1) выявлению потребности в товарах и услугах, формированию заказов; 2) своевременному обеспечению необходимой документацией службы закупок;

3) анализу банка данных;

4) контролю своевременности документации заказов;

5) взаимодействию с отделами и службами предприятия.

В функции диспетчера службы закупок входит контроль за предоставление необходимой документации группе отдела закупок.

В работе службы закупок особое место занимает оценка поставщиков, а именно способность поставщиков снабжать предприятие материальными ресурсами, отвечающими требованиям контракта (договора).

Координация логистического процесса требуется всегда, когда необходимо внести коррективы в отношении «поставщик-потребитель».

Всегда необходимо понимать и осознавать, что по отдельности поставщики и клиенты не рассматриваются, они являются звеньями одной логистической цепи, а не отдельными факторами, не поддающимися контролю.

Подбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, состава и материалов. Основными методами закупок являются [1]:

- оптовые закупки;

- регулярные закупки мелкими партиями;

- закупки товаров по мере необходимости;

- ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям.

- закупки товара с немедленным оформлением.

У каждой методики есть свои плюсы и минусы, которые следует учитывать, чтобы сэкономить время и снизить издержки.

Преимущество, отдаваемое данному методу закупок, зависит от сложности конечного продукта, состава и материалов; от периодичности, партий их потребления, объемов закупок, уровня постоянных затрат службы снабжения и затрат на создание и содержание запасов.

Цели отдела закупок: покупать товар по более выгодной цене; удерживать высокую оборачиваемость товарных запасов; обеспечивать доставку товаров в организацию; покупать товар наивысшего качества; работать непосредственно с  надежными поставщиками; придерживаться доброжелательных партнерских отношений с надежными поставщиками; интегрировать со всеми подразделениями фирмы; – снижать долю расходов на закупки в общих  логистических издержках; улучшать и стимулировать деятельность и повышать квалификацию менеджеров, занятых в снабжении и закупке [3].

Преимущества достижения каждой цели обуславливаются самой фирмой в зависимости от ее экономического положения [6]. Оптимизация сферы снабжения включает в себя поддержание оптимальных сроков поставки товара, поддержание оптимального размера партии, поддержание и повышение качества товара, поиск и закупка товаров по минимальным ценам, поиск компетентных поставщиков и развитие отношений сними.

Поддержание оптимальных сроков поставки товара, то есть опоздание в закупках может сорвать график продаж, что поведет за собой огромные накладные расходы, а купленные ранее определенного срока товары становятся дополнительным бременем на оборотные фонды и складские помещения фирмы.

Необходимо поддержание  оптимального  размера  партии,  то  есть  соблюдение четкого  соотношения между  размером поставок и необходимостями в  них. Превышение или несоответствующий объем поставляемой продукции негативно скажется на балансе оборотных фондов.

Поддержание и повышение качества, то есть товары необходимо поставляться нужного уровня качества. Следует постоянно повышать качество снабжения и гарантировать конкурентоспособность товаров, что вызывает  должное  внимание к качеству закупаемых товаров [5].  Надежные поставщики в конечном итоге определяют успешную работу отдела закупок. Работа поставщика оказывает огромное влияние на качество и конкурентоспособность фирмы – покупателя. Работник отдела закупок должен уметь грамотно проводить анализ, осуществлять поиск возможных поставщиков, при этом поиск и анализ должен проходить по нескольким критериям, например таким как, качество предлагаемой продукции, своевременная доставка, удаленность поставщика, по цене и должном качестве сервиса и конечно один из важных критериев это оценка риска при осуществлении закупок.

Поиск товара и его закупка по минимальным ценам. Эта задача является  актуальной для российских предприятий, так как требует большого объема оборотных средств. Резерв увеличения прибыли при осуществлении закупок может быть достаточно значительным.

Так, к примеру, поставщик который предоставляет нам свой товар, делает свою скидку, организация может на этом сэкономить и эти деньги пойдут на счет прибыли до налогообложения. Но если мы продаем товар на эти же деньги, то прибыль составит не более 5% цены после налогообложения. Закупки осуществляемые по низким ценам или за счет снижения общих логистических затрат может дать весомую прибыль организации.

Поставщики играют важную роль в управлении себестоимостью продукции. В частности, обе стороны – поставщик и торговая фирма – должны взаимодействовать при разработке программ ценообразования [8]. Это взаимодействие включает: решения об условиях оплаты; установка оптовых скидок; исследование и  вероятность замены тех или иных товаров; планирование изменений в закупочных процессах; координация  возможных отклонений от требований; выбор подходящего поставщика для разработки программ, связанных с контролем над затратами [2].

Стандартные задачи в управлении закупками могут быть объединены одной политикой отношений с ведущими поставщиками товаров. Данная политика обуславливается логистической концепцией или технологией организацией. Основными задачами, которые решаются в  закупочной логистикой, являются:

1) что закупить; 2) у кого закупить; 3) сколько закупить; 4) на каких условиях закупить [4]. Задачу «что закупить» отдел снабжения фирмы решает совместно с отделом продаж. Идет определение в потребностях товаров, определяются качественные и эксплуатационные характеристики. Затем данная информация передается в отдел снабжения.

Решение «у кого купить»

Работники отдела снабжения проводят тщательный анализ рынка товаров, поставщиков с которыми заключены контрактные соглашения и потенциальных поставщиков. Затем отбирают наиболее перспективных из них [7].