В современных организациях системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом. Российский рынок СЭД представлен множеством разнообразных решений. Все разнообразие систем происходит от того, что одни и те же функциональные возможности реализуются по-разному, на разных платформах, с использованием разных технологий.  Каждая организация  стремится получить максимум по доступной цене. Обилие предложений на рынке СЭД порождает проблему выбора.

Решить проблему выбора наиболее эффективной системы электронного документооборота для «Приамурского государственного университета  им. Шолом-Алейхема» возможно, используя метод анализа иерархий.

Метод анализа иерархий (МАИ) — метод, позволяющий найти такой вариант, который наилучшим образом согласуется с пониманием сути проблемы. МАИ не предписывает лицу, принимающему решение, какого-либо «правильного» решения. Этот метод разработан американским математиком Т. Саати [1].

МАИ применяется в различных областях, так Р.И. Баженов описал методику обучения методу анализа иерархий [2], А.В. Затеса применял метод анализа иерархий для выбора информационной системы [3], И.О. Савченко для выбора программного обеспечения [4] и другие.

Российский рынок СЭД представлен множеством программных продуктов, занимающих лидирующие позиции: «БОСС-Референт»; «ЕВФРАТ-документооборот»; «Дело»; «Мотив»; « Directum»; «DocsVision»; «Detrix»; «LanDocs» [5].

Информацию о СЭД можно найти в различных открытых источниках. Изучив функциональные возможности систем и посоветовавшись с сотрудниками управления информатизации вуза, мы выбрали три наиболее подходящие нашей организации: «БОСС-Референт»; «ЕВФРАТ – документооборот»; «Detrix».

Функции СЭД «БОСС-Референт»: подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации; создание и контроль поручений; планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями; контроль договоров; работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями; совместное обсуждение различных вопросов в рабочей группе, для чего используется режим конференции [6].

Возможности системы «ЕВФРАТ – документооборот»: регистрация, хранение и поиск документов; создание и изменение регистрационных карточек без привлечения разработчика с помощью дизайнера форм; работа с документами в бумажной и электронной форме; контроль исполнения поручений; создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера маршрутов; создание различных журналов и отчетов по исполнительской дисциплине, документам, сотрудникам и т.д. [7].

Перечень функциональных возможностей «Detrix»: создание централизованного хранилища документов; создание регистрационных карточек и полноценных электронных документов; оперативный доступ к документам с возможностью их быстрого и полнотекстового поиска; регистрация документов и ведение номенклатуры дел; функции экспорта документов и табличных представлений в офисные пакеты; контроль времени прохождения и исполнения документов; информирование пользователей о наличии документов, требующих внимания, в т.ч. посредством электронной почты; возможность применения юридически-значимой электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и другое [8].

Возьмем несколько видов СЭД, закодируем их номерами: С1 – «БОСС-Референт»; С2 – «Евфрат – документооборот»; С3 – «Detrix».

На основе анализа зададим критерии оценки и систему кодирования (код критерия, оценка критерия): А1 – стоимость системы; А2 – возможность территориально-распределенной работы (да/нет – 0/1); А3 – поиск документов по различным параметрам (да/нет – 0/1); А4 – версионность документов (да/нет – 0/1); А5 – экспорт документов в офисные пакеты (да/нет – 0/1).

Оценим важность критериев по следующей шкале, предложенной Т. Саати. Если элементы одинаково важны, заносим 1; если один незначительно важнее, чем второй, заносив 3; один значительнее важнее второго, заносим 5; один явно важнее второго, заносим 7; один по своей значительности абсолютно превосходит второй, заносим 9, где пересекаются строки. При сравнении элемента с самим собой имеем равную  значимость [1].

Приведем подсчитанные параметры (таб. 1).

Таблица 1 – Относительные веса критериев с произведениями и весами

Произведение для А1 рассчитывается следующим образом произведение = 1*5*5*5*1.

Вес w для А1 рассчитывается следующим образом w=(125^(1/5))/6,67.

Отобразим параметры выбираемых систем  (таб.2).

Таблица 2 – Параметры выбираемых систем и оценка разницы для сравнения

Сравнительные оценки по критерию А1представлены в (таб.3).

Таблица 3 – Сравнительные оценки систем по критерию А1

Сравнительные оценки по каждому критерию рассчитываются аналогичным образом.

Сводные оценки по критериям продемонстрированы в (таб.4)

Таблица 4 – Сводные оценки по всем критериям

Для получения результатов необходимо для каждой из систем просуммировать нормализованные критерии, умноженные на свои веса.

Таблица 5 – Результаты расчета

В итоге получаем, что необходимо выбрать систему С3 – «Detrix».

В результате проведенного исследования была выбрана система «Detrix». На данный момент происходит тестирование установленной и настроенной СЭД на кафедре информатики и вычислительной техники. В случае удачного использования система будет внедрена во всех подразделениях университета.

1. Саати Т. Принятие решений. Метод анализа иерархий. М.: Радио и связь, 1993.
2. Баженов Р.И. О методике преподавания метода анализа иерархий в курсе «Информационная безопасность и защита информации» // Современные научные исследования и инновации. – 2014. – № 4.
   URL: http://web.snauka.ru/issues/2014/04/33202 (дата обращения: 07.04.2014).
3. Затеса А. В. Использование метода анализа иерархий для выбора информационной системы // Экономика, статистика и информатика. Вестник УМО. – 2010. – № 6. С. 164 – 167.
4. Савченко И. О. Выбор программного обеспечения для моделирования бизнес-процессов методом анализа иерархий // Журнал научных публикаций аспирантов и докторантов. – 2013. – № 6 (84). С. 35 – 37.
5. Обзор систем электронного документооборота URL: http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml (дата обращения 10.04.2014)
6. БОСС-референт URL: http://www.boss-referent.ru (дата обращения: 10.04.2014).
7. Е1 Евфрат – система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов URL: http://www.evfrat.ru (дата обращения: 10.04.2014).
8. Detrix – документооборот начинается здесь URL: http://www.edetrix.kz (дата обращения: 10.04.2014).

Все статьи автора «Глухова Юлия Владимировна»