Научный руководитель:
Серочудинов Евгений Сергеевич
дoцeнт кaфeдpы НЭМ

Время есть самая большая ценность для современного человека, и в особенности – для предпринимателя. Время на изучение рынка, решение проблем, сбор и обработку информации, подъем продаж и так далее. Ритм, в котором мы живем, нельзя назвать спокойным и размеренным. Эмоциональное напряжение блокирует производительность, что приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, следует ознакомиться с таким понятием как тайм-менеджмент.

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) – технология организации времени и повышения эффективности его использования. По мнению Глеба Архангельского, эксперта в области управления временем, тайм-менеджмент – это не только ежедневники, планы и сроки. Это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии с целями и ценностями каждого человека. Будет ли применяться гибкое планирование или жесткое, хронометраж или самомотивация, Outlook или бумажный блокнот – нет никакой разницы. Техника вторична. Важно лишь найти каждому свои, «родные», жизненные цели – и распределить свое время в соответствии с ними. Тратить невосполнимое время жизни на то, что действительно хочется. [1, c. 9]

Тайм-менеджмент в качестве системы управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными в совокупности, дают значительное сокращение времени, которое необходимо для осуществления различных производственных процессов. К таким элементам относятся:

– анализ использования рабочего времени;

– определение целей;

– планирование рабочего времени;

– выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

Выработка методов борьбы с причинами потерь времени предполагает, что в ходе предварительного анализа эти причины были выявлены, и их необходимо устранить. Для типичных причин существуют различные способы борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом отдельном случае.

Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть. Причин дефицита времени существует огромное множество – это может быть и постоянная спешка, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, постоянные доработки дома, большой поток рутинных дел, суетливость, слабая мотивация труда и другие «воры времени», даже самые незначительные как телефонные звонки, незваные посетители и так далее. Но главная причина дефицита времени любого человека заключается в нем самом – мы слишком сильно полагаемся на внешние факторы, чтобы быстро и своевременно прийти к намеченной нами цели.

Для решения проблем, связанных с рациональным использованием рабочего времени, есть множество методик, имеющих одно общее название «тайм-менеджмент». Все же нельзя сказать, что тайм-менеджмент – это строгая совокупность правил, следуя которым человек сможет правильно организовать свой рабочий день и рабочее время своих подчиненных. Тайм-менеджмент – это совокупность общих методов и рекомендаций, и для каждого человека или организации они индивидуальны.

Чтобы нагляднее показать последствия тайм-менеджмента, то, чего можно добиться благодаря ему, в качестве примера будет рассматриваться один рабочий день сотрудника компании, который является менеджером по продажам. Проведем анализ использования им своего рабочего времени для того, чтобы узнать, эффективно ли он его расходует, и разработаем рекомендации для повышения эффективности управления им своим рабочим временем.

Чтобы составить хороший план, важно иметь представление о предстоящих делах. Для этого следует применить метод «Альпы», который является одним из методов анализа времени. Согласно данному методу для начала необходимо записать общий список дел, проставить напротив каждого пункта приблизительное время для его выполнения, просуммировать и определить ориентировочно общее время. После нужно установить однозначные приоритеты для своих дел, например, с помощью анализа АБВ (А – важнейшие задачи, Б – важные задачи, В – менее важные и несущественные задачи), и уточнить в соответствии с ними задачи дня. [2, с. 83-87]

Таблица 1 – Список задач для выполнения сотрудника компании

Главное правило планирования времени 60:40, где 60% – запланированное время, а 40% – время, оставленное в качестве резервного для неожиданных дел. Примем за 100% – 9 часов (рабочее время). Запланированные задачи составили 500 минут (93%). Проведя первую часть метода «Альпы» – анализ предстоящих дел, можно выявить главную проблему сотрудника компании – это большие затраты времени на задачи категорий А и Б, которые можно максимально сократить, добившись увеличения резервного времени работника, а также эффективной производительности труда.

Главной задачей проведенного анализа является разработка рекомендаций по повышению эффективности управления рабочим временем для сотрудника компании. Выяснив, что всю офисную работу сотрудник выполняет до обеда, а выездную – после, можно провести некоторые наблюдения. Так как час-пик на дорогах начинается как раз после обеда – ближе к вечеру, то на передвижение между клиентами-автосалонами во второй половине дня уходит гораздо больше времени, чем в первой. Следовательно, если делать всю работу, связанную с передвижением на автомобиле, в первой половине дня, то это будет продуктивнее, поскольку после утреннего часа-пика и до обеда на улицах города очень свободное автомобильное движение. За счет такого изменения в своем графике и более эффективного использования своего рабочего дня, сотрудник компании может успеть за то же время посетить большее число клиентов, тем самым увеличив свою производительность.

Продолжая метод «Альпы», необходимо перепроверить скалькулированную потребность во времени и сократить время на все дела до совершенно необходимого.

Таблица 2 – Список задач по приоритетности их выполнения

За счет сокращений, которые были выведены из проведенного выше анализа, сотрудник может также значительно освободить свое рабочее время. Например, информирование клиентов-автосалонов не лично, тратя на передвижение от офиса до клиентов и их информирование около 3 часов, а по телефону, потратив лишь 40 минут своего рабочего времени (с учетом возникновения возможных неудобств, связанных с использованием телефонной связи, например, если телефон клиента занят). Таким образом, работник сохраняет свое рабочее время, потратив его на более важные задачи, которые невозможно сократить подобным образом.

Также необходимо уметь заметить и воспользоваться так называемыми «удобными случаями», если они предоставляются. К примеру, такая задача, как доставка клиенту-автосалону отремонтированной системы. Ее, как можно увидеть в проведенном анализе, сократили на целых 55 минут, делегируя эту задачу человеку, который «удобно подвернулся» в данном случае – это оказался техник, который ехал в сторону этого автосалона – можно передать отремонтированную систему через него. Таким образом, значительно освобождается время, которое понадобилось бы для данной доставки самому сотруднику.

Сокращение задачи категории В связано с делегированием полномочий. В обязанности сотрудника, согласно его распорядку дня, входит такая задача, как сбор и доставка рекламных материалов со склада в офис. Данное поручение, в таком случае, можно делегировать экспедитору – человеку, в должностные обязанности которого входят: получение, сопровождение и сдача различных грузов, а также, оформление необходимой транспортной документации. Следовательно, он может заняться данной работой, что, опять же, освобождает рабочее время сотрудника примерно на 35 минут (около 5 минут он потратит на просьбу и получение материалов от экспедитора).

Последнее сокращение является задачей категории А, которая отнимает довольно много времени. Задачу «провести обучение продающего персонала» необходимо выполнять лично, т. е. она не имеет возможности делегирования, а, следовательно, есть некоторые сложности с сокращением времени, которое тратится на эту задачу. Но даже в таком случае есть свои выходы.

В первом случае сотрудник компании может договориться с автосалонами о том, чтобы они присылали свой персонал на обучение в офис компании, т. к. в нем есть удобный конференц-зал для проведения презентаций, который может хорошо подойти для обучения. Это поможет сократить затрачиваемое время, т. к. не нужно будет тратить его на дорогу.

Также у некоторых клиентов в автосалонах имеются мультимедиа шоу-румы, где есть возможность проводить презентации на современном оборудовании, например, через программу Скайп. Сотрудник компании может провести переговоры и на будущее договориться об удаленном онлайн обучении, которое легко можно реализовать в подобных шоу-румах, что также исключит затраты времени на дорогу.

Таким образом, сделав анализ рабочего дня сотрудника компании, получилось значительно сократить рабочее время, учитывая все возможности, которыми может воспользоваться сотрудник, и, тем самым, увеличить резервное время для неожиданных дел.

Это просто — простроить свои цели в будущее, наметить пути их достижения, избавиться от лишнего и жить, получая радость и удовлетворение. Тайм-менеджмент позволяет достичь гармонии между различными областями своей жизни, умело сочетать работу, отдых, семью и в то же время реализовывать свои цели в долгосрочной перспективе. Можно научиться организовывать свое время и, следовательно, управлять своей жизнью, не позволяя жизни управлять собой.

1. Архангельский Г.А. Тайм-драйв. М.: Манн, 2006. 256 с.
2. Зайверт Л. Ваше время – в Ваших руках: Советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время. М.: Интерэксперт, Инфра-М, 1995. 231 с.

Все статьи автора «Alysha»