Актуальность статьи определяется тем, что в условиях интенсивного развития информационных технологий растет и влияние документарного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций на финансовые результаты и конкурентоспособность организаций.
Гипотезой статьи является предположение о том, что для повышения эффективности документарного обеспечения хозяйственно-финансовой и управленческой деятельности в организации требуется переход от начальной стадии научного развития в форме документоведения к дальнейшему развитие философии и методологии документарного обеспечения деятельности организаций в форме развернутой общей теории документарного обеспечения (документологии) деятельности организаций.
Целью статьи является повышение эффективности документарного обеспечения хозяйственно-финансовой и управленческой деятельности в организации в условиях интенсивного развития информационных технологий.
Для достижения поставленной цели решаются следующие задачи:
- исследуются и уточняются понятий «документооборот» и «документоведение»;
- описаны свойства сложной системы документарного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций;
- формируются ключевые методические положения документологии как общей теории проектирования и управления в системах документарного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций;
- развиваются понятия философии и организационной культуры документарного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций;
- формируются показатели эффективности систем автоматизированного документооборота в организации.
Объектом статьи выступает документарное обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций. Предметом статьи является развитие методологии документарного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций в условиях информационных технологий.
Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной.
При этом документационный менеджмент представляет собой систему управления документацией предприятия и персоналом (в том числе в составе соответствующих структурных подразделений организации), несущим ответственность за работу с документами [1,с.3].
Высказывается точка зрения, что конечной целью работы по управлению документацией выступает создание условий, обеспечивающих эффективную обработку документированной информации в обусловленные содержанием деятельности предприятия сроки и с наименьшими материальными затратами. Ключевыми задачами, управления документацией предприятия, являются: организация рационального документооборота; контроль исполнения документов; оперативное хранение документов, включая их определенную подготовку к передаче на архивное хранение в государственный или ведомственный (по принадлежности предприятия) архив; последующее хранение документов в архиве. Для более глубокого понимания сущности процесса управления документацией нужно уточнить определение о документообороте организации. В рамках ГСДОУ документооборот организации определяют как упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их создания (получения) до завершения исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела. Такое определение с точки зрения описания жизненного цикла документа может считаться узкой трактовкой понятия «документооборот».
При широкой трактовке в это понятие (документооборот) следует включить: основанная (причины) необходимости разработки (появления) документа; процедуру разработки документа; процедуру согласования, корректировки и подписания документа; этап нахождения документа в документообороте организации в его узком смысле; принятие решения и процедуру уничтожения документа (вывода документа из документооборота).
При проектировании системы документооборота организации должно учитываться, что документооборот относится к формальной стороне деятельности организации. При этом как показывают исследования на формальном уровне в организациях происходит 10-20% процессов, а соответственно 80-90% процессов организации происходят на неформальном уровне в рамках существующей организационной культуры, в том числе субкультуры документарного обеспечения хозяйственно-финансовой и управленческой деятельности в организации.
Система (а точнее, подсистема) документарного обеспечения хозяйственно-финансовой и управленческой деятельности (далее просто – документарного обеспечения) в организации может быть отнесена к категории сложных человеко-машинных (гуманистических) информационных систем.
В настоящее время большинство ученых считают, что сложной может называться система, характеризуемая таким набором свойств [2,с.15-16]:
1) неоднородность системы документарного обеспечения и большое число ее элементов, действительно, можно говорить о неоднородности по носителям информации (бумага, электронные носители и др.);
2) эмерджентность системы документарного обеспечения, понимаемая как несводимость суммы свойств отдельных ее элементов и свойств всей этой системы в целом;
3) иерархия в системе документарного обеспечения постулирует существование в такой системе нескольких уровней и способов достижения целей соответствующих уровней, что порождает внутриуровневые и междууровневые конфликты в системе;
4) агрегирование как свойство системного объединения ряда параметров системы документарного обеспечения в параметры более высокого уровня (параметры более низкого уровня находят отражение в агрегированных параметрах высшего уровня);
5) многофункциональность системы документарного обеспечения как ее способность к реализации некоторого набора функций на заданной структуре, которая существует и проявляется в свойствах гибкости, адаптации, живучести;
6) гибкость системы документарного обеспечения, которая понимается как свойство этой системы изменять цель своего функционирования в зависимости от условий функционирования или состояния подсистем;
7) адаптация системы документарного обеспечения как ее способность к изменению целей функционирования при изменении внешних условий функционирования;
8) надежность системы документарного обеспечения означает свойство этой системы выполнять заданные функции в течение определенного периода времени с заданными характеристиками качества;
9) безопасность системы документарного обеспечения как ее способность не наносить недопустимые воздействия хозяйственно-финансовой деятельности организации и ее персоналу, например, по причине утечек информации;
10) стойкость системы документарного обеспечения – это ее (системы) свойство осуществлять свои функции при выходе характеристик внешней среды за определенные ограничения или допуски (для механических систем говорят о запасе прочности; для информационных систем об избыточности и др.);
11) уязвимость системы документарного обеспечения отражает ее способность получать или не получать повреждения при воздействии внешних и/или внутренних поражающих факторов, например, действий хакеров;
12) живучесть системы документарного обеспечения означает ее способность изменять цели функционирования при отказе и/или повреждении элементов данной системы.
В менеджменте считают, что существует два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая система документарного обеспечения имеет жесткие фиксированные границы, ее действия независимы от окружающей ее среды, доступ персонала к ней строго ограничен. Открытая система документарного обеспечения характеризуется достаточно частым и интенсивным взаимодействием с внешней средой, широким доступом персонала и других категорий пользователей.
Порядок перемещения (движения) документов предприятия в рамках системы документарного обеспечения определяется: схемой документооборота и маршрутами движения (перемещения) документов; инструкцией по документационному обеспечению управления; табелем унифицированных форм документов; положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями сотрудников организации, допущенных к работе с теми определенными категориями документов [1,с.5].
Под документоведением чаще всего понимают научную дисциплину о документе и документно-коммуникационной деятельности, которая исследует закономерности и метолы создания и функционирования документов, формирующая принципы построения документно-коммуникационных систем, методы их функционирования в составе систем управления.
Прочная связь с хозяйственно-финансовой практикой предопределила структуру предмета документоведения, включающую две части (теоретическую и прикладную), которые тесно взаимосвязаны между собой [3,с.5].
Документоведение исследует следующий круг проблем: закономерности образования документов; способы создания документов; функции, свойства, структура документа; закономерности и принципы организации документооборота; проектирование, создание и развитие систем документации, а также комплексов документов; методы повышения эффективности документационных процессов в государстве, бизнесе и обществе. Объектом документоведения выступает вся совокупность документов в государстве, экономике и обществе, включая все формы, виды, жанры документов, а также проектирование и формирование всех систем и подсистем документационного обеспечения деятельности. При этом важно, что основное внимание уделяется документам и системам документации, работающим в составе систем управления различного назначения и различных уровней иерархии и их оперативной средой. Исторический метод познания широко применяется в документоведении. При этом объект документоведческих исследований принято всегда подвергать анализу в исторической ретроспективе, в динамике развития. Это дает возможность рассмотреть этапы, закономерности, тенденции развития, взаимосвязи документов и их дифференциацию во всём их многообразии. Документоведение решает такие основные задачи: теоретическое обоснование развития документационных процессов в государстве, бизнесе и обществе; достижение высокого качества создаваемых документов; создания эффективных систем функционирования документов; проектирование и развитие высокоорганизованной информационной среды организаций, обеспечение государства, бизнеса и общества достаточной и оперативной документированной информацией; формирование и развитие, совершенствование информационной культуры государства, бизнеса, общества и человека. Эти задачи документоведение реализует во взаимодействии с другими, чаще всего прикладными, дисциплинами документоведческого направленности, для которых документоведение выступает теоретической основой развития. К таким прикладным дисциплинам относятся: делопроизводство как организация и технология основа документационного обеспечения процессов управления. Делопроизводство исследует и организацию работы с документами, включая, приём, распределение, регистрацию, справочную работу, поиск необходимых документов и т.д. При этом достаточно часто приравнивают документоведение и делопроизводство, ошибочно смешивая эти две различные дисциплины. Эта же проблема нечеткой дифференциации характерна для документной лингвистик и организации секретарского обслуживания и некоторых других дисциплин этого направления [3,с.5].
При этом документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Поэтому документоведение –это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, исследующая в историческом, современном и прогностическом аспектах процессы создания, распространения и использования документных форм коммуникации и документарных источников информации в государстве, бизнесе и обществе.
Предметом документоведения выступает синтез и анализ научных знаний о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, развитие знаний о закономерностях создания и функционирования документов в государстве, бизнесе и обществе.
Документоведение исследует документ в теоретическом, историческом и методическом и практическом аспектах. Выполняется исследование документа как системы, включая его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В рамках документоведения изучаются общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. При этом предметом исследования может выступать документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности физических и юридических лиц.
Документоведение входит в число молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая всю совокупность знаний о документе.
Документоведение как наука сложилось не сразу, оно прошла в своем развитии ряд этапов. Первой в этом историческом ряду располагается документационная наука, сформировавшаяся в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием формировалась научная дисциплина, предметом которой выступала документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов – и создания) документов во всех областях деятельности государства, бизнеса и общества. Эта наука было интегрированной и носила наименование «книго-архиво-музееведение». Основоположником документационной науки считается Поль Отле, который предлагал назвать науку, занимающуюся изучением документной деятельности, библиологией или документологией, что объяснялось отождествлением книги и документа. Со временем в документологии в процессе ее дифференциации в качестве отдельных научных дисциплин сформировались теория классификации документов, теория документных потоков, теория реферирования и индексирования.
При этом само название «документоведение» свидетельствует о начальной стадии развития науки о документах, характеризующейся отсутствием описания научного метода, функций и ролей этой науки. Это сужает гносеологические и прогностические возможности науки о документах.
В настоящее время документоведение характеризуется своей структурой, которая в 2018 году находится в стадии развития. При этом со структурной точки зрения в документоведении можно выделить две подсистемы (общее и особенное документоведение).
В общее документоведение и его содержание входят общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы данной науки и документно-коммуникационной деятельности. В рамках этого направления определяют сущность, объект, предмет и структуру документоведения, его терминологию, концепции, определяется соотношение с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и другое. При этом общее документоведение включает три части: теорию документа; историю документа; историю и теорию документно-коммуникационной деятельности.
Теорию документа, которую иногда называют документологией рассматривают как ядро документоведения. Такую трактовку понятия «документология» будем представлять как узкую. Теория документа исследует общетеоретическую проблематику, определяемую формированием понятийного аппарата, функциональным анализом документов, исследованием их характеристик как материальных объектов и зафиксированной в них информацией, проблемы классификации и типологизации документов, их характеристик и свойств, как инструмента коммуникации и элемента документных фондов.
История документа занимается исследованием закономерностей возникновения, становления и развития документа как источника информации и средства коммуникации в условиях социально-экономического и технологического прогресса, трансформации его содержания и формы в рамках документных потребностей государства, бизнеса и общества в тот или иной период исторического и социально-экономического развития.
В области документной деятельности исследуются история и общая методика синтеза и функционирования документа в системе документальной коммуникации, включая этапы создания, производства, сбора, хранения, распространения и использования документов. При этом функционирование документа исследуется в системном коммуникативном цикле “автор документной информации – потребитель ее”.
Однако, думается, что в начале 21 века в условиях информационных технологий уже вполне назрела необходимость рассматривать систему: “автор документной информации – система документооборота- потребитель документной информации – оценка эффективности документообррота и документарной информации”.
Особенное документоведение исследует специфические особенности, присущие отдельным типам и видам документов (книги, патенты, ноты, карты, кинофильмы, оптические диски и т. д.), отдельные особенности процессов документно-коммуникационной деятельности (документирование, документоиздание, документораспространение, документохранение, документопользование). При этом в виде особенного может рассматриваться любой признак, требующий теоретического исследования.
Особенное документоведение принято разделять на специальное и частное документоведение. Специальное документоведение исследует специфику документов, являющихся объектами библиотечного, архивного, музейного дела, т.е. особенности документов, используемых в информационных центрах, библиотеках, архивах, музеях и других документно-коммуникационных структурах. В дополнение к этому предметом специального документоведения является и исследование особенностей различных процессов документно-коммуникационной деятельности, включая, документирование, фондоведение, делопроизводство и другое.
Предметом частного документоведения являются определенные виды и разновидности документа. Это порождает в качестве отдельных (частных) документоведческих направлений (дисциплин) книго-, патенто-, картоведение и другое. Это позволяет рассматривать специальное и частное документоведение как специфическое проявление общего, а общее документоведениие, будучи объединенным с особенным документоведением формирует единую научную дисциплину- документоведение.
В начале 21 века на фоне развития информационных технологий развитие науки как производительной силы общества характеризуется активизацией исследований документа всеми науками, где он выступает главным объектом или одним из объектов исследования. Объединение этих частных направлений интегрированных в другие науки (историю, правоведение, управление и др.) формирует интегративное направление развития знаний о документе. Эта тенденция ведет к развитию теории документа и документной работы, становлению документоведения как метанауки в отношении всех наук документно-коммуникативной сферы.
В начале 21 века документоведение как интегративная наука тесно взаимодействует с делопроизводством, книго-, библиотеке-, библиографо-, архивоведением, информатикой, управлением, экономикой, исследованием операций и др. А при еще широком подходе в состав документоведения следует включить источнико- и музееведение, семиотика, текстология и другие науки.
При этом документоведение особенно тесно взаимосвязано с исторической наукой еще и потому, что функционирование документов и систем документарного обеспечения деятельности, складывание комплексов документов трудно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и других аспектов. Одновременно с этим самой форме документа присуща относительная самостоятельность, существование собственных закономерностей развития, которые, в свою очередь, создают определенное влияние на те или иные стороны общественного развития.
Поскольку документоведение объективно способствует созданию источниковой основы исторических исследований и в этом своем качестве тесно примыкает к источниковедению то оно становится одной из ключевых отраслей исторической науки, исследующей теорию, методику и технику исторических источников. При этом источниковеды исследуют и форму документа, структуру и свойства документированной информации в их историческом развитии, а делопроизводственные документы в источниковедении чаще всего выделяются в самостоятельный раздел.
Высказывается точка зрения, что чем выше уровень обобщения в теоретических основах к толковании термина «документ», тем большим будет перечень отраслей знаний, которые охватываются и обслуживаются документоведением. При этом повышение силы связей между отраслями знаний, которые исследуют различные носители информации, рассматривается как взаимно полезная тенденция. Особенно тесная связь документоведения наблюдается с библиографо-, библиотеко-, книго-, а также архивоведением. К документоведению относят и часть информатики, которая исследует документную информацию, синтезированную с применением компьютерной техники на дискретных носителях. Общим для документоведения и информатики выступает то, что эти дисциплины рассматривают документы как объекты, синтезированные специально для фиксации, хранения, использования и передачи информации. С книговедением документоведение роднит информационная, социальная сущность объектов исследования. По целям и объекту исследования документоведение тесно связано с архивоведением и другое. Документоведение во-многом формализует директивный (императивный) характер процессов управления, позволяет исследовать риски и эффективность систем управления и отдельных управленческих действий.
Интеграция документоведения с самыми разными фундаментальными и прикладными научными дисциплинами в значительной степени формирует и перечень методов документоведческих исследований, способы, приемы, инструменты, применяемые для решения определенных научных задач. К категории общенаучных методов в документоведении относятся те из них, которыми пользуются все или большинство наук: системный подход; метод моделирования; функциональный метод; исторический и логический анализ; системный и сравнительный анализ; синтез; сравнение; классификация; обобщение; восхождение от абстрактного к конкретному и другие. С общенаучными методами в документоведении тесно связаны специальные методы. При этом сфера их использования гораздо уже и ограничена, чаще всего, одной или несколькими, тесно связанными между собой науками. К специальным методам в документоведении причисляют: методы унификации и стандартизации документов; метод однократности в документировании и делопроизводственных операциях; метод экспертизы ценности документов; метод формулярного анализа и другие.
Повышение роли документарного обеспечения деятельности организаций отражают научные исследования в этой области.
Известны примеры исследования документационного обеспечения деятельности организаций различных отраслей [4,с.19-25].
Проводятся исследования структуры документа, систем документации, проблем унификации систем организационно-распорядительной документации, включая анализ общих требований к составлению и оформлению документов[5]. Продолжаются исследования взаимосвязи теории и практики в документоведении [6]. Отмечается большая роль документоведения в системе подготовки бакалавров [7, 193-197]. Особое внимание уделяется развитию и применению современных образовательных технологий при обучении бакалавров по направлению “документоведение и архивоведение”[8, с. 96-98].
Привлекает внимание ученных и проблема границ концептуализации деятельности в документоведении [9, с. 170-174].
Издаются все новые варианты учебных пособий и учебников в области документоведения [10,с.2].
Вместе с тем, обзор литературных источников показывает, что развитая общая теория проектирования систем документарного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности пока еще не сформирована. Это дополнительно подтверждает актуальность настоящей статьи.
Документологию, понимаемую как теория документа условимся в настоящей статье считать узкой трактовкой этого понятия (документологии- науки о документах). Развиваемая далее в настоящей статье широкая трактовка понятия «документология» охватывает всю совокупность научного обеспечения проектирования, управления и анализа эффективности систем документационного обеспечения хозяйственно-финансовой и управленческой деятельности в любого вида организациях. Сущность такой широкой трактовки понятия «документологии» будет описана путем формирования ее научного метода, функций и ролей и других аспектов и атрибутов развернутой научной теории (науки).
Опишем научный метод, объект, предмет, функции и роли документологии в широком ее понимании. Научным методом в документологии станем называть систему принципов и приемов, с помощью которых достигается объективное познание процессов и социально-экономических результатов инноваций, проектирования, создания, обращения, использования, анализа эффективности, модернизации, утилизации документов, систем документарного обеспечения жизнедеятельности в государстве, экономике и обществе.
Функции (от слова «исполняю») документологии состоит в том, что в рамках документологии может быть сделано в развитии геополитической, политической, социальной, экономической, технологической, экологической подсистемах государства, бизнеса и общества.
Экономическая и социальная роль (значимость) документологии определяется эффективностью выполнения тех функций, которые она выполняет в отношении удовлетворения потребностей организаций государства, бизнеса и общества в документарном обеспечении их жизнедеятельности.
Ключевыми функциями широко понимаемой документологии условимся называть: методологическую, познавательную, инструментальную, законотворческую, оптимизациионную, прогностическую, предупредительную, психологическую функции, функцию социализации знаний, минимизации техногенных, экономических и экологических рисков.
Методологическая функция документологии заключается в формировании понятийного аппарата, теоретических основ и методологии исследования явлений и процессов, формулировании законов и категорий систем документационного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности и систем управления, разработке инструментов управления жизненным циклом систем документационного обеспечения жизнедеятельности и ее составляющих с целью максимизации эффективности их использования, минимизации ущерба от социальных, экономических, техногенных рисков и обеспечения эффективности политики (системы мер) в сфере развития систем документационного обеспечения жизнедеятельности государства, бизнеса и общества.
Познавательная функция документологии охватывает процессы накопления, описания, изучения фактов действительности в системах документационного обеспечения на различных иерархических уровнях (глобальном, национальном, отраслевом, региональном, организаций и т.п.), анализ конкретных явлений и процессов в рамках жизненного цикла в системах документационного обеспечения и их элементах, выявление важнейших проблем и источников развития в системах документационного обеспечения, обоснования отдельных мер и программ развития и совершенствования систем документационного обеспечения организаций различных сфер деятельности.
Инструментальная (регулятивная) функция документологии отражает практический характер рассматриваемой научной дисциплины, и заключается в: разработке инструментов управления жизненным циклом документов и систем документационного обеспечения (и/или ее частей); формировании практических рекомендаций для властных структур, опытно-конструкторских (ОКР) организаций, машиностроительных производств, производящих продукцию для систем документационного обеспечения и ее составляющих; предварительной оценке эффективности НИР, ОКР, создания и использования, утилизации документов и систем документационного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций различных отраслей.
Законотворческая функция документологии проявляется в процессе обоснования необходимости и разработки определенных норм права, способствующих развитию систем документационного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности, форм ответственности за нанесение ущерба третьим лицам, персоналу и обществу в целом на всех этапах жизненного цикла систем документационного обеспечения деятельности организаций.
Оптимизационная функция документологии заключается в выборе наилучших способов и приемов реализации как отдельных этапов, так и в целом жизненного цикла услуг в системах документационного обеспечения организаций различных отраслей.
Прогностическая функция документологии включает оценку состояния системы документационного обеспечения организации, экономики и общества в настоящем и будущем с точки зрения возможности развития определенных направлений (подсистем и элементов) систем документационного обеспечения организаций, снижения вероятности опасных последствий функционирования системы документационного обеспечения организаций, моделирование информационных социальных и экономических процессов в системах документационного обеспечения и их видоизменения под воздействием научно-технического прогресса и информационных технологий.
Предупредительная функция документологии может находить свое выражение в реализации упреждающих и профилактических мер по результатам прогноза возможности развития технико-экономических кризисов, техногенных катастроф, технологических кризисов и других видов негативных явлений, возникающих в результате развития глобальной, национальной и других видов систем документационного обеспечения деятельности.
Психологическая функция документологии заключается в ориентации психологических процессов (ощущения, восприятия, памяти, воображения, мышления) менеджмента и персонала организаций на постоянное развитие инновационной деятельности и научно-технического прогресса в сфере систем документационного обеспечения деятельности организаций, ориентацию общества на устойчивый характер и эффективное управление научно-техническим прогрессом в системах документационного обеспечения.
Функция социализации знаний в области документологии состоит в распространении знаний о системах документационного обеспечения организаций и необходимости принятия эффективных мер по развитию таких систем среди широких слоев персонала отраслей экономики и в обществе. Осуществление функции социализации документологии важно для обеспечения устойчивости развития и прогрессивного правового обеспечения развития и функционирования систем документационного обеспечения организаций государства, бизнеса и общества и их элементов.
Ролями документологии можно признать: во-первых, оптимизацию процессов развития научного и инновационного обеспечения развития систем документационного обеспечения организаций; во-вторых, снижение рисков при развитии и функционировании систем документационного обеспечения организаций, осуществлении инновационных проектов; в-третьих, повышение экономико-финансовой эффективности систем документационного обеспечения организаций.
Законами документологии будем называть устойчивые причинно-следственные связи, отношения, взаимодействие частей целого, возникающие в процессе функционирования и развития национальной транспортной системы. Могут быть сформулированы такие законы документологии:
1. в связи с ростом сложности хозяйственно-финансовой деятельности и систем управления в организациях различных отраслей значение документологии и систем документационного обеспечения деятельности будет увеличиваться;
2. по причине увеличения сложности хозяйственно-финансовой деятельности и систем управления в организациях различных отраслей уровень сложности систем документационного обеспечения деятельности будет повышаться и требовать дальнейшего развития научного обеспечения;
3. в связи с повышением сложности систем документационного обеспечения организаций роль документологии будет увеличиваться;
4. в связи с увеличением разнообразия ситуаций в финансово-хозяйственной деятельности организаций будет наблюдаться рост числа и дифференциация типов и технологий документарного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций;
5. в связи с ростом значимости информации буде возрастать необходимость обоснования степени открытости в системах документационного обеспечения деятельности организаций, обоснования срока хранения документов различных категорий и другое.
Философия системы документарного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций может быть определена как наиболее общий мудрый взгляд на необходимость создания, характеристики и особенности функционирования такого рода систем, включая их развитие.
Под идеологией системы документарного обеспечения хозяйственно-финансовой деятельности организаций может пониматься: во-первых, главная идея создания и функционирования такой системы; во-вторых, распределение власти в процессе создания, развития и функционирования такой системы. В качестве ключевых идей создания системы документарного обеспечения деятельности организации могут использоваться идеи: повышения степени упорядоченности и регламентированности деятельности организации; повышения эффективности документарного обеспечения деятельности организации, включая повышение исполнительской дисциплины; снижение издержек на документооборот; снижение рутинной организационной нагрузки на персонал организации в интересах повышения творческой компоненты деятельности и другое.
Важное значение для развития и эффективного функционирования систем документарного обеспечения деятельности организации имеет документарная организационная культура данной фирмы.
По аналогии с [2,с.122] под организационной документарной культурой фирмы (компании, организации) условимся понимать важнейшую характеристику организации, которая складывается из целей организации в отношении внешней и внутренней среды систем документарного обеспечения, персонала, устойчивых норм, представлений принципов и верований относительно того, как данная организация должна и может развивать свою систему документарного обеспечения деятельности в условиях реальных внешние воздействий и внутренней ситуации в организации, как персоналу следует вести себя в отношении системы документарного обеспечения деятельности и другое.
В начале 21 века уделяется повышенное внимание анализу эффективности систем управления, методические основы анализа управленческой деятельности представлены в работе [11,с. 170-195]. По аналогии с этой работой, анализом систем документационного обеспечения управленческой деятельности назовем установление причинно-следственным связей между наблюдаемыми характеристиками этой системы и показателями эффективности деятельности организации.
Проектированием системы автоматизированного документооборота в организации назовем создание образа будущего такой системы.
Для анализа и проектирования систем автоматизированного документооборота в организации необходимо разработать критерии эффективности таких систем. Для формирования критерия эффективности оценки системы автоматизированного документооборота нужно определить перечень показателей эффективности таких систем. В качестве показателей эффективности систем документооборота можно рассматривать:
- общее количество документов в системе автоматизированного документооборота;
- среднее число запросов на поиск документов за один час рабочего времени;
- среднее время поиска и отображения одного документа;
- вероятность своевременного нахождении (при установленном лимите времени на поиск) документа;
- вероятность правильного нахождения документа;
- вероятность нахождения документа не соответствующего запросу;
- количество разделов в классификации документов в организации;
- количество документов, приходящееся на одного сотрудника организации (общее число документов, деленное на число сотрудников);
- число документов, приходящееся на один рубль выручки организации (общее количество документов, деленное на объем выручки);
- объем затрат на создание и поддержание системы автоматизированного документооборота в организации;
- соотношение стоимости создания и/или поддержания системы автоматизированного документооборота и общей стоимости активов организации;
- доля (процент) стоимости поддержания системы автоматизированного документооборота в общей сумме эксплуатационных расходов организации;
- соотношение автоматизированного и общего (автоматизированный плюс неавтоматизированный) документооборота в организации;
- количество (или доля) устаревающих и выведенных из системы документов в год;
- количество (или доля) вновь поступивших и введенных в систему документов в год и другие.
В статье рассмотрена сущность и исследованы особенности современного этапа развития методологии систем документарного обеспечения деятельности организхаций, сформулированы ключевые методические положения документологии в ее широком понимании как общей теории проектирования и функционирования, развития систем документарного обеспечения деятельности организации, предложены критерии оценки эффективности систем автоматизированного документооборота организации.
Библиографический список
- Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления : учеб. практ. пособие. – М. : ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008. – 384 с.
- Глущенко В. В. Менеджмент: системные основы. изд. 2-е– г. Железнодорожный, Моск.обл., ТОО НПЦ «Крылья», 1998. –224 с.
- Ларьков Н.С.Документоведение : Учебное пособие//часть 1,АСТ,2006, http://www.iub.at.ua/_ld/0/68_larkov_n_s_doku.pdf
- Брюханова Н.В., Саак А.Э. Докуметационное обеспечение деятельности туристической фирмы// Туризм: право и экономика. 2009. № 2. С. 19-25.
- Кожушкова Н.В. Структура документа. системы документации. унифицированная система организационно-распорядительной документации: общие требования к составлению и оформлению//Электронное издание / . Магнитогорск, 2016.
- Сокова А.Н. Документоведение: теория и практика//Избранные труды / Москва, 2009.
- Чепелева Л.Е. Документоведение в системе подготовки бакалавров//В сборнике: Научно-методическое сопровождение ФГОС ВПО третьего поколения: проектирование и реализация Материалы XL науч.-метод. конф. препод., аспирантов и сотрудников. под ред. О.Л. Бугровой. 2015. С. 193-197.
- Дрыгина Н.Н. Современные образовательные технологии в подготовке бакалавров по направлению “документоведение и архивоведение”//В сборнике: Изменения в образовании в XXI веке: лучшие международные практики и российский опыт. Как сформировать новаторское и предпринимательское мышление Материалы V Международной научно-методической конференции. 2014. С. 96-98.
- Казакова В.И.Документоведение: границы концептуализации//В сборнике: Документ, источник, текст: горизонты современных исследований сборник научных трудов. Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алексеева, Кафедра “Методология, история и философия науки”. 2015. С. 170-174.
- Документоведение/Доронина Л.А., Пшенко А.В., Иванова Л.А., Карпычева Е.В., Расихина Л.Ф./Учебник и практикум / Москва, 2015. Сер. Бакалавр. Академический курс (1-е изд.).
- Глущенко В.В., Глущенко И.И. Методические основы анализа управленческой деятельности[Электронный ресурс] // Молодежный научный вестник. 2018. № 1(25), с.170-195. URL http://www.mnvnauka.ru/2018/01/Glushchenko.pdf (дата обращения 11.01.2018).
Количество просмотров публикации: Please wait