Необходимость обучения будущих специалистов в области управления информационным технологиям отмечают многие исследователи. Вопросами внедрения информационных технологий в процесс обучения студентов вуза занимались И.Д. Белоусова [1-6], Р.И. Баженов [7-11], И.Н. Мовчан выделила инновационные подходы в преподавании информационных технологий в вузе [12-17], проблемами формирования образовательной информационной среды подготовки ИТ-специалистов занималась М.В. Махмутова [18, 19]. Вопросами информационного менеджмента как одной из концепций управления занималась И.Д. Белоусова [20-23].

В современных условиях информация превратилась в один из наиболее важных ресурсов предприятия. От качества информации, которой владеет предприятие, от эффективного использования информации в основном зависит эффективность и жизнеспособность самого предприятия.

Особое значение приобретает эффективность внутри предприятия, четкое функционирование бизнес-процессов предприятия. При этом роль информации, сопровождающей все материальные и нематериальные процессы внутри предприятия, значительно возрастает, предъявляя все более жесткие требования к ее характеристикам – качественным и количественным.

Для конкурентоспособности предприятия особое значение имеет информация как стратегический ресурс, процессы организации и управление информацией.

В настоящий момент за словосочетанием «информационный менеджмент» не стоит одна определенная предметная область. Этот термин обозначает самый широкий спектр предметных областей деятельности человека: начиная с  технического обслуживания информационных систем и заканчивая стратегическим планированием на предприятиях. Сегодня определение информационного менеджмента в различных источниках трактуется условно через следующие понятия: информационного обеспечения в широком смысле; информационных ресурсов; информационных услуг и предпринимательства; информационных систем, их технической поддержки и управления ими; организации научно-информационной деятельности; обработки и анализа информации; офис-менеджмента; организации коммуникаций; стратегического планирования и менеджмента [24].

Для понимания информационного менеджмента можно ограничиться следующими значениями:

• управление самой информацией, информационными потоками и ресурсами, т.е. автоматизированные технологии обработки информации в разных предметных областях;
• управление с помощью информации, т.е. управленческие технологии.

Для понимания сущности информационного менеджмента нам необходимо принять во внимание следующие положения:

1. Информация это комплексная общенаучная категория, т.е. информация это средство делового общения; информация это средство донести до общества сведения о предприятии; информация это источник знаний о внешнем мире; информация это товар.
2. Информационный менеджмент осуществляется в рамках одного предприятия.
3. Информация это самостоятельный фактор производства, который лежит в основе процессов принятия управленческих решений.
4. Информационный менеджмент имеет отношение не только к информации, но и к информационной деятельности предприятия.

Цель информационного менеджмента обеспечить эффективное развитие предприятия посредством регулирования различных видов его информационной деятельности.

Информационный менеджмент как процесс – совокупность управленческих действий по созданию и использованию информации в интересах предприятия, которые обеспечат достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» – информационных систем, в продукцию на «выходе» – информационные сервисы [25].

Общий менеджмент как отдельная наука и как часть науки об управлении занимается изучением законов и закономерностей управления социально-экономических процессов, принципов, методов и функций управления. Его объектами являются люди, с их деятельностью и многообразными отношениями, возникающими между людьми в процессе труда и управления. Предметной областью общего менеджмента являются: экономические механизмы, организационные структуры, маркетинг, информация, корпоративная культура и другие составные части системы управления. Для оптимизации менеджмента организации необходимо совершенствовать как каждую его предметную область в отдельности, так и все вместе, в системе.

Предметом информационного менеджмента являются процессы создания, эксплуатации и развития информационных систем предприятия.

Основными направлениями информационного менеджмента являются:

• управление информационными системами на всех этапах их жизненного цикла;
• стратегическое развитие информационных систем;
• маркетинг информационных систем.

Концепция информационного менеджмента объединяет в себе следующие подходы:

• экономический, рассматривает вопросы привлечения новой документарной информации, исходя из соображений полезности и финансовых затрат;
• аналитический, основан на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;
• организационный, рассматривает информационные технологии и их влияние на организационные аспекты;
• системный, рассматривает обработку информации на основе целостного, системно ориентированного, всеохватывающего процесса обработки информации на предприятии и уделяет особое внимание оптимизации коммуникационных каналов, информации, материальных средств и других затрат, методов работы.

Главная задача информационного менеджмента это информационная поддержка основной деятельности предприятия.

Информационные технологии сегодня можно рассматривать как неотъемлемый компонент управленческих технологий. Информационный менеджмент – является технологией, отдельными компонентами которой являются документарной информация, персонал предприятия, технические и программные средства обеспечения информационных процессов, а также нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов. Под управлением подразумевают не только принятие решения, но и весь комплекс управленческих действий. Информационный менеджмент касается всех функций управления современного предприятия. Информационный менеджмент превращается в основную базовую технологию организации управленческой деятельности во всех сферах деятельности информационного общества.

В современном мире количество информации, с которой человеку приходится сталкиваться каждый день достигло небывалых размеров. Все труднее становится найти релевантную информацию для реализации своих задач и целей. Несмотря на ряд инструментов организации, управления и обработки личной информации доступных сегодня, значительное количество информации остается недокументированной, необработанной или просто утерянной. Как правило к такой информации относятся различные записи на бумаги для заметок, уголках бумаги, цифровые текстовые файлы с заметками. К подобному виду информации также могут относиться как идей и мысли, так и обычные заметки с номерами телефонов, логинами, важными датами и даже поэзией. Все эти обрывки информации очень часто бывают утеряны или не найдены в нужный момент времени для осуществления каких-либо действий. Это связано с проблемой документирования личной информации.

В данной статье изложены основные заключения, полученные в процесс исследовании природы обрывков информации для ответа на следующие вопросы: почему так часто они минуют специализированные системы по управлению личной информацией и остаются в виде разрозненных записей в текстовых файлах или на бумаге и как это связано с ограничениями инструментов по управлению личной информацией. Также в статье будут представлены практические рекомендации по улучшению инструментов управления личной информацией.

Информационные обрывки – определение термина

Информационные обрывки – это элемент информации, который не обработан ни одним инструментом по управлению персональной информацией (ПИМ – персональный информационный менеджер), разработанным для обработки данного типа данных. Данное определение предполагает, что информационные обрывки могут включать такие элементы, как адресную информацию не в адресной книге, электронные сообщения не в клиенте электронной почты или списки дел не в персональном планировщике. Также сюда относятся информационные элементы для которых не существует специализированного инструмента для обработки, либо они хранятся и обрабатываются в инструментах общего назначения. К средствам общего назначения для хранения и обработки информации относятся: блокноты, текстовые редакторы, табличные редакторы и другие инструменты, предназначенные для захвата различного рода информации личной направленности.

Информационные обрывки тесно связаны с понятием документирование. В общем смысле под документированием подразумевается процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт [1] определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Исходя из данного определения можно заключить, что информационные обрывки – это недокументированный элемент информации личного рода. Документирование может осуществляться в разной форме на материальные носители информации. Также следует ввести термин документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Для иллюстрации представлено несколько примеров информационных обрывков:

• Примечание о том, как сделать звонок за границу сохраненный в виде текстового файла в папке “Разное”
• Фотография доски для обсуждений на рабочем столе компьютера
• Информация о встрече, записанная в бумажном блокноте общего назначения
• Серийный номер для приложения, сохраненный в электронной почте
• Номера телефонов, записанные на клочках бумаги
• Кулинарные рецепты, хранящиеся в текстовых файлах, расположенных на рабочем столе
• Копия академической справки, сохраненная в текстовом файле
• Спонтанно возникшие мысли и идеи, записанные на то, что первое попало под руку.

Информационные обрывки являются личными информационными элементами, которые застряли в «трещине» между нашими ПИМ инструментами.

Существование информационных обрывков служит доказательством несовершенства современных ПИМ инструментов представленных на рынке. В результате человеку, который ведет активную умственную работу приходится использовать инструменты, которые предназначены для других типов информации.

Классификация инструментов по управлению личными данными

Как говорилось ранее, для многих типов информационных обрывков существуют специализированные инструменты для хранения и обработки информации. Ниже приведен список основных таких инструментов:

• Приложения для записи заметок. Используются для хранения произвольной информации, как в текстовом, так и в графическом виде. Как правило имеют систему тегирования и категоризация заметок.
• Менеджеры задач и списков действий. Используются для планирования и составления списка дел на день.
• Приложения для хранения паролей и прочих конфиденциальных данных. Отдельный класс приложений, имеют повышенное внимание к безопасности и сохранности данных.
• Приложения для хранения контактной информации.
• Почтовые клиенты.

Стоит отметить, что существуют приложения выполняющие несколько функций сразу.

Но к сожалению на данный момент не существует ПИМ инструментов для управления многими типами данных. Пользователем приходится придумывать как сохранить тот или иной тип информации, использую существующие инструменты, заточенные под хранение других типов данных. Исходя из этого можно выделить следующие проблемы:

• Большое количество типов данных – отсутствие необходимых инструментов для обработки
• Трудность записи информации в нужной форме
• Сложность структурирования для осуществления доступа к данным

Обобщенные роли информационных обрывков и их жизненный цикл

На основании проведенного исследования [2] учеными из Массачусетского института технологий и Университета Саутгемптона, в котором было опрошено 30 человек из пяти разных организаций, занимающихся умственной работой с целью выявления наиболее распространённых инструментов PIM, а также определения роли информационных обрывков в умственной деятельности, были консолидированы следующие роли информационных обрывков в личной информационной практике:

• Временное хранилище: обрывки создаются с короткой продолжительностью жизни и используются как временная память до тех пор, пока полезность хранящейся информации не утратит свою актуальность
• Когнитивная поддержка: мозговые штурмы и другие случаи разрешения каких-либо вопросов на бумаге
• Архивирование: предназначено для удержания важной информации надежно и на долгие периоды времени. Например, пароли веб-сайта или описание того, как в выполнить какую-либо сложную повторяющуюся задачу.
• Напоминание: любые заметки для будущих действий
• Необычные виды информации: любые информационные обрывки для которых не существует специализированных инструментов обработки.

Жизненный цикл информационных обрывков состоит из следующих этапов:

• Запись или захват – процесс перевода мысли в физический или цифровой обрывок информации.
• Перевод (опционально) обрывка информации из одной формы в другую. Например, с бумаги на цифровой носитель или из рисунка в простой текст.
• Организация – помещение в специализированную структуру данных для последующего использования. Структура определяется инструментом по управлению личной информацией.
• Повторное использование. Подразумевает возможность нахождения требуемой информации и ее применение.
• Архивация или удаление. При утрате актуальности, происходит архивация или удаление.

Требования к современным ПИМ инструментам

В результате проведённых исследований и изучения работ других исследователей был выдвинут следующий список требования для ПИМ инструментов будущего:

• Быстрая запись личных данных с минимальным временем и усилием. Иными словами быстрый захват информации. Например, если рассматривать компьютерное приложение идеальным будет возможность захватить какие-либо данные, например, цитату с веб-страницы по нажатию горячей клавиши.
• Гибкая структура хранения и представления информации. Данное требование подразумевает возможность самостоятельной настройки приложения с целью обработки необычных типов данных. Например, в менеджере паролей с помощью настраиваемых полей возможно обеспечить удобное хранение конфиденциальной информации по банковским картам. Если рассматривать приложения для ведения заметок, то тут необходима реализация теговой системы с возможностью ведения категорий. Это позволит пользователю создавать гибкие структуры данных и хранить в одном приложения как личные мысли, так и сборник кулинарных рецептов.
• Быстрый доступ к нужной информации. В первую очередь под этим подразумевается наличие поиска как по словам, так и по другим параметрам, таким как дата, тег или поисковый шаблон. Для максимального удобства можно ввести возможность использования сохраненный запросов – наиболее частых запросов пользователя.
• Мобильность и доступность. Возможность работы с информацией с мобильных устройств как телефонов так и планшетов. Также сюда необходимо отнести возможность облачного хранения данных. Такая возможность позволит пользователем работать с информацией где угодно, делать меньше заметок на кусочках бумаги. А также получать доступ к своей информации из любой точки мира по сети интернет.

Заключение

В этой статье был рассмотрен феномен информационных обрывков, которые не нашли свое место в наших текущих инструментах по управлению личными данными. Обрывки информации широко распространены. Они могут быть представлены как в физической, так и в цифровой форме и разбросаны по различным частям информационной среды. В ходе исследования была проведена типизация информационных обрывков, рассмотрен набор обобщённых ролей обрывков информации, выделен жизненный цикл информационных обрывков, проанализирован большой массив информации с целью выяснения содержания и структуры обрывков. В итоговой части были даны практические рекомендации для реализации более совершенных инструментов для обработки личных данных.

В заключении хочется отметить, что будущее управления личной информацией лежит в поиске и реализации гибкого подхода, который охватывает как традиционную информацию, так и уникальные типы данных.