Главной задачей службы снабжения является своевременное и бесперебойное обеспечение промышленных площадок предприятия теми видами продукции, ресурсов и услуг, которые необходимы в данный момент времени, в требуемом количестве и качестве. Для решения этой задачи сотрудники службы снабжения должны постоянно анализировать предложения на рынке товаров и услуг, соответствующих запросам предприятия, прогнозировать потребность в тех или иных материальных ресурсах и планировать деятельность службы снабжения с учетом работы и загрузки предприятия, тем самым снижая затраты на транспортно-складские и заготовительные работы.

При этом на многих предприятиях в России уделяется слишком мало внимания аналитической работе и совершенствованию бизнес-процессов. Как правило, вся ответственность за плохую работу отдела и системы снабжения в целом возлагается на исполнителей, однако это неправильно. Необходимо проводить анализ работы отдела и сотрудников службы всех  уровней, а так же работу системы и разрабатывать мероприятия по совершенствованию бизнес-процессов, чтобы обеспечить гибкость системы в современных постоянно меняющихся условиях. Организация контроля и анализа требует регламентации, как и все остальные процессы снабжения.

В наборе показателей каждого сотрудника службы снабжения присутствуют как основные показатели, так и показатели, соответствующие его индивидуальным задачам. Стоит отметить, что причина роста цен и увеличение затрат на закупки – один из основных вопросов который интересует руководителей предприятия. Как правило, контроль  над  закупочными ценами осуществляется в рамках бюджета закупок [1]. Определяются стандартные статьи: сырье, материалы, оборудование, транспорт. По этим статьям формируются плановые значения.

При этом можно использовать факторный анализ бюджета закупок материально-технических ресурсов и по окончании планируемого периода анализировать отклонения по количеству, цене, инфляционной составляющей, что позволяет четко выделить ответственность именно системы снабжения за динамику бюджетных показателей.

Для анализа изменения бюджета закупок по сравнению с прошлым периодом, следует выделить 4 фактора:

– уровень инфляции;

– изменение уровня цен;

– изменение количества поставляемых МТР;

– изменения структуры закупаемых МТР.

Эти четыре составляющих и являются основной причиной изменения стоимости покупок текущего периода по сравнению с предыдущим.

Для более полного анализа и определения ключевых показателей эффективности (KPI) необходимо анализировать уровень обеспечения подразделений, выполнение плана закупок, качество поставленной продукции. Например, по показателю уровня обеспечения можно выяснить реальную обеспеченность подразделений материально-техническими ресурсами по заявкам.

На основании принятых KPI можно ставить вопрос о мотивации или демотивации сотрудников участвующих в управлении закупками, анализировать эффективность применяемых на предприятии бизнес-процессов и действующей системы снабжения [2].

Для внедрения системы оценки по KPI на предприятии необходимо создать внутренние инструкции по предприятию, в которых четко будут прописаны требования к системе снабжения и ответственность каждого сотрудника. Необходимо также регламентировать следующие операции:

– формирование потребности предприятия в материально-технических ресурсах;

– составление планов снабжения предприятия;

– выбор контрагентов для заключения договоров поставки;

– ведение договоров и контроль поставщиков;

– контроль и организация работы по перемещению грузов внутри организации;

– учет и создание складских запасов.

Кроме причисленного выше необходимо разработать четкие инструкции по расчету KPI, а так же единую форму аналитического отчета. Отчет должен предоставляться в табличном и графическом виде. Для автоматизации формирования отчетов и оценки работы сотрудников можно  использовать, например ERP-систему КИС «Галактика»

Процесс внедрения системы KPI будет состоять из следующих этапов:

1. Разработка инструкций по расчету KPI, формы отчета, положения о перечне KPI и порядке контроля.

2. Выпуск приказов по предприятию о возложении обязанностей контроля, сбора данных, составления отчетов на отделы и службы предприятия

3. Пересмотр положения о премировании и мотивации с учетом выполнения плана KPI

При этом процесс проведения анализа бизнес-процессов в снабжении и эффективности выполнения своих обязанностей сотрудниками управления закупок и службы в целом должен представлять собой следующее:

1. Подразделения предприятия подают утвержденные на инвестиционной комиссии заявки через автоматизированную ERP-систему КИС «Галактика» в управление закупок. Заявки регистрируются в системе.

2. Сотрудники управления закупок на основании поданных заявок формируют план снабжения предприятия на будущий год, с указанием плановой цены по каждой позиции предполагаемой к приобретению продукции и сроков поставки. Цены формируются из анализа предыдущих периодов с учетом инфляции и среднего роста цен, по сравнению с предыдущим периодом, в данном сегменте товаров.  На основании этого плана утверждается бюджет предприятия на поставку материально-технических ресурсов.

3. В процессе поставок в систему загружаются фактическая стоимость приобретенных материально-технических ресурсов и сроки доставки продукции заказчику. Сроки подтверждаются заказчиком. Так же в систему должны подгружаться отзывы о качестве продукции, рекламации и претензии от главных специалистов предприятиях и заказчиков.

4. На основании полученных данных сотрудники планово-диспетчерской службы формируют отчет в виде таблиц и графиков, об эффективности работы ответственного сотрудника, так же отделов в составе управления закупками.

5. Отдел труда и мотивации анализирует составленные отчеты и, в соответствии с положением о премировании, составляет списки сотрудников для премирования или депремирования. Данные списки утверждаются у руководителей предприятия.

6. Отчеты направляются в отдел развития и руководителю предприятия для оценки работы службы и, в случае недостаточно высокой эффективности, поиска проблем и решений по их устранению.

Таким образом, внедрение системы анализа с применением KPI, позволит проанализировать работу службы снабжения, найти слабые места в работе и составить план по совершенствованию бизнес-процессов и оптимизации работы службы.