УДК 608.2

ПРЕИМУЩЕСТВА И ИНСТРУМЕНТЫ ОБЛАЧНОГО УПРАВЛЕНИЯ ИТ-ПРОЕКТАМИ ДЛЯ МАЛОГО БИЗНЕСА

Краснов Всеволод Михайлович
Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации

Аннотация
Проектное управление стало неотъемлемой частью разработки в ИТ, но несмотря на это, доля неуспешных до сих пор остается высокой. Одной из ключевых составляющих эффективного менеджмента проектов является информационная система для его осуществления. В данной статье будут рассмотрены облачные решения для управления ИТ-проектами, а также их применение в компаниях малого бизнеса.

Ключевые слова: малый бизнес, облачные технологии, управление портфелями проектов, управление проектами


CLOUD IT PROJECT MANAGEMENT’S BENEFITS AND TOOLS IN SMALL BUSINESS

Krasnov Vsevolod Mikhailovich
Financial University under Government of Russian Federation

Abstract
Project Management is a necessary part of any IT-development, nevertheless share of failed project is still big. One of key components of effective Project Management is information system for it implementation. This article will cover cloud solutions for Project Management and its application in small business.

Keywords: Changepoint, Clarizen, Innotas, SaaS


Рубрика: 08.00.00 ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Краснов В.М. Преимущества и инструменты облачного управления ИТ-проектами для малого бизнеса // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 6 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/06/55205 (дата обращения: 25.11.2016).

Научный руководитель: к.т.н., доцент Морозова Ольга Анатольевна

Supervisor: Ph. D. Morozova Olga Anatolevna

 

За последние годы эффективное проектное управление стало одним из компонентов успеха и высокой конкурентоспособности для компаний в области информационных технологий. При правильной организации оно позволяет снизить трудовые и финансовые издержки, повысить удовлетворенность клиентов за счет завершения их проектов в срок, увеличить продуктивность проектной команды, улучшить качество оценки при анализе трудоемкости задач и соответственно уменьшить риски проекта. Согласно исследованию компании PM Solutions, проведенному в 2014 году, использование проектного управления позволило сократить долю неудавшихся проектов на 27% и увеличить число проектов, завершившихся в рамках бюджета, на 28% [1].

С другой стороны, исследование PricewaterhouseCoopers, рассмотревшее 10,640 проектов от 200 компаний, пришло к выводу, что только 2.5% компаний успешно завершают все свои проекты. Более того, согласно изданию Harvard Business Review, изучившему 1.471 ИТ-проект, среднее превышение по финансовым и временным рамкам составляет 27%, а один из шести проектов превышает бюджет на 200% и занимает на 70% больше времени [2].

Таким образом, можно говорить, что проектное управление – сложный процесс, включающий в себя много рисков и зависящий от многих факторов. Один из них – выбор системы для управления проектами на этапе организации проектного менеджмента в компании. Целью данной статьи является рассмотрение преимуществ облачных систем управления проектами для небольших ИТ-компаний, а также сравнение нескольких из них. В результате ожидается получение одной или нескольких наиболее подходящих под возможности п потребности малого бизнеса. В качестве ограничивающих факторов будем считать, что компанию, которая будет пользоваться решением ПМ, характеризуется наличием гибкого графика, возможности работать удаленно, придерживается разработки по гибкой методологии, а клиенты и сотрудники находятся в разных часовых поясах.

Хорошо подготовленные и обученные проектные менеджеры, грамотно построенные процессы управления проектами и оптимально подобранные инструменты для поддержки этих процессов являются компонентами эффективного проектного управления. Именно последний компонент – продукты для проектного менеджмента – интересно рассмотреть ввиду появления новых бизнес-моделей продажи и распространения программных продуктов.

Привычным и основным (до недавнего времени) способом доставки программного обеспечения является продажа дистрибутива продукта на физическом носителе или по электронным каналам связи. Если говорить о бизнесе, то приобретение подобного продукта, а в особенности требующих развертывания сервера, влечет за собой необходимость в обеспечении соответствующей аппаратной части и привлечении ИТ-специалистов для установки и настройки продукта, а также поддержки бесперебойного функционирования сетей и серверов. Это приводит к дополнительным финансовым издержкам, что является недостатком данной бизнес-модели распространения программного обеспечения.

Широкое распространение высокоскоростного подключения, как стационарного, так и мобильного, к сети Интернет, повсеместное использование переносных устройств (смартфонов и ноутбуков), а также новые инструменты веб-разработки привели к появлению новой бизнес-модели – SaaS (software as a service), программное обеспечение как услуга. Продукты, распространяемые по этой модели, представляют собой веб-приложения, размещенные на серверах поставщика, управляются централизованно, доступ к ним предоставляется на основе подписки [3]. В данном случае пользователю достаточно иметь выход в Интернет. Благодаря вынесению вычислительных мощностей за рамки инфраструктуры пользователей, данную модель называют облаком. Итак, какие же преимущества предоставляют системы облачного управления проектами?

Во-первых, низкая стоимость. Об этом уже было сказано выше: покупка дистрибутива системы требует затрат на разворачивание продукта в информационной системе предприятия. Для использования облачных продуктов для управления проектами достаточно выхода в интернет и установленного клиента (зачастую достаточно веб-браузера). В то же время, облачные продукты предоставляют периодические подписки по ценам ниже, чем полная лицензия дистрибутивных продуктов. Это преимущество позволяет небольшим компаниям и командам получить доступ к продуктам проектного менеджмента, которые иначе были бы им недоступны из-за финансовых ограничений. Более того, многие облачные продукты имеют возможности улучшения плана подписки в случае роста проектной команды. Согласно исследованию, проведенному в 2014 году, 82% опрошенных компании сообщили о сокращении расходов после перехода на облачные системы [4].

Второе преимущество тоже уже упоминалось – простота установки, начала работы и эксплуатации системы. Многим облачным системам достаточно установленного браузера. Более того, процесс обучения новых сотрудников облегчается, когда вместо установки и настройки клиента программного продукта достаточно выдать им данные для входа в систему. Помимо этого, нет необходимости беспокоиться о совместимости системы проектного управления с другими компонентами, например, операционной системой.

Следующее преимущество облачных систем проектного управления основано на удаленности системы для конечных пользователей и доступности через Интернет. Это приводит к доступности продукта с любого устройства с современным браузером из любой точки, подключенной к всемирной паутине. Этот плюс важен при организации удаленной работы или командировок. Удаленная работа является частым явлением в последнее время, особенно в ИТ, где обычно требуются лишь компьютер и выход в Интернет для начала работы.

И наконец, взаимодействие пользователей и целостность данных. Облачные системы управления проектами обычно позиционируется в качестве единой экосистемы для всех данных проекта – от трудовых и материальных ресурсов до текущих задач, от переписки по поводу только что найденных ошибок до бюджетной отчетности. Функциональные особенности могут сильно отличаться у разных облачных систем, поэтому сейчас мы взглянем на некоторые из них.

Несмотря на относительную новизну облачного направления, на рынке SaaS-продуктов проектного управления представлен широкий ассортимент решений. Для анализа систем были разработаны следующие критерии выбора:

  • Система должна быть использоваться не только ее разработчиками;
  • Система должна быть популярна (определяется на основе блогов, форумов, других исследований);
  •  Информация о системе должна быть в открытом доступе;
  • Система должна обладать следующими функциями:
  • Поддержка взаимодействия пользователей;
  • Наличие системы отслеживания задач;
  • Возможности планирования;
  • Управление портфелями проектов;
  • Управление ресурсами;
  • Управление документами;
  • Управление рабочими потоками;
  • Аналитика и создание отчетов.
  • Управление бюджетом;

Результатом отбора продуктов, соответствующих этим критериям, стал список из более 40 продуктов, сравнение которых невозможно в рамках данной статьи. Поэтому было принято решение обратиться к магическому квадрату Гартнера за 2015 год и выбрать те продукты, которые относятся к категории лидеров. Таким образом, были список сократился до трех систем облачного управления проектами:

  • Changepoint;
  • Clarizen;
  • Innotas.

Рассмотрим функциональные возможности каждой из них.

Один из основных поставщиков на рынке продуктов портфельного управления – Changepoint – в августе 2014 года приобрел Daptiv Solutions, разработчика облачных систем проектного менеджмента, что позволило соединить годы разработки, репутацию и технологии облачного программного обеспечения под именем одного производителя. Облачный продукт для управления портфелями или проектами называется Daptiv, и он отлично подходит как хорошо формализованного менеджмента, так и менее организованных процессов, которые часто встречаются во внутренних ИТ-департаментах. Продукт обладает функциями как проектного и портфельного управления, так и менеджмента ресурсов, контроля финансов, системы взаимодействия команды, отчетности по ключевым показателям и коннекторов для работы с продуктами других поставщиков.

Несмотря на эти сильные стороны, продукт часто упрекают в недостаточно интуитивном интерфейсе – зачастую новым пользователям приходится долго разбираться. Помимо этого, в данный момент Daptiv не предоставляет графического инструмента моделирования потока работ для того, чтобы пользователи могли спроектировать процессы, использующиеся в их организации.

Следующим лидером облачного рынка PPM является компания Clarizen, разработчик одноименного продукта. К основным особенностям данной системы относятся:

  • Управление проектами. Система представляет собой единую экосистему, в которой находится все, имеющее отношения к проектам. Рядовые разработчики получают доступ к своим задачам, в то время как менеджер проекта может в реальном времени отслеживать занятость своей команды, положение проекта с точки зрения намеченного плана и бюджетные прогнозы.
  • Планирование. Clarizen позволяет с легкостью определять наиболее подходящего сотрудника для той или иной задачи с учетом профессиональных навыков, стоимости труда, текущей загруженности и предстоящих праздников. Присутствует возможность планирования и материальных ресурсов, например, серверов.
  • Взаимодействие и управление контентом. Пользователи системы могут загружать файлы, добавлять заметки, и общаться, размещая всю релевантную информацию в одном месте, привязанном к конкретному проекту.
  • Управление ресурсами. Возможность симуляции загрузки ресурсов вместе с личными календарями дают представление о текущей загрузке проектной команды. Продукт позволяет группировать ресурсы на основе навыков, названия должностей или каких-либо других критериях. Для пользователей, которым не нужен полный доступ к Clarizen, но которые должны добавлять задачи, есть функция их отправки в систему по электронной почте.
  • Управление задачами. По мере роста проекта возникает необходимость ведения журнала задач, проблем, ошибок. Clarizen позволяет их хранить и обрабатывать – определять приоритет и выполнять с максимальной эффективностью, возвращая результат выполнения инициатору задачи.
  • Отслеживание бюджета. Внутри этого продукта проектные команды могут определять, управлять и отслеживать бюджет и платежные ставки. Возможность полной настройки позволяет определять для всего проекта почасовые ставки для конкретных ролей, пользователей или ресурсов. Пользователи могут просматривать насколько бюджетные прогнозы соотносятся с текущими затратами проекта, позволяя с легкостью анализировать проект с финансовой точки зрения.
  • Полная настройка. Clarizen поддерживает настройку для нестандартных полей и бизнес-логики, отвечая запросам самых разных отраслей бизнеса.

С точки зрения стоимости, продукт компании Clarizen считается относительно дешевым в сравнении с конкурентами [5]. В то же время, данная система, так же, как и продукт компании Changepoint, не позволяет моделировать собственные рабочие потоки. Помимо этого, отсутствует интеграция с SharePoint, хотя эта функция уже запланирована к реализации [5].

Последним рассмотренным SaaS-продуктом проектного управления является система Innotas, тоже названная в честь компании-разработчика. Его отличительная черта по сравнению с ранее рассмотренными конкурентами – наличие графических инструментов моделирования рабочих потоков, что позволяет настраивать продукт под процессы, принятые в компании. Помимо этого, к сильным сторонам данного продукта относится высокий уровень интеграции, в особенности с Atlassian Jira и Microsoft Team Foundation Server, а также поддержка соглашений об уровне услуг (SLA). Более того, Innotas предоставляет мощные инструменты аналитики, предназначенных для поддержки принятия решений, а также возможности анализа, разработанных для помощи проектным офисам в приоритезации на основе метрик ценности.

В то же время, к недостаткам SaaS-продукта Innotas относят невысокий уровень пользовательской документации по некоторым вопросам, особенно по начальной настройке, возможно, разработчики могли бы включить видео материалы в справочник по системе.

Кроме этого, несмотря на возможность обмена информацией на любом языке, Innotas предоставляет интерфейс своего продукта лишь на английском языке, и локализации для других стран пока что не предусмотрено.

После рассмотрения возможностей выбранных ранее решений, необходимо определить наиболее подходящие продукты для внедрения в компании малого бизнеса. В таблице 1 приведено сравнение трех систем, описанных ранее.

Таблица 1 – Сравнение облачных решений ПМ

Критерий

Продукт

Changepoint Clarizen Innotas
Функционал +: наличие сертификатов безопасности ISO 27001 и SAS70;

+: широкие возможности настройки;

+: наличие шаблонов продукта под нужды бизнеса;

-: отсутствие возможности построения модели рабочих потоков;

+: построение диаграмм Ганта;

+: подключение дополнительных приложений из Clarizen Apps Marketplace;

+: возможность отслеживания времени, затраченного на выполнение задачи;

-: отсутствие возможности построения модели рабочих потоков;

-отсутствие с интеграции SharePoint;

+: наличие возможности построения модели рабочих потоков;

+: мощные инструменты аналитики для поддержки принятия решения;

+: поддержка интеграции с Atlassian Jira и MS TFS;

+: планирование «Что если»;

+: построение диаграмм Ганта;

-: недостаточно полная и понятная документация пользователя;

Интерфейс +: доступно несколько языков интерфейса (нет русского языка);

-: недостаточно интуитивно понятный интерфейс;

+: наличие большого количества локализаций (включая русский язык);

+: интуитивно понятный интерфейс;

+: наличие мобильного приложения для Android и iOS;

-: доступен только английский язык в качестве языка интерфейса;
Стоимость подписки Наличие пробного периода

От $29/месяц за пользователя

Наличие пробного периода

От $30/месяц за пользователя

Пробный период отсутствует

От $45/месяц за пользователя

Как можно видеть, продукт компании Clarizen предоставляет ряд уникальных возможностей: отслеживание времени (Time Tracking) – необходимая вещь для компаний малого бизнеса, которые часто ведут расчёты с клиентами, исходя из почасовой оплаты, мобильное приложение – необходимая вещь для облачных продуктов, веб-версии которых часто отображаются некорректно на смартфонах, а также наличия русского языка. Несмотря на это, цена решения находится практически в минимальном ценовом диапазоне, а наличие пробного периода позволяет ознакомиться с продуктом и принять решение об оформлении подписки. Таким образом, можно сказать, что Clarizen – наиболее эффективное решение для компаний малого бизнеса или небольших проектных команд.

Выбор системы управления ИТ-проектами – одно из ключевых решений в жизни компании. В условиях быстро меняющихся технологий необходимо постоянно следить за тенденциями рынка. Мы рассмотрели облачное направление дистрибуции информационных систем и продукты проектного менеджмента, использующих данный подход.


Библиографический список
  1. State of PMO // PM Solutions, 2014. URL: http://www.pmsolutions.com/reports/State_of_the_PMO_2014_Research_Report_FINAL.pdf (дата обращения: 10.06.2015).
  2. Benoit Hardy-Vallee. The Cost of Bad Project Management // Gallup, 2012. URL: http://www.gallup.com/businessjournal/152429/cost-bad-project-management.aspx (дата обращения: 10.06.2015).
  3. Ziff Davis. Definition of:SaaS // PC Magazine Encyclopedia, 2014. URL: http://www.pcmag.com/encyclopedia/term/56112/saas (дата обращения: 10.06.2015).
  4. Jack Woods. Twenty cloud computing statistics every CIO should know // CIOAngle, 2014. URL: http://siliconangle.com/blog/2014/01/27/20-cloud-computing-statistics-tc0114/ (дата обращения: 10.06.2015).
  5. Daniel B. Stang, Robert A. Handler, Teresa Jones. Magic Quadrant for Cloud-Based IT Project and Portfolio Management Services, Worldwide // Gartner, 2015. URL:https://www.gartner.com/doc/2743517/magic-quadrant-cloudbased-it-project (дата обращения: 10.06.2015).
  6. Clarizen Cloud-based Software for Project Execution // Clarizen Inc, 2012. URL: https://www.clarizen.com/documents/datasheets/clarizen-key-benefits-of-using-clarizen-datasheet.pdf (дата обращения: 10.06.2015).
  7. Innotas | PM Software – Ratings, Features, and Specs // Software Insider, 2015. URL: http://project-management.softwareinsider.com/l/145/Innotas (дата обращения: 10.06.2015).
  8. Project Portfolio Management Software by Daptiv // Daptiv, 2015. URL: http://www.daptiv.com/why-daptiv.htm (дата обращения: 10.06.2015).


Все статьи автора «Краснов Всеволод Михайлович»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться:
  • Регистрация