Система информационного обеспечения управления образовательным учреждением выполняет ряд важных функций, которые состоят в том, чтобы были удовлетворены потребности руководителей школы, ее структурных подразделений, учителей и учащихся в получении сведений, необходимых для их деятельности. K таким сведениям можно отнести сведения об обеспеченности средствами образования, о состоянии образовательного пространства в школе, о профессиональной квалификации учителей; об образованности учащихся. Система информационного обеспечения управления школой предназначена для передачи руководителям школы, учителям, учащимся сведений и документов, которые aдресно направлены им; для выявления уровней общеинтеллектуального развития, физического и эмоционально-психического здоровья обучающихся, их потребностей в образовании; для получения учителями информации о тех трудностях, которые испытывают родители в процессе воспитания и обучения своих детей, о доле участия, которое они принимают в этом процессе [1, с. 136].

Kак показывает практика, определение состава функций правления подобным образом позволило добиться единообразных подходов субъектов правления к отбору и обработке сведений, которые подлежат передаче на все уровни управления. B школе имеется возможность варьировать информационное обеспечение в зависимости от индивидуальных потребностей тех или иных участников образования.

Информационное обеспечение руководителя образовательного учреждения имеет два канала: формализованный, по которому циркулирует информация, которая регламентирована по содержанию, форме и времени представления и обладает достаточной степенью достоверности; стихийный, по которому неуправляемо поступает огромное количество самых разнохарактерных сведений к руководителям, эти сведения не всегда объективно отражают действительное положение вещей (к таким сведениям можно отнести телефонные звонки, обращения в устной форме и др.).

B практике управления пока преобладает второй канал. Необходимо, чтобы руководители образовательных учреждений были обеспечены достоверной, объективной, регламентированной по времени и по форме информацией, то есть чтобы основная информация поступала по формализованному каналу, a информация, поступающая по стихийному каналу только ее дополняла.

Целевая единовременная информация, которая подготавливается по заданию руководителя в виде аннотаций, справок, целевых анализов специалистами по тому или иному вопросу, занимает промежуточное положение в системе информационного обеспечения управления образовательными системами. Потребность в них значительно уменьшается при правильной организации информационного обеспечения.

C физической структурой транспортировки информации не связана в общем случае логическая структура информационных потоков [3].

Рассмотрим каналы связи, которые используются в системе мониторинга для осуществления транспортировки информации. К ним можно отнести интернет-каналы, которые используются для передачи в Министерство образования данных от региональной образовательной сети, из городских и районных органов управления образовательными учреждениями, а также из общеобразовательных учебных заведений, связь c которыми по коммутируемым телефонным каналам (внутриобластным) оказывается недостаточно надежной, слишком дорогостоящей и неустойчивой. К таким каналам связи можно также отнести коммутируемые каналы для связи по технологии dial-up, которые используются для связи в черте регионального центра и передачи данных на коммуникационный сервер региональной образовательной сети субъектами мониторинга, кроме того и для передачи данных в районах местным провайдерам Интернет общеобразовательными учебными заведениями.

Из малооснащенных школ в сельских районах при небольшой скорости передачи данных информация может передаваться с курьером на дискете в районный орган управления образованием для последующей отправки на коммуникационный сервер региональной образовательной сети. Для передачи данных в отдельных случаях, например при отсутствии проводной телефонной сети, использоваться могут радиосредства (радиомодемы). Но такие средства остаются неэффективными, так как имеют достаточно высокую стоимость и сравнительно небольшой радиус действия.

Можно выделить два аспекта, которые способствуют ограничению доступа к информации. Это этический аспект и аспект доверия.

Bозможность использовать полученные данные во вред кому бы то ни было – с этим связан этический аспект. B случае, когда в данных обследования содержатся личностные оценки, например, рейтинги педагогов, результаты психодиагностики учащихся, или образовательных учреждений, этот аспект особенно актуален. Эти оценки могут принести значительный ущерб в случае некомпетентного их использования. К таким данным поэтому должен быть ограничен доступ. Необходимо в рамках мониторинга использовать статистические обобщенные величины, в которых выделены те или иные типологические группы.

Аспект доверия является вторым аспектом проблемы ограничению доступа к информации. Так как педагогический мониторинг осуществляется в конкретном общеобразовательном учреждении или в конкретном классе, то есть возможность включить его результаты в рекомендации или в отчет.

Всю накапливаемую в школе информацию можно разделить нa внешнюю и внутреннюю [2]. Нормативные документы о системе управления в округе, городе, в школе (распоряжения, приказы, и т.п.), директивы, учебные программы, учебные планы,  научно-педагогическая и общественно-политическая информация – все это относится к внешней информации.

Чтобы показать результаты обучения и его состояние, результаты развития и воспитания обучающихся, представить данные об учителях, о руководителях школы, об их деятельности, представить сведения о материально-технической базе образовательного учреждения; данные о внешних связях школы с другими учреждениями используется внутренняя информация.

Кроме того, по времени вся информация подразделяется на оперативную и стратегическую (тематическую и школьную).

Выявить наметившиеся отклонения в управлении имеет своей целью оперативная информация. К ней можно отнести сведения необходимые руководителю для оценки работы образовательного учреждения за четверть, месяц, день, неделю.

Данные об итогах анализа учебного года относятся к стратегической информации. Также к ней можно отнести директивные документы государственной Думы, комплексные программы развития школы, постановления правительства и т.п.

Оперативная и стратегическая информация по своему содержанию, как в управляющей, так и в управляемой подсистемах являются составной частью итоговой информации.

Использование в дистанционном обучении телекоммуникационных технологий получает большое распространение в последнее время в управленческой деятельности руководителей образовательных учреждений. Ее использование более оперативно позволяет осуществлять дифференцированный подход к обучению. Кроме того; применение телекоммуникационных технологий в управлении дает возможность организовывать общение интерактивного характера обмена мнениями с педагогами других регионов для их обобщения, а также разрабатывать новые системы контроля; проводить групповые занятия; и т.д.

Определим вид информации, которая будет необходима при формировании информационного обеспечения управления школой, а также способ организации сбора такой информации. При этом собранные данные можно считать информацией в полном смысле слова. Только при условии использования собранных данных для решения конкретных задач и принятия управленческих решений их можно считать информацией в полном смысле этого слова. Упорядочение информации способствует улучшению ее качества. А для анализа и принятия управленческих решений используется информационный массив, который формируется из совокупности упорядоченных фактов и статистических данных.

Педагогический мониторинг для создания системы информационного обеспечения управления школой является основным инструментом. Для выбора системы сбора информации и обеспечения системы управления образовательным учреждением можно предложить схему распределения информационных потоков среди субъектов управления школой:

Для того чтобы деятельность в сфере информационно-компьютерных технологий была возможной, требуется ряд объективных и субъективных предпосылок. В нашем случае для осуществления распределения информационных потоков среди субъектов управления школой необходимо выполнение ряда условий: правовые условия;  поддержка инновационной деятельности, разработка и распространение программных продуктов; организационные условия.

Для создания оптимальной системы информационного обеспечения управления школой необходимо введение новых моментов в основных видах управленческой деятельности. От качества управленческой информации, которой владеет руководитель, во многом зависит эффективность управления. Управленческая информация должна быть: а) полной и минимально достаточной; б) системной и структурированной; в) объективной и достоверной; г) значимой и востребованной; д) своевременной, оперативной в поступлении, обработке и передаче исполнителям. Банк управленческой информации представляет собой матрицу, в строках которой заложены виды информации по функциям управления (нормативно-правовая, научно-методическая, планово-прогностическая, контрольно-аналитическая информация), а в столбцах – виды информации по содержанию управленческой деятельности. Для повышения эффективности управления школой необходимо создание комплексного банка управленческой информации, что позволяет реализовать все указанные требования [1, с. 137].

Рассмотрим пример одного из вариантов управленческой информации руководителя школы.

В первой строке (нормативно-правовая информация) помещается перечень нормативных документов. Во второй строке (научно-методическая информация) определяется перечень ключевых научно-методических публикаций. В третьей строке (планово-прогностическая информация) помещается список всех планов работы, концепций и программ развития, прогностических материалов. В четвертой строке (контрольно-аналитическая информация) составляется перечень всех справок, актов по итогам различных проверок.

В первом столбце матрицы располагается информация по общим вопросам управления школой; во втором – по работе с педагогическими кадрами (подбор, расстановка, повышение квалификации, научно-методическая работа, аттестация), в третей определяются требования к профессиональной компетентности педагогических кадров; в четвертом столбце содержится информация по материально-финансовому обеспечению; в пятом – по социально-правовой защите детей; в шестом – по организации учебного процесса; в седьмом – по организации воспитательной работы и дополнительного образования детей; в восьмом – по национальному образованию, которое определяет требования (нормативы) к уровню обученности, воспитанности и развития учащихся.

Для сбора информации по данной схеме можно использовать как ИКТ-технологии, так и безмашинный способ. Однако применение современных ИКТ-технологий дает возможность оперативно вносить в память компьютера не только контрольно-аналитическую информацию о состоянии дел в школе, но и содержание всех важных нормативно-правовых документов, необходимых научно-методических разработок, планов, концепций, программ развития. Причем, в компьютер вводится как внешняя, так и внутренняя информация [3]. Использование этой модели для сбора и хранения управленческой информации облегчает процесс анализа деятельности педагогического коллектива и администрации школы, так как в матрице уже установлены причинно-следственные логические связи. От социально-правовой защиты детей и качества образовательного процесса зависит результат (уровень обученности и развития учащихся). От ресурсов (от кадров, их квалификации и материально-финансового обеспечения школы) зависит образовательный процесс. В результате это все определяет эффективность системы управления.