В зависимости от потребностей и наличия ресурсов существует несколько принципиально отличных способов использования баз данных в Access. Согласно официальной документации Microsoft [1] в версиях продукта 2013 и 2016 таких способов насчитывается 5:
- совместное использование данных с помощью сетевых папок;
- совместное использование разделенной базы данных;
- совместное использование базы данных на сайте SharePoint;
- совместное использование базы данных путем связывания со списками SharePoint;
- совместное использование базы данных с помощью сервера.
Каждый из способов имеет свои преимущества и недостатки.
Совместное использование данных с помощью сетевых папок
Данный способ обладает наименьшей функциональностью, однако и требует наименьшее количество ресурсов по сравнению с другими методами. Сущность метода сводится к следующему: база данных хранится на общем сетевом диске, пользователи имеют доступ к базе. Данный вариант подходит в случае небольшого количества пользователей, при этом пользователи не меняют структуру базы данных.
Настройка способа сводится к четырем пунктам:
1. Настройка общей сетевой папки
2. Настройка Access для работы в режиме совместного доступа
3. Установление атрибутов файла базы данных для чтения и записи
4. Создание ярлыка к базе данных с использованием пути к файлу база данных UNC-адрес.
Совместное использование разделенной базы данных
Способ основан на разделении базы данных на два файла: серверную и клиентскую базу данных. При этом серверная часть содержит исключительно таблицы данных, клиентская часть содержит все остальные объекты к которым относятся: запросы, отчеты формы и т.д. Пользователь взаимодействует с данными посредством локальной копии базы данных. На основании всего перечисленного можно выделить следующие преимущества данного вида совместного использования баз данных:
Улучшенная производительность. По сети передаются исключительно данные.
Улучшенная доступность. Все действия над базой данных выполняются быстрее в сравнении с предыдущим методом.
Усиленная безопасность. Пользователи могут получить доступ к серверной части базы данных только через связанные таблицы, вероятность чего мала.
Повышенная надежность. Повреждение базы данных пользователем приводит лишь к повреждению локальной копии клиентской базы данных, таким образом данный факт не повлияет на работу других пользователей.
Гибкость среды разработки. Каждый пользователь при разработки запросов, форм или отчетов не влияет на других пользователей. Создание новой версии клиентской базы данных одним из пользователей не повлияет на серверную часть базы данных.
Совместное использование базы данных на сайте SharePoint
Наличие сервера с SharePoint открывает дополнительные возможности совместного использования баз данных. При размещении веб-базы данных службами Access создается узел SharePoint в котором содержится база данных, объекты базы перемещаются в соответствующий узел. Данный тип размещения стал возможен начиная с версии программы 2010 года. Работа с SharePoint построена по следующему принципу:
- формы и отчеты выполняются в браузере;
- данные хранятся в списках SharePoint;
- запросы и макросы данных выполняются на сервере.
Совместное использование базы данных путем связывания со списками SharePoint
Данный способ является разновидностью совместного использования разделенной базы данных, так как в данном случае каждому пользователю также предоставляется собственная копия базы данных, при этом совместный доступ к ней осуществляется через узел SharePoint. Таким образом достигается выгода централизованного расположения данных.
Совместное использование базы данных с помощью сервера
Для организации совместного использования базы в данном случае помимо приложения Access необходим также сервер баз данных. Способ обладает рядом преимуществ, однако и требует дополнительные ресурсы, в виде сервера баз данных.
Данный способ также напоминает разделенную базы данных, поскольку таблицы хранятся в сети, а у каждого пользователя имеется локальная копия базы данных. Преимущества данного метода напрямую зависят от используемого программного обеспечения серверной части. В общем виде преимуществами использования являются: высокая производительность и масштабируемость, улучшенная доступность, улучшенная защита, возможность автоматического восстановления, обработка данных на сервере.
Для выбора необходимого метода стоит обратиться к требованиям и решаемым задачам.
Таблица 1 – Требования к методам совместного использования баз данных
|
Требования и особенности метода |
Наименование метода |
|||
|
Использование сетевой папки |
Разделение базы данных |
Использование узла SharePoint |
Использование сервера баз данных |
|
| Необходимость установки серверного ПО |
– |
– |
– |
+ |
| Необходимость установки SharePoint Foundation |
– |
– |
+ |
– |
| Доступность данных |
Подходит для небольших групп, если данные мало изменяются |
Хорошая |
Наилучшая |
Наилучшая |
| Безопасность |
Наименее безопасный способ |
Зависит от дополнительных мер |
Наилучшая |
Наилучшая |
| Гибкость |
Менее гибкий способ. |
Гибкий способ |
Гибкий способ |
Гибкий способ |
Как видно из представленной таблицы наиболее простыми с точки зрения реализации являются методы разделения базы данных и использования сетевой папки, при этом использование данных в такого рода системах не совсем безопасно, также доступность данных не высока в сравнении с другими методами. Использование серверов баз данных, как и узла SharePoint сложнее в реализации, но обеспечивает высокую гибкость и безопасность использования. При этом выбор конкретного метода всегда зависит от конкретных решаемых задач.
Библиографический список
- Ways to share an Access desktop database [электронный ресурс]. URL: https://support.office.com/en-us/article/Ways-to-share-an-Access-desktop-database-03822632-da43-4d8f-ba2a-68da245a0446?ui=en-US&rs=en-US&ad=US (дата обращения: 22.08.2016).