Для удобства работы специалистов организации необходимо эффективно управлять бизнес-процессами. Управление бизнес-процессами происходит за счет внедрения специальной системы, которая реализует процессный подход к управлению. Благодаря такой системе намного упростятся различные  процессы подготовки и обработки документов, а также уменьшится количество ошибок. Система будет подсказывать следующие действия и сигнализировать критические ситуации.

Для начала разберем основные понятия, связанные с управлением бизнес-процессов.

Бизнес-процесс – «частично установленный набор видов деятельности предприятия, который может быть выполнен для достижения определённого желаемого конечного результата во исполнение данной цели предприятия или части предприятия» [1, с. 6].

Бизнес-процессы разделяют на основные, обеспечивающие, процессы управления и процессы развития.

Основные бизнес-процессы – процессы, генерирующие доходы организации, к ним относятся ориентированные на производство процессы, обеспечивающие получение дохода.

Обеспечивающие бизнес-процессы – процессы, которые поддерживают инфраструктуру организации, они ориентированы на поддержку всех остальных бизнес-процессов.

Бизнес-процессы управления – процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне каждого бизнес-процесса и организации в целом.

Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования производства, процессы развития технологий, процессы модификации оборудования, в том числе и  инновационные процессы [2].

Управление бизнес-процессами – это систематический подход к управлению, направленный на улучшение деятельности организации и ее процессов [2].

Данный подход дает возможность организации определить свои процессы, организовать их выполнение, повысить качество результатов процессов и порядка исполнения.

Процессный подход к организации управления предприятием является наиболее перспективным, т.к. открывает широкие возможности для моделирования и визуализации бизнес-процессов. В соответствии с процессным подходом деятельность организации представляется в виде множества бизнес-процессов или административных регламентов. В данной статье мы будем рассматривать бизнес-процесс и административный регламент как синонимы.

Основанные на процессном подходе информационные системы получили название системы управления бизнес-процессами и административными регламентами (СУБПиАР).

Важной характеристикой таких систем является возможность быстрой разработки и изменения бизнес-процессов организации без обновления специализированного кода [3].

Внедрение СУБПиАР приведет к появлению единого для всех сотрудников языка описания бизнес-процессов, основанного на графических диаграммах [3].

Типовая СУБПиАР должна обеспечивать ряд функций:

-         реализацию клиент-серверной модели выполнения процессов;

-         тесную интеграцию программного обеспечения и документальных материалов на основе создания единой документно-ориентированной базы данных;

-         ведение автоматизированного документооборота;

-         графическое представление и редактирование организационной структуры вуза и реализуемых процессов;

-         накопление статистической информации и формирование итоговых отчетов по каждому процессу, каждой задаче в рамках процесса и по каждому исполнителю в рамках задачи [4, 5 и др.].

Всем указанным требованиям соответствует система RunaWFE, разработанная в России консалтинговой группой «Руна» с использованием  графического языка моделирования бизнес-процессов – Business Process Management Notation (BPMN) [6].

RunaWFE – это свободная система управления бизнес-процессами и административными регламентами с открытым кодом, которая предоставляет следующие возможности:

-     работа с определениями и экземплярами бизнес-процессов;

-     работа со списками заданий;

-     визуализация форм;

-     работа с системой через web-интерфейс;

-     предоставление возможности работы с системой приложениям специального вида (ботам);

-     авторизация и аутентификация пользователей [4].

А также RunaWFE имеет следующие возможности графического редактора:

-     редактирование графа бизнес-процесса;

-     создание и редактирование графических форм заданий;

-     создание и назначение ролей, переменных [4].

При помощи графического редактора бизнес-процессов можно разрабатывать бизнес-процессы с использованием графических элементов моделирования и экспортировать их на сервер.

При помощи клиента-оповещателя о поступивших заданиях пользователь может получать оповещения о поступивших заданиях.

При помощи симулятора бизнес-процессов можно тестировать разработанные бизнес-процессы, не загружая их в промышленную систему.

Система RunaWFE была внедрена во многие организации, такие как: Компания ALT Linux, Филиал ФГУП «НПЦ АП» ‒ «Сосенский приборостроительный завод, ЗАО «ЦЕНТР» и др. [6].

В компанию ALT Linux была внедрена система RunaWFE в октябре 2013 года и на основе системы компания выполнила несколько пилотных проектов. В филиал ФГУП «НПЦ АП» ‒ «Сосенский приборостроительный завод» в ноябре 2011 года была внедрена система RunaWFE для сокращения времени обработки и составления документов и для уменьшения затрат на бумажные носители. ЗАО «ЦЕНТР» стали использовать продукты системы RunaWFE с 2014 года для автоматизации деятельности государственных организаций республики Татарстан.

Выделим основные преимущества и недостатки системы RunaWFE. Преимущества:

-     наличие большого количества функциональных возможностей;

-     русскоязычный интерфейс системы;

-     не требует высоких системных требований для компьютеров;

-     качественная работа технической поддержки.

Недостатки:

-     сложная настройка системы;

-     переход на более новую версию часто сопровождается ошибками.

В соответствии с перечисленными преимуществами и недостатками, было принято решение использовать в управлении бизнес-процессов организации систему RunaWFE, потому что ее функциональные возможности реализовывают необходимые требования при управлении бизнес-процессами любой организации. Данная система является русскоязычной под свободной лицензией LGPL, не требует высоких системных ресурсов от компьютера. Таким образом, все вышеизложенные факторы прямым образом повлияли на выбор данной системы.