ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ПОМОЩЬЮ ОБЛАЧНЫХ СИСТЕМ

Научный руководитель:
Перова Марина Викторовна

Введение. В современном цифровом мире управление документооборотом стало важным компонентом деятельности бизнеса. Растущий объем генерируемых данных и потребность в эффективном управлении документами привели к разработке различных технологий, которые позволяют организациям оптимизировать свой документооборот. Одним из самых инновационных решений является использование облачных систем для управления документами.

Облачные системы управления документами обеспечивают централизованную платформу для управления документами – от создания до хранения и совместного использования. Важность этого решения заключается в его способности оптимизировать процессы управления документооборотом и повысить эффективность деятельности предприятий [1].

Данные о методике исследования. Любая деятельность компании отражается в документах, и для улучшения качества рабочих бизнес процессов необходимо улучшать документопоток, т. е. оптимизировать его. Под оптимизацией понимается комплекс мероприятий организационного, технического, программнотехнического характера, которые выполняются организацией. Так же важно выделить, что оптимизация документаоборота может позволить:

• определить состав документов (видов, разновидностей, форм документов), используемых организацией в ее деятельности (т. е. при реализации функций, задач, административных и бизнес-процессов);
  
• определить состав документопотоков организации и их внутреннюю структуру;
  
• регламентировать маршруты движения документов в рамках документопотока, отдельных групп (комплексов) документов, участвующих в реализации функций, задач, административного и бизнес-процесса;
• установить, если это необходимо, временные параметры прохождения документа в целом по установленному для него маршруту и (или) временные параметры выполнения отдельных операций в процессе документооборота.

В современном цифровом мире управление документооборотом имеет решающее значение для всех типов организаций. С появлением облачных вычислений управление документами стало более упорядоченным, эффективным и безопасным. В этой статье мы рассмотрим оптимизацию документооборота с использованием облачных систем.

Тема оптимизации документооборота с использованием облачных систем весьма актуальна в современную цифровую эпоху. С увеличением объема данных и документов, генерируемых предприятиями, организации ищут эффективные способы управления и обработки этой информации.

К организационным мерам по оптимизации относится разработка нормативных правовых актов предприятия и методических деловых бумаг, устанавливающих требования, правила, рекомендации по организации документоведения, как в целом по производству, так и на отдельных участках работы с документами или по отдельным видам документации

В России было проведено несколько конференций на эту тему, включая конференцию “Облачные сервисы и управление документами”, организованную Российской ассоциацией облачных вычислений в 2019 году. Эта конференция была посвящена последним тенденциям в области облачных вычислений и управления документами, включая облачные системы управления документами. Среди докладчиков конференции были эксперты как из сферы ИТ, так и из бизнеса, такие как Александр Васюков, директор по облачным решениям ICL Services, и Сергей Кузнецов, руководитель отдела автоматизации бизнес-процессов ABBYY.

Другой конференцией, проведенной в России на эту тему, стала конференция “Облачный документооборот: возможности и риски”, организованная IT-компанией RITG в 2020 году. Целью этой конференции было обсуждение преимуществ и рисков облачных систем управления документами, а также предоставление практических рекомендаций по внедрению и использованию этих систем. Среди докладчиков на конференции были представители различных IT-компаний, таких как Microsoft и 1С, а также эксперты в области информационной безопасности.

В целом, эти конференции демонстрируют растущий интерес к облачным системам управления документами в России и необходимость дальнейших исследований и дискуссий по этой теме.

Кроме того, за последние годы было проведено несколько конференций и мероприятий на эту тему. Например, на выставке Cloud Computing Expo Russia 2021, которая проходила в Москве, особое внимание уделялось облачному управлению документами и были представлены доклады и презентации на эту тему.

В целом несмотря на то, что тема оптимизации документооборота с использованием облачных систем была тщательно изучена, исследования и разработки в этой области все еще продолжаются, особенно в таких областях, как безопасность, конфиденциальность и соответствие требованиям. Поскольку технологии продолжают развиваться, вероятно, появятся новые и новаторские решения для оптимизации документооборота с использованием облачных систем.

Теория и методы. Одним из основных преимуществ облачных систем для управления документами является автоматизация документооборота. Документооборот относится к процессам, связанным с созданием, рассмотрением, утверждением и распространением документов внутри организации. Автоматизация этих процессов может значительно сократить время и усилия, необходимые для управления документами, тем самым повышая производительность и оперативность.

Облачные системы предлагают различные инструменты и функции для оптимизации документооборота. Например, инструменты сканирования и оцифровки документов позволяют организациям преобразовывать физические документы в цифровой формат, упрощая управление ими и общий доступ к ним. Технология оптического распознавания символов (OCR) также может быть использована для извлечения текста из изображений, что делает его доступным для поиска и редактирования [2].

Облачные системы также предоставляют инструменты автоматизации документооборота, которые позволяют организациям автоматизировать свои процессы документооборота. Эти инструменты позволяют организациям создавать рабочие процессы, которые автоматически направляют документы соответствующим лицам или подразделениям для рассмотрения и утверждения. Можно настроить автоматические уведомления и напоминания, чтобы гарантировать обработку документов в установленные сроки.

Совместная работа – еще один важный аспект управления документами, который можно оптимизировать с помощью облачных систем. С помощью облачных систем несколько человек могут работать над одним и тем же документом одновременно, что повышает эффективность совместной работы и совместного использования. Кроме того, облачные системы предлагают систему контроля версий, которая позволяет организациям отслеживать изменения, внесенные в документы, и при необходимости возвращаться к более ранним версиям.

Облачные системы также предлагают надежные функции безопасности для защиты документов от несанкционированного доступа или утечки данных. Шифрование данных, контроль доступа и журналы аудита — вот некоторые из функций безопасности, предлагаемых облачными системами. Эти функции гарантируют, что документы доступны только уполномоченным лицам и что любые изменения, внесенные в документы, отслеживаются и записываются [3].

Облачные системы произвели революцию в управлении документами, предоставив организациям централизованную платформу для эффективного управления своими документами. Технологии, которые внедряют облачные системы в управление документами.

1. Microsoft SharePoint: это облачная платформа для совместной работы, которая позволяет организациям управлять документами, рабочими потоками и бизнес-процессами. Он обеспечивает централизованное хранение документов и общий доступ к ним, а его функции безопасности гарантируют, что документы доступны только авторизованным пользователям.
2. Dropbox Business: это облачная система управления документами, которая позволяет организациям безопасно хранить документы, получать к ним доступ и обмениваться ими. Он предлагает целый ряд функций, включая контроль версий, общий доступ к файлам и журналы аудита.
3. Box: это облачная система управления документами, которая предоставляет ряд функций, включая общий доступ к файлам, контроль версий и инструменты для совместной работы. Он спроектирован таким образом, чтобы быть высокозащищенным, с расширенными функциями безопасности, такими как шифрование данных и контроль доступа.
4. DocuSign: это облачная платформа электронной подписи, которая позволяет организациям безопасно подписывать и отправлять документы. Это устраняет необходимость в физических подписях, делая процесс подписания документов более быстрым и эффективным.
5. Adobe Document Cloud: это облачная система управления документами, которая позволяет организациям безопасно создавать, редактировать и подписывать документы. Он предоставляет целый ряд функций, включая общий доступ к файлам, контроль версий и электронные подписи.
6. Citrix ShareFile: это облачная система управления документами, которая обеспечивает безопасный обмен файлами, их хранение и инструменты для совместной работы. Это позволяет организациям безопасно обмениваться файлами с клиентами, поставщиками и партнерами.

“Различают 3 важнейших категории облачных услуг, которые могут быть предоставлены клиенту:

• IaaS – вычислительная инфраструктура (серверы, хранилища данных, операционные системы), которая предоставляется пользователям для расширения и запуска собственных программных решений;
• PaaS – набор инструментов и услуг, упрощающий разработку и создание облачных приложений;
• SaaS приложения, работающие в облаке, доступ к которым конечные пользователи получают через веб.”

Можно сказать, что облачные системы стали важнейшей технологией в области управления документами, предлагая ряд преимуществ, включая автоматизацию рабочих процессов, совместную работу и надежные функции безопасности. Упомянутые выше технологии — это лишь несколько примеров облачных систем управления документами, которые организации могут использовать для оптимизации своих процессов управления документами.

Оптимизация документооборота с использованием облачных систем — это третья ИТ-платформа, которая изменила способ управления организациями своими документами.

Облако произвело революцию в управлении документами, предоставив ряд преимуществ, в том числе:

• Масштабируемость: Облачные системы могут легко масштабироваться в большую или меньшую сторону в соответствии с изменениями в потребностях в управлении документами. Организации могут добавлять или удалять пространство для хранения, вычислительную мощность и другие ресурсы по мере необходимости.
• Доступность: Облачные системы позволяют авторизованным лицам получать доступ к документам из любого места и в любое время, повышая эффективность совместной работы и совместного использования.
• Экономическая эффективность: Облачные системы устраняют потребность в физическом пространстве для хранения данных и снижают потребность в приобретении оборудования и программного обеспечения, а также в обслуживании, что делает управление документами более экономичным.
• Безопасность: Облачные системы предоставляют надежные функции безопасности, включая шифрование данных, контроль доступа и контрольные журналы, чтобы гарантировать сохранность документов и их защиту от несанкционированного доступа или утечек данных.
• Совместная работа: Облачные системы предоставляют инструменты совместной работы, которые позволяют нескольким пользователям одновременно работать над одним и тем же документом, повышая эффективность совместной работы и совместного использования.
• Автоматизация: Облачные системы предлагают инструменты автоматизации документооборота, которые позволяют организациям автоматизировать процессы документооборота, сокращая время и усилия, необходимые для управления документами.

Согласно отчету Synergy Research Group, рынок услуг облачной инфраструктуры вырос на 37% в 2019 году, достигнув в общей сложности выручки в размере 107 миллиардов долларов. Кроме того, отчет показал, что на долю трех крупнейших облачных провайдеров – Amazon Web Services, Microsoft Azure и Google Cloud – приходится более половины доли рынка.

В 2020 году из-за пандемии COVID-19 произошел значительный рост внедрения облачных технологий, поскольку многим предприятиям и организациям пришлось перейти на удаленную работу.

Выводы и рекомендации. В заключение можно сказать, что оптимизация документооборота с использованием облачных систем — это мощное решение, которое произвело революцию в том, как организации управляют своими документами. Облачные системы управления документами обеспечивают централизованную платформу для управления документами – от создания до хранения и совместного использования. Они предлагают целый ряд преимуществ, включая масштабируемость, доступность, экономическую эффективность, безопасность, совместную работу и автоматизацию.

Облачные системы управления документами обеспечивают предприятиям большую гибкость и маневренность, позволяя им быстро реагировать на меняющиеся потребности бизнеса.

В условиях растущего объема данных и необходимости эффективного управления документами облачные системы предоставляют решение, позволяющее предприятиям оптимизировать свои операции и документооборот.

1. Дж. Чен и Л. Чжоу Эмпирическое исследование облачной системы управления документами: NetDocuments, Journal of Computer Information Systems, том 60, № 6, стр. 530-539, 2020.
2. К. Кумар и К. Кумар Облачная система управления документами: обзор: International Journal of Advanced Research, Ideas and Innovations in Technology, том 6, № 3, стр. 799-803, 2020.
3. М. Хури Управление документами в облаке: сравнительное исследование: International Journal of Business and Management, том 11, № 6, стр. 119-129, 2019.
4. М. А. Хадер и М. А. Юсиф Облачная система управления документами для малых и средних предприятий 7-я международной конференции IEEE по промышленной инженерии и приложениям (ICIEA), 2020.
5. Читчян Рузанна Камоевна Оптимизация документооборота на предприятии при помощи облачных технологий и перспективы их развития // JSRP. 2016. №2 (34). URL: https://cyberleninka.ru/article/n/optimizatsiya-dokumentooborota-na-predpriyatii-pri-pomoschi-oblachnyh-tehnologiy-i-perspektivy-ih-razvitiya (дата обращения: 03.06.2023).

Все статьи автора «Кравченко Марина Вячеславовна»