Если вы владелец бизнеса и имеете подчиненных, то не обязательно делать всю работу самому. Нужно использовать своих работников перекладывая на них основную, простую и рутинную работу оставляя себе лишь только самые важные дела которые только вы или ваш заместитель сможете выполнить. Также нужно обучать сотрудников к разным непредвиденным обстоятельствам в сфере самого бизнеса и компании, чтобы они смогли без вашего участия оперативно среагировать на разные ситуации и быстро их решить. Так у вас появится больше свободного времени, которое можно потратить на развитие компании и привлечение в нее дополнительных средств.
Разбор ситуации, где владельцу бизнеса не обязательно участвовать в основных процессах компании.
Второй год работы компании, как известно, тяжелый период, но для владельца бизнеса Криса Эштона земля ушла из-под ног в буквальном смысле. Эштон, которому 38 лет, начал второй год в роли соучредителя Petplan, компании по страхованию животных, с падения с выступа второго этажа нового дома в Нью-Джерси. Травмы, полученные при падении, держали Криса вдали от офиса в течение пяти месяцев. Неожиданно Эштону пришлось столкнуться с вопросом, которого опасаются предприниматели, сможет ли бизнес работать без участия владельца.
“Сделать так, чтобы предприятие работало в отсутствие владельца, является главным элементом бизнес – планирования, но часто предприниматели не ставят такую задачу, пока не становится слишком поздно”, – говорит Уильям Ротвелл, автор книги “Эффективное планирование преемственности” и президент государственного колледжа Rothwell & Associates, находящийся в штате Пенсильвания. “Люди часто не хотят думать о страшных вещах, таких как собственная смерть или инвалидность, – говорит Ротвелл. – Планирование краткосрочных и долгосрочных замен – это главнейший фактор”.
После падения Эштон понял, что они с женой Наташей все еще совершали микроуправление компанией с момента основания в 2006 году, при этом у них было десять сотрудников. Пара делала главную работу: от проведения совещаний и подписания чеков, до проверки заправки картриджей. “Этот случай, – говорит Эштон, – стал большим вызовом и пробуждением. Мы быстро поняли, что требуется распространять знания”.
Чтобы сделать это, необходимы следующие шаги.
Оформление процессов работы в письменном виде. “Легко погрязнуть в каждодневных задачах и потерять нить того, как владелец управляет компанией. Знание того, как бизнесмен проводит время каждый день, имеет главное значение для работы бизнеса без владельца”, – говорит Ротвелл. Сказать: “Кто может “запрыгнуть” и делать всю мою работу?” – без определения того, что это работа требует, не представляется возможным. Задайте себе вопрос: “Каковы краткосрочные и долгосрочные аспекты бизнеса, которые контролируются владельцем?” Нужно знать эти моменты.
Также нужно определить и приоритеты: “Вы обнаружите, что определен круг обязанностей, которые выделяются на фоне остальных. Найдите приоритеты и начните думать о том, что произойдет, если вас не будет рядом, и у вас не получится выполнять эти задачи, – говорит Ротвелл, – это гарантирует то, что если вы неожиданно будете оторваны от своей работы, люди, которые придут на замену, будут знать пошагово, что делать в первую очередь”.
Создание процессов. Записывание пошаговых инструкций для первостепенных задач обеспечит выполнение обязанностей владельца в ваше отсутствие. Таких, как фонд оплаты труда или отслеживания продаж и расходов – обязанности, которым владельцы бизнеса, как правило, уделяют чрезвычайное внимание – убедитесь, что заместитель знает, как решать главные задачи. Например, после падения Эштон перешел от подписания каждого чека вручную к использованию электронной подписи.
Убедитесь в том, что думаете о перспективах. Сонни Кларк, основатель IT-консалтинговой компании Advanced Solutions в Нэшвилле, штат Теннесси, управлял бизнесом в течение десяти лет с десятком сотрудников, когда ему поставили диагноз “лейкемия” шесть лет назад. Но Сонни понадобилась неделя, чтобы привести в порядок дела, прежде чем лечь в больницу на операцию. Тогда Кларк понял, что было уже слишком поздно, чтобы оформить необходимые договоры. “Это необходимо сделать не тогда, когда вы больны и лежите в больнице, – говорит Кларк, который был в состоянии ремиссии в течение пяти лет. – Обсуждайте такие вещи до возникновения острой необходимости”.
Определите людей, которые смогут вас заменить. Составьте список главных контактов сотрудников, поставщиков, клиентов, банкиров, бухгалтеров и юристов. Подумайте о том, на кого возложить ваши обязанности. “Это не обязательно должен быть один человек”, – говорит Ротвелл.
Сьюзан Картер, автор книги “Как сделать так, чтобы ваш бизнес работал без вас”, предлагает делать краткую запись о главных сильных сторонах каждого из ваших сотрудников, чтобы передача поручений происходила легко в ваше отсутствие. “Вероятно, стоит подумать о том, какие конкуренты могли бы наилучшим образом обслуживать ваших клиентов в случае необходимости”, – предлагает Картер.
Сделайте шаг в сторону, пока это возможно. Часто требуется чрезвычайное положение, чтобы владелец малого бизнеса понял, что ему не нужно контролировать каждый нюанс бизнеса. Эштон и его жена обнаружили, что не должны лично ходить на каждую встречу, если создана команда лидеров, а лучше уделить больше внимания обороту компании и работе со своей командой. “Это правда помогло нам передать другим людям больше полномочий”, – говорит он.
Освобождение от ежедневной рутины также позволило Эштону тратить больше времени на долгосрочные перспективы компании, включая сбор средств, расширение маркетинговых усилий, а также запуск нового журнала о здоровье животных “Fetch”. Сегодня Petplan имеет пятьдесят сотрудников и предполагаемый доход $ 30 млн. (с $ 19 млн в прошлом году). “Несчастный случай помог освободиться от небольших каждодневных операций, – говорит он, – и теперь мы решаем первоочередные задачи”.
Библиографический список
- Сьюзан Картер, автор книги “Как сделать так, чтобы ваш бизнес работал без вас” 1999, Nasus Pub.
- Уильям Ротвелл, автор книги “Эффективное планирование преемственности”, 2004.