на бумажные документы, доставку и хранение.
• Более надежный и точный обмен информацией: Электронные документы могут быть легко проверены на целостность и аутентичность.
• Масштабируемость и гибкость: Внешний ВЭДО позволяет взаимодействовать с множеством различных организаций, а также легко масштабировать процессы при необходимости.

В целом, как внутренний, так и внешний электронный документооборот способствуют оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности и улучшению контроля над обменом информации, что делает их ключевыми компонентами современной организации или предприятия.

Юридическая сила электронного документа 

Электронные документы обладают юридической силой при соблюдении следующих условий:

1. Соответствие нормативным актам.  К сожалению, не все документы могут обладать юридической силой в электронной форме. Но если в законе или ином нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно публиковать в электронном виде. Вопросы работы с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посещенных отдельным предметным сферам правового регулирования.

2. Содержимое и форма. Если кратко то содержимое документа не должно противоречить законам Российской Федерации. Требования же к форме электронного документа — фактически такие же как к форме бумажного документа.

3. Формат. Аналогично бумажному документу электронный документ представляет собой структурированную с помощью реквизитов информацию. При фиксировании на бумажном носители информации структурируется в соответствии с нормативно закрепленным формуляром или требованиями по наличию обязательных реквизитов. Электронный документ точно так же представляет собой информацию, которая должна быть представлена в соответствии с определенной структурой.

4. Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость. Для обмена электронными документами используется система электронного документооборота. В таком случае организации подписываю соглашения об электронном документообороте и выбирают подходящую по параметрам СЭД. Но существуют и требования для передачи документов определенного вида.

5. Подписи. Электронная подпись, согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, придает электронным документам юридическую значимость. [1, 2]

Методы защиты электронного документа

На основе методов защиты бумажных документов появились методы защиты электронных документов:

1. Маркировка. Одним из классических методов защиты, направленных в том числе на обнаружение нарушителя, является маркировка. Данный метод основан на добавление специальной отметки на электронный документ, который предает документу особый статус и запрещает копирование и редактирование.

2. Пароль. Одним из самых простых, известных, доступных и распространенных способов повысить уровень защищенности электронного документа от несанкционированного доступа заключается в установке пароля на документ или электронный архив. Однако в данному случае необходимо учитывать,  что обеспечение конфиденциальности также находится под угрозой, по скольку если, например, разрешено чтение, то злоумышленнику не составит труда при необходимости сделать несколько снимков экрана и выложить ценную информацию в открытый доступ.

3. Доступ по цифровому ключу. Метод основывается на наличие у пользователя физического ключа для расшифровки документов. Фактически электронный ключ не является средством зашиты информации от распространения, но даже если злоумышленнику удалось скопировать защищенный цифровым ключом документ, то открыть и отредактировать его, скорее всего, при отсутствии необходимого ключа не сможет.

4. Система управления правами доступа. В основном этот метод защиты документов используется для корпоративных пользователей на базе службы управления правами Active Directory. Документы защищены AD RMS, шифруются,  а автор может устанавливать разрешение для тех, кто получит доступ к файлу.

5. Комбинированные методы защиты документов. Все представленные методы имеют достоинства и недостатки. Производители систем защиты электронных документов постоянно работают над тем, чтобы соединить преимущества всех методов в одном универсальном решении.

Угрозы информационной безопасности СЭД.

Угрозы СЭД классически можно разделить на угрозы конфиденциальности, целостности и доступности. И, как в других информационных системах, угрозам подвержены такие элементы СЭД, как рабочие места каналы связи и базы данных (серверы).

К угрозам конфиденциальности относятся угрозы получения несанкционированного доступа (НСД) к информации внутри СЭД в обход существующих правил:

НСД к рабочим местам представляет собой физический доступ к компьютерам сотрудников, когда злоумышленник уже имеет данные для идентификации и аутентификации в системе документооборота легального, зарегистрированного пользователя или администратора СЭД.

НСД к серверу операционной системы, серверу СЭД и серверу, на котором хранится база данны СЭД, позволит получить частичный или полный контроль над системой документооборота, а также обеспечит доступ к обрабатываемым и хранящимся в СЭД электронным документам.

НСД через канал связи между элементами системы позволяет злоумышленнику перехватывать пакеты между рабочими местами и основными серверами системы.

Угрозам нарушения целостности в СЭД подвержены:

- электронные документы, их резервные копии;

- серверы операционной системы и оболочки системы документооборота;

­- серверы БД.

Угрозы нарушения доступности в СЭД чаще всего связаны с ошибками в настройках системы разграничения доступа, ошибками штатных пользователей или системных администраторов и других лиц, обслуживающих компоненты СЭД. Нарушение доступности к любому элементу СЭД приводит к снижению скорости электронного документооборота и может привести к остановке бизнес-процесса всей организации. [4]

Заключение 

Внедрение системы электронного документооборота является актуальным и необходимым шагом для повышения эффективности работы организации. Она позволяет существенно ускорить обработку документов, уменьшить вероятность ошибок и оптимизировать бизнес-процессы.

Одним из главных преимуществ системы электронного документооборота является возможность автоматизации многих операций, таких как отправка, прием, регистрация и архивирование документов. Это значительно снижает затраты времени и ресурсов организации.

Повышение уровня безопасности является еще одной важной характеристикой системы электронного документооборота. Современные технологии шифрования и авторизации позволяют защитить документацию от несанкционированного доступа и утечек информации.

Внедрение системы электронного документооборота способствует улучшению внутреннего взаимодействия сотрудников и снижению времени на обработку документов. Это позволяет организации более оперативно реагировать на изменения внешних условий и повышает её конкурентоспособность.

Необходимо отметить, что успешное внедрение системы электронного документооборота требует хорошей подготовки персонала, внедрения эффективных обучающих программ и регулярной поддержки со стороны разработчиков системы.

В целом, внедрение системы электронного документооборота – это важный шаг к повышению производительности и эффективности работы организации. Она позволяет сократить временные и финансовые затраты, улучшить взаимодействие между сотрудниками и повысить уровень безопасности обработки документов. Рекомендуется всем организациям рассмотреть возможность внедрения системы электронного документооборота для оптимизации своей деятельности и достижения успеха на рынке.