Лавинообразное расширение информационных потоков в современных образовательных организациях, увеличение динамики развития высших учебных заведений, требуют поиска и внедрения более эффективных направлений деятельности в области использования информационно-телекоммуникационных технологий, как в учебном процессе, так и во всей управленческой деятельности вуза.
Одной из важных составляющих совершенствования образовательного процесса вуза является оптимизация процессов управления документооборотом, позволяющая уменьшить нагрузку на преподавателей путем уменьшения объема создаваемых документов и сокращения времени поиска необходимых документов для реализации основной деятельности каждого из сотрудников.
На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее использование посторонними людьми, может нарушить авторские права сотрудников вуза. Можно выделить ряд проблем, которые возникают, когда работа с документами ведется традиционным способом:
- потеря документов;
- накопление огромного количества неиспользуемых документов;
- отсутствие места для нормативного хранения документов;
- соблюдение конфиденциальности документов и информации в целом;
- большие трудозатраты на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;
- дублирование нескольких копий одного и того же документа, с последующими его исправлениями и сложностью отслеживания последних «правильных» копий;
- временные трудозатраты на подготовку и согласование документов [1].
Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:
- обеспечит слаженную работу всех подразделений;
- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
- повысит оперативность доступа к информации;
- разграничит права доступа сотрудников к информации. [1]
Система электронного документооборота должна обеспечивать автоматизацию процессов: приема, обработки и распределения поступающей корреспонденции; подписания, регистрации и рассылки исходящей корреспонденции; подписания, регистрации и отправки внутренних и организационно-распорядительных документов; переписки между организациями и отдельными подразделениями.
К целям внедрения СЭД в вузе можно отнести повышение качества и оперативности управления путём совершенствования делопроизводства, объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений вуза (включая территориально удалённые), сокращение затрат на поддержание бумажного документооборота, экономия рабочего времени.
В рамках изучения вопроса внедрения СЭД в вузе можно констатировать необходимость повышения качества документооборота, не увеличивая при этом штат сотрудников вуза.
На основе опыта российских вузов и собственного опыта внедрения подобных проектов авторским коллективом была разработана поэтапная технология перехода вуза на систему электронного документооборота.
На первом подготовительном этапе необходимо проанализировать структуру вуза, особенности деятельности каждого подразделения и определить конечный набор документов который функционирует внутри каждого подразделения и однозначно определен в утвержденной номенклатуре дел.
В каждом структурном подразделении вуза функционируют документы, некоторые из них являются внешними по отношению к данному структурному подразделению, некоторые являются результатом их деятельности. Полный список документов функционирующих во всех подразделениях вуза достаточно объемен и наиболее в полном виде представлен в Номенклатуре дел вуза. Для каждого документа в рамках перехода на СЭД необходимо прописать его маршрут.
Здесь возникает проблема – недостаточная формализация процессов, протекающих в вузе, периодическая передача функций из одного подразделения в другое (в основном это связано с учетом договоров студентов учетом оплаты по ним и т.п.). Кроме того, многие распоряжения выдаются в устной форме (распоряжения о подготовке приказов, некоторых форм отчетности и т.п.).
В рамках СЭД есть специализированный модуль “Графическое отображение процессов”, который предназначен для разработки типовых маршрутов обработки документов. В рамках предварительной работы необходимо на условно-формализованом языке прописать движение всех документов по маршрутам (структурным подразделениям вуза).
Шаг по описанию движений всех документов вуза, может существенно замедлить процесс внедрения СЭД, поэтому его необходимо четко спланировать с указанием сроков исполнения и вести постоянный мониторинг выполнения.
Итак, необходимым условием успешного перехода на СЭД вуза выступает полное описание всех функционирующих документов во всех структурных подразделениях с указанием их маршрутов и мест хранения оригиналов.
На начальном этапе внедрения СЭД необходимо придание юридической силы электронному документу. Решение данной проблемы несколько упростилось благодаря принятому закону, регулирующему использование электронной цифровой подписи (ЭЦП).
В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью (ЭЦП) или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. В случае использования ЭЦП одним из условий организации юридически значимого обмена электронными документами является применение средств ЭЦП в соответствии с требованиями Федерального закона от 10.01.2002 №1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”. При этом основополагающим фактором является обеспечение доверия к технологии, реализующей инфраструктуру удостоверяющих центров (УЦ). Средства ЭЦП функционируют в некотором программно-аппаратном окружении, влияющем на процесс функционирования криптографических средств и представление результатов их работы. Следовательно, выполнение требований Федерального закона влечет за собой необходимость реализации комплекса организационно-технических мер, обеспечивающих корректность работы средств ЭЦП и информационную безопасность комплексов, реализующих функциональное назначение УЦ. Необходимый уровень безопасности зависит от категории обрабатываемой информации и от степени угрозы осуществления неправомерных действий в отношении конкретной системы электронного документооборота.
Решения о допустимости использования документов в электронном виде в вузе необходимо принять Советом вуза. Вторым аспектом данного шага является развертывание средств для подписания электронных документов с помощью ЭЦП и обучение сотрудников данной возможности.
Но при использовании ЭЦП в СЭД возникает ряд проблем.
Для создания и применения защищенного юридически значимого электронного документооборота необходимо:
- Организовать удостоверяющий центр;
- Внедрить систему защищенного, юридически значимого электронного документооборота.
Главным условием применения ЭЦП в защищенном юридически значимом электронном документообороте является удостоверяющий центр (УЦ) – организация, предоставляющая услуги в соответствии с нормами 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”, деятельность которой обеспечивается совокупностью технических и программных средств, организационно-штатных мероприятий и документационным обеспечением. Естественно, что деятельность УЦ в организации осуществляется либо подразделением, либо рабочей группой.
Для уменьшения рисков применения ЭЦП необходимо автоматизировать процесс работы с помощью сертифицированного специального программного обеспечения УЦ. Сертификация производится ФСБ России. При сертификации определяются условия эксплуатации специального программного обеспечения УЦ, вследствие чего появляется перечень технических и программных средств, которые должны эксплуатироваться в УЦ для обеспечения информационной безопасности УЦ [4].
Американские специалисты отмечают, что технологии, связанные с использованием ЭЦП, пока еще очень молоды и не прошли «огонь и воду» судебных разбирательств. Поэтому рекомендуется подумать о том, как «подстелить соломку» и запастись достаточным комплектом документов на тот случаи, если придется идти в суд.
Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство у сотрудников и руководства, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.[ 5]
Немаловажным аспектом подготовительного этапа перехода на электронный документооборот является четкое распределение обязанностей по внедрению СЭД в вузе.
Для внедрения СЭД одновременно требуется достаточно жесткое единоначалие человека обличенного достаточной властью и поддержка его деятельности руководителями подразделений вуза, в ином случае положительного исхода дела добиться невозможно. На первом этапе должна быть собрана группа, включающая наиболее инициативных представителей всех структурных подразделений по возможности, это должны быть руководители подразделений или их заместители. Процесс обучения СЭД является достаточно сложным и может встретить сопротивление у наиболее консервативных сотрудников вуза. Их аргументы просты и понятны – годами они выполняли свою работу без нареканий и замечаний, а в данной ситуации им необходимо переучиваться. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей – как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а им предлагается резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, не снижая нагрузку при этом. Задачей у руководителей проекта внедрения СЭД убедить консерваторов в необходимости перехода на СЭД и раскрыть основные преимущества электронного документооборота, сделав переход на СЭД плавным, пошаговым без создания стрессовых ситуаций и не давать возможности развития конфликтных ситуаций.
На подготовительном этапе необходимо также назначить ответственного специалиста поддержке программного обеспечения и организовать оперативную ликвидацию проблем по аппаратно-программной сфере, для недопущения создания негативного образа СЭД.
В данном пункте необходимо также предусмотреть анализ всех участвующих в СЭД рабочих мест сотрудников, отвечает ли техническая оснащенность всем требованиям внедряемой системы, к таким параметрам относится:
- минимальное допустимое быстродействие использующихся компьютеров;
- наличие промышленных сканеров в подразделениях, где это необходимо;
- наличие надежных и безопасных серверов.
Возникает проблема работы с внешними организациями, необходимо достаточно большой поток входящей корреспонденции переводить в электронный вариант, причем в случае объемных запросов необходимо не разделяя на отдельный файлы подписывать ЭЦП каждый конкретный документ, для этого подходят решения промышленного сканирования документов.
На втором этапе «пилотного внедрения» необходимо приобрести СЭД, и здесь возникают проблемы, связанные со сложной схемой финансирования внедрения проекта (требования по проведению конкурсов, сложная схема принятия решений и прочее). На ранних этапах это вызывает особые сложности. Поэтому работу по внедрению СЭД в государственных учреждениях необходимо начинать с небольшого пилотного проекта. Надо хорошо понимать, что «пилот» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Попытка заставить компанию-разработчика и собственных разработчиков создать на этапе «пилота» полностью работающую и готовую к тиражированию систему, хотя и выглядит заманчивой, на самом деле крайне опасна. Задача «пилота» совершенно в другом: выявить эффект от внедрения системы и принять стратегическое решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению, план внедрения. При этом сам «пилот» имеет определенную стоимость, и, хотя компании-разработчики зачастую готовы пойти на значительные уступки в надежде получить заказ на внедрение всей системы, этим не стоит злоупотреблять: финансовая ответственность исполнителя всегда является более сильным фактором стимулирования по сравнению с финансовым интересом. В зависимости от масштабов и подходов «пилот» может стоить до 10% от конечной стоимости системы. Только тщательно подготовив плацдарм, отработав все решения, найдя понимание у руководства, получив гарантии финансирования, и заказчику, и компании-консультанту можно приступать к широкому внедрению [5] .
Отличие системы электронного документооборота от ее полномасштабного варианта состоит в том, что в ней реализованы отдельные, но самые насущные функции и задачи документационного обеспечения. В число этих функций входят:
- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, циркулирующих в вузе;
- постановка документов на контроль исполнения резолюций руководства вуза, списание исполненного документа в дело;
- подготовка проектов документов в электронной форме;
- автоматическая доставка электронных документов в подразделения и службы или конкретным должностным лицам;
- создание и ведение для отдельного подразделения электронной библиотеки документов, содержащей как номенклатурные (входящие в сводную номенклатуру дел вуза), так и произвольные дела;
- создание и ведение электронного архива вуза;
- передача сформированных (закрытых) электронных дел из локальных архивов подразделений в архив вуза;
- просмотр и оперативный поиск документов в электронных архивах, формирование подборок документов;
- защита электронных документов от несанкционированного просмотра и редактирования (изменения).
Итак, для полномасштабного внедрения СЭД необходимо апробировать и наработать опыт применения СЭД, обучиться ликвидации мелких технических и организационных проблем, а также сформировать четкое представление всех происходящих процессов в СЭД.
Для этой цели выбирается некий полигон наиболее подготовленной части вуза и по возможности охватывающий максимальный маршрут небольшого набора документов.
После выбранной экспериментальной площадки происходит настройка необходимого программного обеспечения, как то серверная часть, клиентская часть, настройка рабочих мест и подключение необходимого дополнительного оборудования.
В процессе настройки происходит инструктаж сотрудников и кратковременное обучение возможностям системы, при необходимости ранее обученная группа консультантов поможет первых шагах сотрудникам.
Следующим шагом этапа является уточнение и занесение в модуль «Автоматизация делопроизводства» документов заявленных в номенклатуре дел структурных подразделений, ранее описанных в условно-формализованном виде. Часть документов, необходимо занести в модуль «Графическое отображение процессов».
Важная роль в СЭД отводится безопасности, в рамках поставки СЭД предоставляется инструментарий для мониторинга безопасности. Перед организацией стоит задача, заключающаяся в назначении ответственного за получение информации о событиях, происходящих в комплексе, включая попытки несанкционированного доступа, логичнее данную задачу поставить перед вычислительным центром.
Необходимым условием развертывания СЭД является настройка инструментария для ЭЦП. Данный модуль предназначен для настройки электронно-цифровой подписи, которая может быть поставлена пользователем на электронные документы комплекса и приложенные к ним файлы.
После настройки рабочих мест и подготовительной работы с сотрудниками начинается непосредственная работа в СЭД. Сроки данного этапа должны включать полный цикл работы подразделений, и для большинства структур вуза им является учебный год.
На данном этапе ставится несколько задач:
- выявление целесообразности применения СЭД;
- удобство использования выбранной СЭД;
- накапливание проблемных ситуаций и выработка оптимальных их решений;
- выявление узких и слабых мест системы и варианты их преодоления;
- обучение персонала подразделений СЭД;
- отработка маршрутов документов;
Результатом этапа будет накопленный опыт применения системы электронного документооборота в документообороте вуза.
После реализации указанных этапов вуз будет готов к массовому внедрению СЭД.
Библиографический список
- Андрейченко, А.А. Технология реализация системы электронного документооборота вуза на основе объектно-ориентированной программной среды // “Новые информационные технологии”. Тезисы докладов ХVII Международной студенческой конференции-школы-семинара – М.: МИЭМ, 2009 – 399 с.
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”.
- Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ “Об обязательном экземпляре документов” (с изменениями на 23 июля 2008 г.)
- Конявская, С.К. Выбор средств криптографической защиты информации для применения в системе ЭДО [Электронный ресурс] // Журнал “Information Security/ Информационная безопасность”. №1, 2010. [http://www.itsec.ru/articles2/Oborandteh /vybor-sredstv-kriptograficheskoy-zaschity-informacii-dlya-primeneniya-v-sisteme-edo]
- Пахчанян, А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. № 2. – 2001.
Количество просмотров публикации: Please wait