ЭЛЕКТРОННАЯ ТРУДОВАЯ КНИЖКА VS «БУМАЖНАЯ» ТРУДОВАЯ КНИЖКА

С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат, теперь уже хорошо знакомый всем работающим гражданам. Электронная трудовая книжка обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям открывает новые возможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это необходимо. Но также можно сказать, что многие работники опасаются ненадежности электронных трудовых книжек, так как в цифровой среде могут возникать проблемы, когда данные могут быть потеряны по техническим причинам.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и реализована только в цифровом формате. При необходимости работник всегда может получить сведения о своей трудовой деятельности у своего работодателя, в МФЦ, в Пенсионном Фонде России (далее – ПФР) или на портале Госуслуг. Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека. Можно получить как электронную выписку, так и документ на бумажном носителе.

Давайте рассмотрим, что же такое электронная трудовая книжка.

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности работника начиная с 2020 года, которые хранятся электронно на специальных информационных ресурсах. С 1 января 2020 года все работодатели обязаны формировать такие сведения на каждого работника и передавать в ПФР по форме СЗВ-ТД. Это значит, что электронная трудовая книжка уже ведется на всех без исключения работников. Поэтому ошибка – считать, что если работник сделал выбор в пользу ведения бумажной трудовой книжки, то на него не подаются данные в электронном виде. Электронная трудовая книжка есть у всех работников, но у тех, кто пожелал, дополнительно сохраняется бумажная версия.

По составу сведений электронная трудовая книжка не сильно отличается от бумажного носителя. Так, в ней есть следующая информация о трудовой деятельности:

1. Фамилия, имя, отчество работника.

2. Место работы.

3. Должность, профессия, специальность, квалификация, а с июля 2021 года — код трудовой функции.

4. Структурное подразделение, если оно указано в трудовом договоре.

5. Даты приема, перевода и увольнения с реквизитами приказов.

6. Информация о присвоении новой квалификации или получении новой профессии.

7. Сведения о запрете занимать должность по приговору суда.

8. Основания — статья ТК — и причины прекращения трудового договора.

В отличие от бумажной трудовой книжки, в электронной версии есть СНИЛС работника. Но в электронной трудовой нет информации о награждениях. Также в нее не вносятся данные, которые могут быть важны для некоторых категорий работников.

На наш взгляд, ведение трудовой книжки в электронном виде имеет много положительных моментов. Итак, плюсы электронной трудовой книжки:

- в первую очередь, это быстрый доступ к информации о трудовом стаже и т. д., вся информации хранится у работодателя в любой момент можно попросить выписку, она выдается в течение 3 дней. Об этом говорится в статье ст. 62 ТК РФ;

- дистанционное оформление пенсии, что очень даже удобно;

- упрощённая форма оформления социальных выплат, а именно чтобы оформить пособие и прочие социальные выплаты, госорганы получат данные о трудовой работника деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Работник не будет тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой книжки. Лица с ограниченными возможностями здоровья и иные нуждающиеся категории граждан имеют возможность оформлять пособия, пенсии, реализовывать свои трудовые права из дома [5];

- меньше технических ошибок при ведении трудовой книжки, так как минимизирован «человеческий фактор»;

- в условиях развития цифровизации в сфере труда и распространения дистанционной работы дистанционному работнику очевидно удобнее пользоваться цифровыми сервисами, в том числе и электронным кадровым документооборотом и электронными трудовыми книжками [2];

- высока безопасность и сохранность сведений: бумажная трудовая книжка может порваться, сгореть или потеряться, а в базе данных информация будет сохранена.

В принципе, если говорить о таких плюсах, то да, почему бы не перейти на такой электронный формат ведения трудовых книжек? Но надо также рассмотреть минусы этого вопроса. Этот вопрос интересует многих юристов-практиков и ученых: В. А. Шавина [7], А. Б. Назаренко, А. П. Семину [4] и других.

Минусы электронной трудовой книжки:

- нет никакой информации о стаже до 2020 года. Т. е. в базу не вносится стаж работника, полученный до введения в действие электронных трудовых книжек;

- нет сведений о награждениях. Придется приносить бумажные носители (дипломы, сертификаты и т. п.).

Наверное, самый важный минус – риск, что данные могут потеряться. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключить риск утраты данных о трудовой деятельности сотрудников все же нельзя. А если сохранить бумажную трудовую книжку, данные в ней точно сохранятся.

Также многие работники опасаются утечки своих персональных данных к злоумышленникам.

Рассмотрим плюсы и минусы предшественника электронной трудовой книжки – трудовой книжки на бумажном носителе.

Плюсы бумажной трудовой книжки:

1. Привычный формат. Все знают, как выглядит бумажная трудовая книжка и какие сведения в ней можно найти.
2. Подтверждает полный трудовой стаж работника. В отличие от электронной версии в бумажной трудовой книжке есть все сведения с момента начала трудовой деятельности работника.
3. Есть данные о награждениях и поощрениях. В бумажную трудовую работодатели вносят информацию о значимых награждениях за время работы, а это повышает статус работника и дает ему дополнительные шансы найти престижную работу.
4. Работник может завести новую бумажную трудовую книжку, если сведения в старой его не устраивают. Старую трудовую книжку можно просто выбросить. И начать жизнь с «чистого листа».

Минусы бумажной трудовой книжки:

1. Можно потерять или испортить. Трудовые книжки теряют или повреждают как работники, так и работодатели. В результате приходится тратить много времени на сбор документов, чтобы оформить дубликат.
2. Бумажная трудовая книжка морально устарела. Учитывая перевод многих сотрудников на дистанционную работу в условиях пандемии, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн, использовать электронную трудовую книжку стало удобнее, чем бумажную.
3. Плата за оформление документа. Расходы на приобретение трудовой книжки и вкладыша к ней несет работник.

Таким образом, и у электронной трудовой книжки, и у бумажной есть свои положительные моменты и отрицательные. Но здесь следует учитывать, поворот в прошлое уже невозможен. В связи с активным развитием цифровизации электронные трудовые книжки будут оформляться и дальше, а в 2027 году должны полностью заменить бумажные. Именно поэтому Инструкция о порядке ведения трудовых книжек временная и действует до 2027 года.

Ситуация с коронавирусной пандемией, казавшаяся временным явлением, тоже длится уже второй год. В этих условиях, когда компании периодически переводят сотрудников на дистанционную работу, а выписки из трудовой книжки бывают необходимы срочно, электронный формат ведения трудовых книжек особенно востребован. [3]

В ТК РФ введены новые положения об электронном документообороте в кадровом делопроизводстве, введенные Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». Планируется создание Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», электронное взаимодействие работодателей и органов власти по всем трудовым вопросам. [1]

В целом основной вектор развития государственного управления – цифровизация, новые технологии, на что нацелено и право. [6] Поэтому государство уже сделало свой выбор в пользу электронных систем ведения кадрового делопроизводства и трудовых книжек в том числе. Работникам, у которых имеются в наличии бумажные трудовые книжки, можно посоветовать их сохранять, чтобы в случае утраты сведений о трудовой деятельности их оперативно восстановить. А вот работникам, которым уже заводят электронные трудовые книжки, можно посоветовать периодически получать и хранить у себя выписки со сведениями о своем трудовой стаже, чтобы также в случае недоразумений их предъявлять работодателям и в госорганы.

1. Горкуш, С. В. Оптимизация кадрового делопроизводства в современных условиях цифровизации / С. В. Горкуш, Н. Ю. Гуляева // Горизонты экономики. – 2021. – № 6(65). – С. 64–72.
2. Мировой финансовый рынок и Россия / Б. Ж. Абилкасымов, П. В. Алексеев, А. А. Белавина [и др.]; Ответственные редакторы Е.А. Звонова, А.Г. Глебова. – Москва: Общество с ограниченной ответственностью “Издательство “КноРус”, 2021. – 340 с.
3. Мировой финансовый рынок и Россия / Т. К. Акопян, Е. Д. Серебрякова, М. Байрамкулов [и др.]. – Москва: Общество с ограниченной ответственностью “Издательство “КноРус”, 2021. – 402 с.
4. Назаренко, А. Б. Практические задачи и риски при переходе на электронные трудовые книжки в РФ / А. Б. Назаренко, А. П. Семина // Вестник Академии знаний. – 2020. – № 2(37). – С. 212–217. – DOI 10.24411/2304-6139-2020-10167.
5. Петрякова, А. В. О реализации трудовых прав инвалидов в условиях цифровизации / А. В. Петрякова // Информационная среда в современной России: риски и возможности: материалы Международной научно-практической конференции, Барнаул, 19 марта 2020 года. – Барнаул: Азбука, 2020. – С. 162–164.
6. Степанов, О. А. Правовое воздействие на развитие цифровой среды в обществе / О. А. Степанов. – Москва: Общество с ограниченной ответственностью “Проспект”, 2021. – 88 с.
7. Шавин, В. А. Трудовая книжка: бумага или “цифра”? / В. А. Шавин // Трудовое право в России и за рубежом. – 2019. – № 4. – С. 18–21.

Все статьи автора «Фролова Екатерина Владимировна»