Тенденция централизованного использования технологий тайм-менеджмента в деятельности организаций в последнее время значительно возрастает. Данная потребность обусловлена тем, что растущие темпы изменений внешней среды, требуют передачи сотрудникам образовательной организации полномочий, принятия ими самостоятельных решений, самостоятельной организации и планирования своей деятельности. Наибольшую актуальность данное явление представляет для педагогической деятельности, поскольку, большое количество внешних запросов (таких как запросы органов управления, родителей, обучающихся и т.д.), адресованных непосредственно к администрации образовательной организации, требует от руководства самостоятельного решения данных вопросов (без обращения к вышестоящим органам) в условиях ограниченных временных ресурсов.
Для образовательных организаций становятся нормой систематические изменения своей деятельности – внедрение новых учебных курсов, программ, образовательных стандартов, требований, технологий и т.д. В связи с этим администрации образовательной организации приходится постоянно увеличивать количество и объем решаемых задач, необходимо постоянно изыскивать резервы времени для реализации различных проектов, направленных на динамичное и бесперебойное развитие учреждения.
Тайм-менеджмент – это динамично развивающаяся отрасль науки об управлении, занимающаяся вопросами выявления методов и принципов эффективного управления временем. Управление временем – это процесс тренировки контроля сознания над количеством времени, потраченным на конкретные виды деятельности, повышающие эффективность и производительность [1, с. 13]. В этой связи управление временем в деятельности руководителя ОО становится очень актуальным, поскольку объем работы увеличивается, а временных ресурсов не хватает.
Работая руководителем необходимо всегда быть в форме и начеку. Режим постоянной готовности – основная черта руководителя. Помимо очередного круга обязанностей постоянно возникают непредвиденные внеплановые ситуации, которые требуют оперативного вмешательства и времени. Поэтому очень важно четко спланировать свои действия, для того чтобы успеть решить все проблемы и выполнить все задачи. Директор, как никто другой, часто сталкивается с проблемой нехватки времени, чрезмерной загруженностью, когда накапливается столько дел, что даже опытный руководитель, принимая решение, не может понять, за что взяться сначала, поскольку все дела на первый взгляд кажутся важными и неотложными. Чтобы решить эту проблему, нужно научиться правильно организовывать свое время. Такое направление, как тайм-менеджмент, для руководителей является актуальным: оно научит эффективно управлять людьми и экономить до 50 % своего рабочего времени.
На основе многочисленных исследований выявлено, что поскольку руководителю образовательной организации постоянно не хватает времени, им приходится увеличивать свой рабочий день, расширяя временные границы рабочего пространства, тем самым затрагивая другие сферы деятельности. В конечном итоге руководителю не остается времени и сил на саморазвитие и повышение квалификации, отдых и сохранение здоровья, личную жизнь и личностное развитие. В связи с тем, что руководитель постоянно занят «горящими делами», поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то вскоре он теряет способность различать важные дела от второстепенных, выделять из множества конкретных ситуаций – важные проблемы [2, с. 248]. Поэтому зачастую важные вопросы остаются в стороне, что в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем.
Несомненно, управление неотделимо от временной составляющей – планирования. Планирование – ключевая функция управления организацией, которая обеспечивает эффективность деятельности руководителя. Функция планирования позволяет устранить неопределенность, сосредоточить внимание на главных задачах и облегчить управленческий контроль. Четкое, конкретное планирование учебно-воспитательной работы образовательной организации является важным условием ее успешной деятельности, поскольку оно обеспечивает целенаправленность, создает условия для организованной работы педагогического коллектива и коллектива обучающихся, рационального использования времени и других возможностей и резервов.
В планировании деятельности образовательной организации руководитель учитывает внешнюю и внутреннюю информацию. К информации внешней среды относятся указания государственных и ведомственных органов относительно образовательных задач и вопросов функционирования школы, о содержании обучения и воспитания подрастающего поколения. Внутренняя информация содержит сведения о предыдущей деятельности образовательной организации, достижения, недостатки и трудности в работе педагогического коллектива и др.
Исходя из временных рамок планирование в образовательной организации бывает стратегическое (перспективный план), тактическое (годовой план работы) и оперативное.
Сущность планирования в деятельности современного руководителя не основывается только на планировании деятельности организации. Планирование личного времени и труда является важным аспектом деятельности директора школы. Четкий план позволяет избежать дублирования, дает возможность заранее определить, в какое время и на каких вопросах следует сконцентрировать внимание, а также помогает спланировать работу и личное время учителей. Личный план руководителя должен быть реальным, а не «для отчетности». Этот план составляется для себя, для экономии собственного времени. Не надо его путать с общим планом работы организации, которой вы руководите. Свой личный план необходимо строить в соответствии с задачами и приоритетами собственной деятельности. В данном случае следует помнить о необходимости делегирования полномочий и правильном распределении поручений между подчиненными. Задача планирования личного труда заключается в том, чтобы сосредоточить силы на главных направлениях. План руководителя образовательной организации – реальное отражение предстоящей целенаправленной деятельности руководителя педагогического коллектива.
Так как речь идет об управлении временем, то любое планирование в контексте тайм-менеджмента связано с оптимальным распределением временных ресурсов на решение поставленных задач. Безусловно, каркасом планирования является годовой план, поскольку функционирование любой образовательной организации осуществляется на основе годового плана, который описывает направления деятельности организации согласно задачам обучения и воспитания детей. Основная функция годового плана работы – фиксация во времени целей и задач, поставленных перед образовательной организацией.
С целью реализации поставленных в годовом плане задач, наиболее эффективным является использование директором технологий тайм-менеджмента. К данным технологиям относятся:
- Хронометраж – учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации, дающий материал для анализа и принятия решений и являющийся инструментом повышения эффективности мышления» [3, с. 70].
- делегирование полномочий – это инструмент управления, при котором руководитель передает часть своих полномочий подчиненному с указанием цели действий, но при этом не дает программу достижения цели. В рамках задания подчиненный сам продумывают алгоритм действий, проявляют инициативу, принимает решение — все делает самостоятельно, без напоминаний, и докладывает об исполнении.
- Прогнозирование – помогает избежать авралов в образовательном процессе, рационально распределить время, подготовиться, сохранить деловую обстановку даже в самое напряженное время.
- консолидация времени – это условие для выполнения серьезной аналитической работы. Нецелесообразно разбивать серьезную работу на отдельные временные отрезки, скорее необходимо отложить все дела и заняться только выполнением данной работы.
- оптимизация информационных потоков – означает, что любая необходимая информация должна максимально быстро поступить по назначению. Как правило, вся информация в школе поступает, пересматривается, изучается и перераспределяется среди подчиненных самим директором
Организация рабочей зоны директора является вспомогательным фактором, но, тем не менее, оказывает большое влияние на деятельность и экономию времени. На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто или постоянно используются для решения задач управления.
Для эффективного управления школой в условиях постоянного роста объемов информации, возрастающих требований к школьникам и педагогам, необходимо владеть приемами тайм-менеджмента и самоменеджмента не только руководителю, но и подчиненным [4, с. 23]. Эффективное и результативное управление образовательной организацией строится на основе грамотной постановки целей, делегирования полномочий, умения определить первостепенные задачи, выстроить алгоритм их решения. Необходимо помнить и о своем личном времени. Каждый руководитель имеет право на личное время и не должен тратить его, на бесконечные телефонные переговоры, решение профессиональных проблем. Порой необходимо сказать «нет» самому себе, когда вас не покидают мысли о работе, находясь дома со своей семьей, своими близкими. Важно научиться эффективно управлять не только рабочим временем, не менее важно управлять временем своего досуга, ведь здоровый и отдохнувший руководитель – самый позитивный и эффективный.
Таким образом, применение технологий определения временной компетентности и основ тайм-менеджмента в деятельности руководителя образовательной организации повышает эффективность системы управления учреждением образования. Тайм-менеджмент может применяться не только как инструмент повышения эффективности использования времени (что характерно для классического похода), но и как инструмент развития образовательной организации. Применение основных технологий тайм-менеджмента: хронометраж, планирование и делегирование оказывает эффективное и результативное действие на функционирование образовательной организации в целом, а также структурирует занятость руководителя. Технологии тайм-менеджмента могут применяться как директором школы, так и администраторами школы для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач, стоящих перед образовательной организацией на разных уровнях управления. Научиться правильно управлять своим временем, усовершенствовать свой навык — задача, которую требуется решать человеку на протяжении всей жизни.
Библиографический список
- Архангельский Г. А. Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы / Г. А. Архангельский. СПб.: Питер, 2008. 448 с.
- Власова Д.А. Тайм-менеджмент как способ повышения личной эффективности работников// Научное сообщество студентов: Междисциплинарные исследования: сб. ст. по мат. III междунар. студ. науч.-практ. конф. № 3. URL: https://sibac.info/sites/default/files/conf/file/stud33.pdf
- Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент [Электронный ресурс]: энциклопедия решений / Г.А. Архангельский. Электрон. текстовые данные. М. : Альпина Паблишер, 2017. 212 c. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/62045.html
- Адамс Б. Время. Секреты управления / Б. Адамс. М.: АСТ: астрель, 2011. 304 с.
Количество просмотров публикации: Please wait