УДК 681.3

ИССЛЕДОВАНИЕ И РАЗРАБОТКА ОПТИМАЛЬНОГО АЛГОРИТМА ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ МАЛОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Габдулхакова Нелли Камильевна1, Абрамова Оксана Фёдоровна2, Свиридова Ольга Викторовна3
1Волжский политехнический институт (филиал) ФГБОУ ВПО "Волгоградский государственный технический университет", студентка
2Волжский политехнический институт (филиал) ФГБОУ ВПО "Волгоградский государственный технический университет", доцент
3Волжский политехнический институт (филиал) ФГБОУ ВПО "Волгоградский государственный технический университет", доцент, кандидат технических наук

Аннотация
Статья посвящена исследованию методов и разработке оптимального алгоритма функционирования системы электронного документооборота для малого предприятия. Проанализированы существующие системы электронного документооборота. Разработан обобщенный оптимизированный алгоритм, описывающий работу СЭД для малого предприятия.

Ключевые слова: малое предприятие, система электронного документооборота, СЭД


RESEARCH AND DEVELOPMENT OF OPTIMUM ALGORITHM OF FUNCTIONING OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM FOR SMALL ENTERPRISE

Gabdulhakova Nelly Kamil’evna1, Abramova Oksana Fedorovna2, Sviridova Olga Victorovna3
1Volzhskiy Polytechnical Institute, branch of the Volgograd State Technical University, student
2Volzhskiy Polytechnical Institute, branch of the Volgograd State Technical University, docent
3Volzhskiy Polytechnical Institute, branch of the Volgograd State Technical University, docent, PhD in technical sciences

Abstract
The article is devoted to research of methods and development of optimum algorithm of functioning of electronic document management system for small enterprise. Existing electronic document management systems are analyzed. The generalized optimized algorithm is developed for describing operation of EDMS for small enterprise.

Рубрика: 05.00.00 ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Габдулхакова Н.К., Абрамова О.Ф., Свиридова О.В. Исследование и разработка оптимального алгоритма функционирования системы электронного документооборота для малого предприятия // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 4. Ч. 1 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2014/04/32939 (дата обращения: 01.10.2017).

В настоящее время в малых предприятиях широко используются системы электронного документооборота (СЭД). Однако при проектировании таких систем достаточно часто возникают проблемы  в выборе метода проектирования, представлении системы в виде математической модели, определении основных функций системы, повышении эффективности и функциональности системы.

В результате анализа работ [7-14] и программных разработок [1-6], выявлены некоторые общие критерии, позволяющие повысить эффективность и результативность разработки, которые были взяты за основу при формировании алгоритма проектирования системы электронного документооборота для малого предприятия.

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ

На российском рынке представлено много различных систем электронного документооборота. Важным аспектом в составлении алгоритма проектирования СЭД и разработке программного продукта является определение основных функций разрабатываемой системы. Исходя из анализа работ [9-12]  выявлены такие требования к информационным системам электронного документооборота, как: расширяемость системы, хранение документов, расширенные возможности поиска документов по различным критериям, простой и понятный пользователю интерфейс.

Цель данной работы: повышение эффективности разрабатываемой программной системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели был произведен сравнительный обзор существующих на рынке систем электронного документооборота на предмет выявления их основных функций,  а также наиболее значимых недостатков; проанализированы известные методы проектирования СЭД; выбрана математическая модель для проектирования программной разработки и разработан алгоритм проектирования СЭД.

ИССЛЕДОВАНИЕ МЕТОДОВ И СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В исследовании рассмотрены такие методы, как:  объектно-ориентированный метод, структурный метод, системный метод, CASE-технологии. Данные методы наиболее часто применяются в проектировании автоматизированных информационных систем. Из рассмотренных методов  следует выделить CASE-технологии, так как CASE-средства охватывают обширную область многочисленных технологий проектирования информационных систем,  а графические средства моделирования позволяют в наглядном виде представить работу разрабатываемой системы.

Для выделений основных возможностей разрабатываемой системы произведен сравнительный анализ следующих систем электронного документооборота:  LanDocs, DIRECTUM, Дело, ГранДок, Босс-Референт, Eвфрат. Исходя из результатов сравнительного анализа, можно сказать, что все рассмотренные СЭД  позволяют совершать основные действия с документами, такие как поиск документов, изменение информации о документах, создание и удаление документов и тд. Из недостатков стоит отметить то, что не все системы предоставляют возможность вывода различных видов отчетов, а также  выполнения поиска документов по неполной входной информации. Также важно учесть то, что рассмотренные системы применяются в основном для крупных предприятий и пользовательский интерфейс каждой из систем достаточно сложен для понимания пользователю с низким уровнем подготовки. Следовательно, система электронного документооборота для малого предприятия должна обладать основными возможностями работы с документами, а пользовательский интерфейс должен быть простым и понятным для пользователя, любого уровня подготовки.

Опираясь на приведенное выше исследование СЭД, был сделан вывод,  что систему электронного документооборота можно представить в виде детерминированного конечного автомата:

D_{t}=(Q,Sigma ,delta ,q_{0},F)

Q - конечное множество состояний;

Sigma  – конечное множество входных символов;

delta  – функция переходов;

q_{0}  - множество начальных состояний;

F- множества допустимых состояний.

Тогда математическая модель разрабатываемой системы (в общем случае) может быть представлена в виде информационного потока:

X_{i}=X_{i1},X_{i2},X_{i3},X_{i4},X_{i5},X_{i6},X_{i7},X_{i8},X_{i9},X_{i10}

X_{i} -  начальное состояние (вход в систему);

X_{i1}  - состояние №1 (ввод данных);

X_{i2}  – результат №1(вывод результатов по введенным данным);

X_{i3} - состояние №2 (просмотр информации о документе);

X_{i4} - результат №2 (вывод информации о документе);

X_{i5} - состояние №3 (удаление, изменение, создание);

X_{i6} - результат №3 (сохранение изменений);

X_{i7} - состояние №4 (просмотр исполнителей, отправителей документа);

X_{i8} - результат №4 (вывод информации);

X_{i9} - состояние №5 (создание отчета);

X_{i10}  - результат №5 (вывод отчета).

Данная математическая модель легла в основу алгоритма моделируемой СЭД для малого предприятия. Помимо этого, были учтены такие факты, как:

  • все данные  системы хранятся в базе данных;
  • входными  данными для системы являются те, которые получены в процессе работы с документами или с отчетами;
  • авторизация пользователя происходит по заданному логину и паролю.

Модель базы данных системы электронного документооборота для малого предприятия можно представить в виде IDEF1X-модели (рис. 1).

Рисунок 1 Модель базы данных (IDEF1X)

Рисунок 1 Модель базы данных (IDEF1X)

Данная модель содержит следующие  сущности:

  1. DOCUMENT – содержит информацию о документе: ID документа, наименование документа, дата регистрации, тип документа, краткое описание документа, вид документа, исполнитель документа и отправитель документа;
  2. DOCUMENT_VID – информация о виде документа;
  3. DOCUMENT_SOTRUDNIKI – исполнители документов;
  4. DOCUMENT_LISP – список всех исполнителей ;
  5. DOCUMENT_OTP – отправители документа.

Схема базы данных СЭД представлена на рис. 2.

Рисунок 2 Схема базы данных

Рисунок 2 Схема базы данных

Последовательность действий в системе можно представить в виде следующего обобщенного алгоритма (рис. 3):

1)      авторизация пользователя;

2)      аутентификация пользователя;

3)      вход в систему;

4)      ввод/выбор данных;

5)      работа с документами (поиск, просмотр информации, изменение данных, удаление, сохранение);

6)      работа с отчетами  (формирование отчетов);

Рисунок 3 Диаграмма активности общей работы системы

Рисунок 3 Диаграмма активности общей работы системы

Работа с документами включает в себя непосредственно поиск документов, как по полной введенной информации, так и по неполной, поиск по дате регистрации документа, просмотр и изменение информации о документе, создание и удаление документов. Алгоритм процесса работы с документами представлен на рис.4.

Рисунок 4 Диаграмма активности работы с документами

Рисунок 4 Диаграмма активности работы с документами

На современном этапе развития бизнеса в России малые предприятия составляют достаточно внушительную часть из всех существующих фирм. Не смотря на то, что существует некоторое количество типовых СЭД, довольно часто эти системы не подходят по каким-либо критериям  к конкретному предприятию. И тогда сотрудникам фирмы приходится заниматься разработкой системы документооборота самостоятельно, учитывая конкретику и реальную структуру. Разработанный алгоритм позволяет спроектировать достаточно простую и функциональную систему электронного документооборота для типового малого предприятия. А так же позволяет скорректировать проект под конкретные нужды фирмы. Такая СЭД обладает одним важным достоинством: возможностью поиска документа по неполному списку входных данных, что значительно снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с ней неподготовленного пользователя. При этом система позволяет выполнять все основные действия с документами, а так же формирует достаточное количество различных отчетов, предоставляя пользователю выбор их конечного представления.

Модель алгоритма работы системы электронного документооборота представлена с использованием case-средств, а именно путем формирования диаграмм активности работы системы, что значительно повышает понимание предложенной разработки, как профессионалами, так и пользователями с низким уровнем подготовки.


Библиографический список
  1. ЕВФРАТhttp://www.evfrat.ru/
  2. ДЕЛОhttp://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
  3. БОСС-Референтhttp://www.boss-referent.ru
  4. LanDocs –  http://landocs.ru/system/
  5. DIRECTUM – http://www.directum.ru/
  6. ГранДок – http://www.grandoc.ru/system
  7. Свиридова О.В. Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на транспортном предприятии / Свиридова О.В. // Современные наукоёмкие технологии. -2012.-№9.-С.88. [Электронный ресурс]. URL: http://www.rae.ru/snt/?section=content&op=show_article&article_id=10000168
  8. Свиридова О.В. Программная реализация математической модели документооборота в редакции газеты / Свиридова О.В. // Современная техника и технологии. – Октябрь 2013. – № 10 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2013/10/2358
  9. Обзор систем электронного документооборотаhttp://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
  10. Функции СЭД - http://ecm.korusconsulting.ru/tasks/
  11. Граничин О.Н., Кияев В.И. Информационные технологии в управлении. Учебное пособие, 2-е издание .-СПб.: ВВМ, -2012.-С.354.
  12. Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота. 2013. С.83-85
  13. Абрамова О.Ф. CASE-технологии: изучать или исключить? / Абрамова О.Ф. // Alma mater (Вестник высшей школы). – 2012. – № 9. – C. 109-110
  14. Современные CASE-технологии – http://citforum.ru/database/kbd97/4.shtml


Все статьи автора «Nelly337»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: