Одной из важных составляющих совершенствования образовательного процесса вуза является оптимизация процессов управления документооборотом, позволяющая уменьшить нагрузку на преподавателей путем уменьшения объема создаваемых документов и сокращения времени поиска необходимых документов для реализации основной деятельности каждого из сотрудников.

На сегодняшний день автоматизация документооборота также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее использование посторонними людьми, может нарушить авторские права сотрудников вуза. Можно выделить ряд проблем, которые возникают, когда работа с документами ведется традиционным способом:

-  потеря документов;

-  накопление огромного количества неиспользуемых документов;

-  отсутствие места для нормативного хранения документов;

-  соблюдение конфиденциальности документов и информации в целом;

-  большие трудозатраты на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

-  дублирование нескольких копий одного и того же документа, с последующими его исправлениями и сложностью отслеживания последних «правильных» копий;

-  временные трудозатраты на подготовку и согласование документов [1].

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также:

• обеспечит слаженную работу всех подразделений;
• упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
• повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
• повысит оперативность доступа к информации;
• разграничит права доступа сотрудников к информации. [1]

Система электронного документооборота должна обеспечивать автоматизацию процессов: приема, обработки и распределения поступающей корреспонденции; подписания, регистрации и рассылки исходящей корреспонденции; подписания, регистрации и отправки внутренних и организационно-распорядительных документов; переписки между организациями и отдельными подразделениями.

К целям внедрения СЭД в вузе можно отнести повышение качества и оперативности управления путём совершенствования делопроизводства, объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений вуза (включая территориально удалённые), сокращение затрат на поддержание бумажного документооборота, экономия рабочего времени.

В рамках изучения вопроса внедрения СЭД в вузе можно констатировать необходимость повышения качества документооборота, не увеличивая при этом штат сотрудников вуза.

На основе опыта российских вузов и собственного опыта внедрения подобных проектов авторским коллективом была разработана поэтапная технология перехода вуза на систему электронного документооборота.

На первом подготовительном этапе необходимо проанализировать структуру вуза, особенности деятельности каждого подразделения и определить конечный набор документов который функционирует внутри каждого подразделения и однозначно определен в утвержденной номенклатуре дел.

В каждом структурном подразделении вуза функционируют документы, некоторые из них являются внешними по отношению к данному структурному подразделению, некоторые являются результатом их деятельности. Полный список документов функционирующих во всех подразделениях вуза достаточно объемен и наиболее в полном виде представлен в Номенклатуре дел вуза. Для каждого документа в рамках перехода на СЭД необходимо прописать его маршрут.

Здесь возникает проблема – недостаточная формализация процессов, протекающих в вузе, периодическая передача функций из одного подразделения в другое (в основном это связано с учетом договоров студентов учетом оплаты по ним и т.п.). Кроме того, многие распоряжения выдаются в устной форме (распоряжения о подготовке приказов, некоторых форм отчетности и т.п.).

В рамках СЭД есть специализированный модуль “Графическое отображение процессов”, который предназначен для разработки типовых маршрутов обработки документов. В рамках предварительной работы необходимо на условно-формализованом языке прописать движение всех документов по маршрутам (структурным подразделениям вуза).

Шаг по описанию движений всех документов вуза, может существенно замедлить процесс внедрения СЭД, поэтому его необходимо четко спланировать с указанием сроков исполнения и вести постоянный мониторинг выполнения.

Итак, необходимым условием успешного перехода на СЭД вуза выступает полное описание всех функционирующих документов во всех структурных подразделениях с указанием их маршрутов и мест хранения оригиналов.

На начальном этапе внедрения СЭД необходимо придание юридической силы электронному документу. Решение данной проблемы несколько упростилось благодаря принятому закону, регулирующему использование электронной цифровой подписи (ЭЦП).

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью (ЭЦП) или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью. В случае использования ЭЦП одним из условий организации юридически значимого обмена электронными документами является применение средств ЭЦП в соответствии с требованиями Федерального закона от 10.01.2002 №1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”. При этом основополагающим фактором является обеспечение доверия к технологии, реализующей инфраструктуру удостоверяющих центров (УЦ). Средства ЭЦП функционируют в некотором программно-аппаратном окружении, влияющем на процесс функционирования криптографических средств и представление результатов их работы. Следовательно, выполнение требований Федерального закона влечет за собой необходимость реализации комплекса организационно-технических мер, обеспечивающих корректность работы средств ЭЦП и информационную безопасность комплексов, реализующих функциональное назначение УЦ. Необходимый уровень безопасности зависит от категории обрабатываемой информации и от степени угрозы осуществления неправомерных действий в отношении конкретной системы электронного документооборота.

Решения о допустимости использования документов в электронном виде в вузе необходимо принять Советом вуза. Вторым аспектом данного шага является развертывание средств для подписания электронных документов с помощью ЭЦП и обучение сотрудников данной возможности.

Но при использовании ЭЦП в СЭД возникает ряд проблем.

Для создания и применения защищенного юридически значимого электронного документооборота необходимо:

1. Организовать удостоверяющий центр;
2. Внедрить систему защищенного, юридически значимого электронного документооборота.

Главным условием применения ЭЦП в защищенном юридически значимом электронном документообороте является удостоверяющий центр (УЦ) – организация, предоставляющая услуги в соответствии с нормами 1-ФЗ “Об электронной цифровой подписи”, деятельность которой обеспечивается совокупностью технических и программных средств, организационно-штатных мероприятий и документационным обеспечением. Естественно, что деятельность УЦ в организации осуществляется либо подразделением, либо рабочей группой.

Для уменьшения рисков применения ЭЦП необходимо автоматизировать процесс работы с помощью сертифицированного специального программного обеспечения УЦ. Сертификация производится ФСБ России. При сертификации определяются условия эксплуатации специального программного обеспечения УЦ, вследствие чего появляется перечень технических и программных средств, которые должны эксплуатироваться в УЦ для обеспечения информационной безопасности УЦ [4].

Американские специалисты отмечают, что технологии, связанные с использованием ЭЦП, пока еще очень молоды и не прошли «огонь и воду» судебных разбирательств. Поэтому рекомендуется подумать о том, как «подстелить соломку» и запастись достаточным комплектом документов на тот случаи, если придется идти в суд.

Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство у сотрудников и руководства, можно пойти по компромиссному пути. Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью». Целью СЭД является не искоренение бумажных документов, а создание эффективной среды управления и функционирования организации. Кроме того, распечатывать придется только конечные продукты работы – конкретные, уже полностью подготовленные бумажные документы и только в одной «правоустанавливающей» копии, что все равно приведет к существенному снижению объема бумажных документов.[ 5]

Немаловажным аспектом подготовительного этапа перехода на электронный документооборот является четкое распределение обязанностей по внедрению СЭД в вузе.

Для внедрения СЭД одновременно требуется достаточно жесткое единоначалие человека обличенного достаточной властью и поддержка его деятельности руководителями подразделений вуза, в ином случае положительного исхода дела добиться невозможно. На первом этапе должна быть собрана группа, включающая наиболее инициативных представителей всех структурных подразделений по возможности, это должны быть руководители подразделений или их заместители. Процесс обучения СЭД является достаточно сложным и может встретить сопротивление у наиболее консервативных сотрудников вуза. Их аргументы просты и понятны – годами они выполняли свою работу без нареканий и замечаний, а в данной ситуации им необходимо переучиваться. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей – как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а им предлагается резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, не снижая нагрузку при этом. Задачей у руководителей проекта внедрения СЭД убедить консерваторов в необходимости перехода на СЭД и раскрыть основные преимущества электронного документооборота, сделав переход на СЭД плавным, пошаговым без создания стрессовых ситуаций и не давать возможности развития конфликтных ситуаций.

На подготовительном этапе необходимо также назначить ответственного специалиста поддержке программного обеспечения и организовать оперативную ликвидацию проблем по аппаратно-программной сфере, для недопущения создания негативного образа СЭД.

В данном пункте необходимо также предусмотреть анализ всех участвующих в СЭД рабочих мест сотрудников, отвечает ли техническая оснащенность всем требованиям внедряемой системы, к таким параметрам относится:

-  минимальное допустимое быстродействие использующихся компьютеров;

-  наличие промышленных сканеров в подразделениях, где это необходимо;

-  наличие надежных и безопасных серверов.

Возникает проблема работы с внешними организациями, необходимо достаточно большой поток входящей корреспонденции переводить в электронный вариант, причем в случае объемных запросов необходимо не разделяя на отдельный файлы подписывать ЭЦП каждый конкретный документ, для этого подходят решения промышленного сканирования документов.

На втором этапе «пилотного внедрения» необходимо приобрести СЭД, и здесь возникают проблемы, связанные со сложной схемой финансирования внедрения проекта (требования по проведению конкурсов, сложная схема принятия решений и прочее). На ранних этапах это вызывает особые сложности. Поэтому работу по внедрению СЭД в государственных учреждениях необходимо начинать с небольшого пилотного проекта. Надо хорошо понимать, что «пилот» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Попытка заставить компанию-разработчика и собственных разработчиков создать на этапе «пилота» полностью работающую и готовую к тиражированию систему, хотя и выглядит заманчивой, на самом деле крайне опасна. Задача «пилота» совершенно в другом: выявить эффект от внедрения системы и принять стратегическое решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы, составить полный план работ по разработке и внедрению, план внедрения. При этом сам «пилот» имеет определенную стоимость, и, хотя компании-разработчики зачастую готовы пойти на значительные уступки в надежде получить заказ на внедрение всей системы, этим не стоит злоупотреблять: финансовая ответственность исполнителя всегда является более сильным фактором стимулирования по сравнению с финансовым интересом. В зависимости от масштабов и подходов «пилот» может стоить до 10% от конечной стоимости системы. Только тщательно подготовив плацдарм, отработав все решения, найдя понимание у руководства, получив гарантии финансирования, и заказчику, и компании-консультанту можно приступать к широкому внедрению [5] .

Отличие системы электронного документооборота от ее полномасштабного варианта состоит в том, что в ней реализованы отдельные, но самые насущные функции и задачи документационного обеспечения. В число этих функций входят:

-  регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, циркулирующих в вузе;

-  постановка документов на контроль исполнения резолюций руководства вуза, списание исполненного документа в дело;

-  подготовка проектов документов в электронной форме;

-  автоматическая доставка электронных документов в подразделения и службы или конкретным должностным лицам;

-  создание и ведение для отдельного подразделения электронной библиотеки документов, содержащей как номенклатурные (входящие в сводную номенклатуру дел вуза), так и произвольные дела;

-  создание и ведение электронного архива вуза;

-  передача сформированных (закрытых) электронных дел из локальных архивов подразделений в архив вуза;

-  просмотр и оперативный поиск документов в электронных архивах, формирование подборок документов;

-  защита электронных документов от несанкционированного просмотра и редактирования (изменения).

Итак, для полномасштабного внедрения СЭД необходимо апробировать и наработать опыт применения СЭД, обучиться ликвидации мелких технических и организационных проблем, а также сформировать четкое представление всех происходящих процессов в СЭД.

Для этой цели выбирается некий полигон наиболее подготовленной части вуза и по возможности охватывающий максимальный маршрут небольшого набора документов.

После выбранной экспериментальной площадки происходит настройка необходимого программного обеспечения, как то серверная часть, клиентская часть, настройка рабочих мест и подключение необходимого дополнительного оборудования.

В процессе настройки происходит инструктаж сотрудников и кратковременное обучение возможностям системы, при необходимости ранее обученная группа консультантов поможет первых шагах сотрудникам.

Следующим шагом этапа является уточнение и занесение в модуль «Автоматизация делопроизводства» документов заявленных в номенклатуре дел структурных подразделений, ранее описанных в условно-формализованном виде. Часть документов, необходимо занести в модуль «Графическое отображение процессов».

Важная роль в СЭД отводится безопасности, в рамках поставки СЭД предоставляется инструментарий для мониторинга безопасности. Перед организацией стоит задача, заключающаяся в назначении ответственного за получение информации о событиях, происходящих в комплексе, включая попытки несанкционированного доступа, логичнее данную задачу поставить перед вычислительным центром.

Необходимым условием развертывания СЭД является настройка инструментария для ЭЦП. Данный модуль предназначен для настройки электронно-цифровой подписи, которая может быть поставлена пользователем на электронные документы комплекса и приложенные к ним файлы.

После настройки рабочих мест и подготовительной работы с сотрудниками начинается непосредственная работа в СЭД. Сроки данного этапа должны включать полный цикл работы подразделений, и для большинства структур вуза им является учебный год.

На данном этапе ставится несколько задач:

-  выявление целесообразности применения СЭД;

-  удобство использования выбранной СЭД;

-  накапливание проблемных ситуаций и выработка оптимальных их решений;

-  выявление узких и слабых мест системы и варианты их преодоления;

-  обучение персонала подразделений СЭД;

-  отработка маршрутов документов;

Результатом этапа будет накопленный опыт применения системы электронного документооборота в документообороте вуза.

После реализации указанных этапов вуз будет готов к массовому внедрению СЭД.

Таким образом, автоматизация документооборота на предприятии необходима и причин для этого много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее. Во-вторых, утрата информации может обойтись весьма дорого. В-третьих, за счет автоматизации работ резко сократится время взаимодействия сотрудников на бестолковые разъяснения что, кому и когда сделать, затем на повторное согласование этих действий. Вывод – однозначно повысится эффективность деятельности, как отдельного сотрудника, так и организации в целом.

На настоящий момент сбор информации в управлении инженерного обеспечения, транспорта и связи администрации г. Магнитогорска происходит следующим образом.

Ежедневно муниципальные организации г. Магнитогорск звонят в диспетчерскую администрации и докладывают,что произошло за последние сутки.

1.     В диспетчерской все записывается на бумагу.

2.     Вся полученная информация вносится диспетчером в компьютер.

3.     Диспетчер формирует отчет по каждой муниципальной организации города.

4.     Далее диспетчер передает отчет в отдел инженерного обеспечения (инфраструктуры) города. 

5.     В отделе инженерного обеспечения (инфраструктуры) города  сотрудники редактируют отчет и сдают начальнику управления и главе города.

Конечно, такая работа с документами, которая ведется традиционным способом, несовершенна, поэтому можно выделить несколько ее недостатков:

1.     документы теряются;

2.     накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;

3.     информация, полученная по телефону, может быть растолкована и понята не правильно;

4.     тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов;

5.     создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратиться немало средств;

6.     на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Для того, чтобы устранить эти недостатки и сделать сбор информации и формирование отчетности более удобным, не отнимающим много времени у диспетчера, необходимо внедрение системы электронного документооборота, что позволит решить все эти проблемы, а также:

1.     обеспечит слаженную работу всех подразделений;

2.     упростит работу с документами, повысит ее эффективность;

3.     повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;

4.     повысит оперативность доступа к информации;

5.     позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

C 2006 года внедрена система электронного документооборота на платформе БОСС-Референт в центральном аппарате администрации Магнитогорска и в нескольких ее территориально распределенных подразделениях. Такая система была предложена и для внедрения в Управлении.

Для того, чтобы определить стоит ли покупать данную систему или разработать новую, необходимо провести сравнение самой системы и требований, выдвигаемых Управлением. Такое сравнение можно осуществить выделив факторы сравнения и сведя результаты в таблицу 1.

Таким образом, можно выделить основные функции, которые должна выполнять система, внедряемая в Управлении:

1.     автоматическое заполнение базы данных сведениями из муниципальных организаций города, на основе которых будут составляться отчеты;

2.     автоматический подсчет показателей на конец каждого дня и месяца на основании данных внесенных ответственным лицом в систему;

3.     составление отчетов для управления и для вышестоящих органов. На основании этих документов ведется внутренняя отчетность.

Таблица 1 – Сравнение системы БОСС-Референт и требований Управления.

Преимущества разрабатываемой системы:

1.     простота в использовании;

2.     система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск;

3.     создание документа на основе существующего, по шаблону;

4.     безопасность системы, только ответственные лица могут вносить и изменять данные организации;

5.     автоматическая подстройка системы к определенному типу задач;

6.     невысокая рыночная стоимость.

В основе системы документооборота лежит подсистема хранения. В простейшем случае это база данных учета документов в системах автоматизации делопроизводства. Клиентское рабочее место осуществляет возможность занесения информации о документах в систему, поиск документов по их атрибутам, модификацию информации (статус исполнения и прочее) и управление данными.

Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию. Разработанная система является одним из лучших решений для Управления и для многих других подразделений администрации. Порой жизненно необходима возможность доступа к любому документу, созданному в определенный отрезок времени, чтобы отследить действия организаций, этапы работы и ее конечный результат. Внедрение системы документооборота поможет решить этот и многие другие вопросы.

В результате анализа работ [7-14] и программных разработок [1-6], выявлены некоторые общие критерии, позволяющие повысить эффективность и результативность разработки, которые были взяты за основу при формировании алгоритма проектирования системы электронного документооборота для малого предприятия.

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ

На российском рынке представлено много различных систем электронного документооборота. Важным аспектом в составлении алгоритма проектирования СЭД и разработке программного продукта является определение основных функций разрабатываемой системы. Исходя из анализа работ [9-12]  выявлены такие требования к информационным системам электронного документооборота, как: расширяемость системы, хранение документов, расширенные возможности поиска документов по различным критериям, простой и понятный пользователю интерфейс.

Цель данной работы: повышение эффективности разрабатываемой программной системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели был произведен сравнительный обзор существующих на рынке систем электронного документооборота на предмет выявления их основных функций,  а также наиболее значимых недостатков; проанализированы известные методы проектирования СЭД; выбрана математическая модель для проектирования программной разработки и разработан алгоритм проектирования СЭД.

ИССЛЕДОВАНИЕ МЕТОДОВ И СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В исследовании рассмотрены такие методы, как:  объектно-ориентированный метод, структурный метод, системный метод, CASE-технологии. Данные методы наиболее часто применяются в проектировании автоматизированных информационных систем. Из рассмотренных методов  следует выделить CASE-технологии, так как CASE-средства охватывают обширную область многочисленных технологий проектирования информационных систем,  а графические средства моделирования позволяют в наглядном виде представить работу разрабатываемой системы.

Для выделений основных возможностей разрабатываемой системы произведен сравнительный анализ следующих систем электронного документооборота:  LanDocs, DIRECTUM, Дело, ГранДок, Босс-Референт, Eвфрат. Исходя из результатов сравнительного анализа, можно сказать, что все рассмотренные СЭД  позволяют совершать основные действия с документами, такие как поиск документов, изменение информации о документах, создание и удаление документов и тд. Из недостатков стоит отметить то, что не все системы предоставляют возможность вывода различных видов отчетов, а также  выполнения поиска документов по неполной входной информации. Также важно учесть то, что рассмотренные системы применяются в основном для крупных предприятий и пользовательский интерфейс каждой из систем достаточно сложен для понимания пользователю с низким уровнем подготовки. Следовательно, система электронного документооборота для малого предприятия должна обладать основными возможностями работы с документами, а пользовательский интерфейс должен быть простым и понятным для пользователя, любого уровня подготовки.

Опираясь на приведенное выше исследование СЭД, был сделан вывод,  что систему электронного документооборота можно представить в виде детерминированного конечного автомата:

 - конечное множество состояний;

  – конечное множество входных символов;

  – функция переходов;

  - множество начальных состояний;

- множества допустимых состояний.

Тогда математическая модель разрабатываемой системы (в общем случае) может быть представлена в виде информационного потока:

 -  начальное состояние (вход в систему);

  - состояние №1 (ввод данных);

  – результат №1(вывод результатов по введенным данным);

 - состояние №2 (просмотр информации о документе);

 - результат №2 (вывод информации о документе);

 - состояние №3 (удаление, изменение, создание);

 - результат №3 (сохранение изменений);

 - состояние №4 (просмотр исполнителей, отправителей документа);

 - результат №4 (вывод информации);

 - состояние №5 (создание отчета);

  - результат №5 (вывод отчета).

Данная математическая модель легла в основу алгоритма моделируемой СЭД для малого предприятия. Помимо этого, были учтены такие факты, как:

• все данные  системы хранятся в базе данных;
• входными  данными для системы являются те, которые получены в процессе работы с документами или с отчетами;
• авторизация пользователя происходит по заданному логину и паролю.

Модель базы данных системы электронного документооборота для малого предприятия можно представить в виде IDEF1X-модели (рис. 1).

Рисунок 1 Модель базы данных (IDEF1X)

Данная модель содержит следующие  сущности:

1. DOCUMENT – содержит информацию о документе: ID документа, наименование документа, дата регистрации, тип документа, краткое описание документа, вид документа, исполнитель документа и отправитель документа;
2. DOCUMENT_VID – информация о виде документа;
3. DOCUMENT_SOTRUDNIKI – исполнители документов;
4. DOCUMENT_LISP – список всех исполнителей ;
5. DOCUMENT_OTP – отправители документа.

Схема базы данных СЭД представлена на рис. 2.

Рисунок 2 Схема базы данных

Последовательность действий в системе можно представить в виде следующего обобщенного алгоритма (рис. 3):

1)      авторизация пользователя;

2)      аутентификация пользователя;

3)      вход в систему;

4)      ввод/выбор данных;

5)      работа с документами (поиск, просмотр информации, изменение данных, удаление, сохранение);

6)      работа с отчетами  (формирование отчетов);

Рисунок 3 Диаграмма активности общей работы системы

Работа с документами включает в себя непосредственно поиск документов, как по полной введенной информации, так и по неполной, поиск по дате регистрации документа, просмотр и изменение информации о документе, создание и удаление документов. Алгоритм процесса работы с документами представлен на рис.4.

Рисунок 4 Диаграмма активности работы с документами

На современном этапе развития бизнеса в России малые предприятия составляют достаточно внушительную часть из всех существующих фирм. Не смотря на то, что существует некоторое количество типовых СЭД, довольно часто эти системы не подходят по каким-либо критериям  к конкретному предприятию. И тогда сотрудникам фирмы приходится заниматься разработкой системы документооборота самостоятельно, учитывая конкретику и реальную структуру. Разработанный алгоритм позволяет спроектировать достаточно простую и функциональную систему электронного документооборота для типового малого предприятия. А так же позволяет скорректировать проект под конкретные нужды фирмы. Такая СЭД обладает одним важным достоинством: возможностью поиска документа по неполному списку входных данных, что значительно снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с ней неподготовленного пользователя. При этом система позволяет выполнять все основные действия с документами, а так же формирует достаточное количество различных отчетов, предоставляя пользователю выбор их конечного представления.

Модель алгоритма работы системы электронного документооборота представлена с использованием case-средств, а именно путем формирования диаграмм активности работы системы, что значительно повышает понимание предложенной разработки, как профессионалами, так и пользователями с низким уровнем подготовки.

Решить проблему выбора наиболее эффективной системы электронного документооборота для «Приамурского государственного университета  им. Шолом-Алейхема» возможно, используя метод анализа иерархий.

Метод анализа иерархий (МАИ) — метод, позволяющий найти такой вариант, который наилучшим образом согласуется с пониманием сути проблемы. МАИ не предписывает лицу, принимающему решение, какого-либо «правильного» решения. Этот метод разработан американским математиком Т. Саати [1].

МАИ применяется в различных областях, так Р.И. Баженов описал методику обучения методу анализа иерархий [2], А.В. Затеса применял метод анализа иерархий для выбора информационной системы [3], И.О. Савченко для выбора программного обеспечения [4] и другие.

Российский рынок СЭД представлен множеством программных продуктов, занимающих лидирующие позиции: «БОСС-Референт»; «ЕВФРАТ-документооборот»; «Дело»; «Мотив»; « Directum»; «DocsVision»; «Detrix»; «LanDocs» [5].

Информацию о СЭД можно найти в различных открытых источниках. Изучив функциональные возможности систем и посоветовавшись с сотрудниками управления информатизации вуза, мы выбрали три наиболее подходящие нашей организации: «БОСС-Референт»; «ЕВФРАТ – документооборот»; «Detrix».

Функции СЭД «БОСС-Референт»: подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации; создание и контроль поручений; планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями; контроль договоров; работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями; совместное обсуждение различных вопросов в рабочей группе, для чего используется режим конференции [6].

Возможности системы «ЕВФРАТ – документооборот»: регистрация, хранение и поиск документов; создание и изменение регистрационных карточек без привлечения разработчика с помощью дизайнера форм; работа с документами в бумажной и электронной форме; контроль исполнения поручений; создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера маршрутов; создание различных журналов и отчетов по исполнительской дисциплине, документам, сотрудникам и т.д. [7].

Перечень функциональных возможностей «Detrix»: создание централизованного хранилища документов; создание регистрационных карточек и полноценных электронных документов; оперативный доступ к документам с возможностью их быстрого и полнотекстового поиска; регистрация документов и ведение номенклатуры дел; функции экспорта документов и табличных представлений в офисные пакеты; контроль времени прохождения и исполнения документов; информирование пользователей о наличии документов, требующих внимания, в т.ч. посредством электронной почты; возможность применения юридически-значимой электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и другое [8].

Возьмем несколько видов СЭД, закодируем их номерами: С1 – «БОСС-Референт»; С2 – «Евфрат – документооборот»; С3 – «Detrix».

На основе анализа зададим критерии оценки и систему кодирования (код критерия, оценка критерия): А1 – стоимость системы; А2 – возможность территориально-распределенной работы (да/нет – 0/1); А3 – поиск документов по различным параметрам (да/нет – 0/1); А4 – версионность документов (да/нет – 0/1); А5 – экспорт документов в офисные пакеты (да/нет – 0/1).

Оценим важность критериев по следующей шкале, предложенной Т. Саати. Если элементы одинаково важны, заносим 1; если один незначительно важнее, чем второй, заносив 3; один значительнее важнее второго, заносим 5; один явно важнее второго, заносим 7; один по своей значительности абсолютно превосходит второй, заносим 9, где пересекаются строки. При сравнении элемента с самим собой имеем равную  значимость [1].

Приведем подсчитанные параметры (таб. 1).

Таблица 1 – Относительные веса критериев с произведениями и весами

Произведение для А1 рассчитывается следующим образом произведение = 1*5*5*5*1.

Вес w для А1 рассчитывается следующим образом w=(125^(1/5))/6,67.

Отобразим параметры выбираемых систем  (таб.2).

Таблица 2 – Параметры выбираемых систем и оценка разницы для сравнения

Сравнительные оценки по критерию А1представлены в (таб.3).

Таблица 3 – Сравнительные оценки систем по критерию А1

Сравнительные оценки по каждому критерию рассчитываются аналогичным образом.

Сводные оценки по критериям продемонстрированы в (таб.4)

Таблица 4 – Сводные оценки по всем критериям

Для получения результатов необходимо для каждой из систем просуммировать нормализованные критерии, умноженные на свои веса.

Таблица 5 – Результаты расчета

В итоге получаем, что необходимо выбрать систему С3 – «Detrix».

В результате проведенного исследования была выбрана система «Detrix». На данный момент происходит тестирование установленной и настроенной СЭД на кафедре информатики и вычислительной техники. В случае удачного использования система будет внедрена во всех подразделениях университета.