Ужесточение требований заставляет предприятие совершенствовать подходы к организации и управлению производственными процессами. Одним из основополагающих подходов является система Кайдзен (kaizen) -  производное от японских слов «kai» – изменение, и «дзен» – хорошо или к лучшему, изменение к лучшему или непрерывное совершенствование.

Непрерывное улучшение должно вовлекать в этот процесс каждого сотрудника – от том-менеджмента до рабочих на рабочих местах в цехе. Сущность кайдзен состоит в том, что каждый сотрудник предприятиярегулярно формулирует небольшие предложения по улучшению и в результате большое число незначительных улучшений приводит к существенному повышению качества.

Применение системы кайдзен в практике работы предприятия осуществляется путем создания и регулярной работы кайдзен – команд. В состав кайдзен – команд входят работники разного уровня и функционала, которые имеют возможность обмениваться идеями, навыками, технологиями для  решения конкретной проблемы [1].

Высшее руководство, как лидер в работе по непрерывному совершенствованию должно быть привержено концепции Кайдзен и применять ее принципы в управлении на уровне предприятия в целом. Традиционный подход к управлению предприятием и подход на основе принципов Кайдзен существенно отличается. В таблице 1 приведена сравнительная характеристика этих подходов.

Таблица 1 – Отличия традиционного подхода к управлению предприятием и подхода, основанного на принципах Кайдзен

Применение системы кайдзен осуществляется за счет создания и постоянной работы так называемых кайдзен – команд.

По задачам, которые они решают, можно выделить 5 основных видов кайдзен – команд (таблица 2).

Таблица 2 – 5 основных видов кайдзен – команд

Работа команд (за исключением постоянных) осуществляется в течении кайдзен сессий. Кайдзен-сессии (или фокусированные Кайдзен мероприятия) — это мероприятия, проводимые в рамках проектов, посвященных внедрению бережливых технологий в кротчайшие сроки. Продолжительность кайдзен сессий как правило составляет от 2 до 5 дней. Проведение каждой сессии нацелено на решение какой-либо конкретной проблемы. Организация работы в рамках кайдзен сессии строится по принципу цикла PDCA.

На рисунке 1 приведены основные Этапы подготовки и проведения Кайдзен-сессии. В таблице 3 подробно описана предлагаемая технология подготовки и проведения Кайдзен-сессии на производственном предприятии.

Рисунок 1 – Этапы подготовки и проведения Кайдзен сессии

Таблица 3 – Технология проведения Кайдзен сессии на производственном предприятии

В рамках проведения Кайдзен-сессии может быть применен метод 5W 1H  (таблица 4). Последовательный ответ на вопросы позволяет комплексно описать планируемые изменения.

Таблица 4 – Метод 5W 1H

Следует помнить, что сотрудники на рабочих местах сильно привязаны к старым привычкам, и когда первый раз вводится система решения проблем с помощью кайдзен-сессий руководители неизбежно столкнуться с необходимостью преодоления сильного психологического сопротивления сотрудников. Сформулируем простые правила, которые помогут преодолеть сопротивление:

• Следует думать о том, как осуществить изменения, а не о том, почему это невозможно реализовать.
• Начните с рассмотрения простых проблем и текущих, уже внедряемых методов работы.
• Реализуйте даже те изменения, которые незначительно улучшат результат (если они не требуют значительных затрат ресурсов). Изменения небольшими шагами лучше «революционных» перемен.
• Исправляйте несоответствия немедленно.
• Используйте метод 5 Почему? в обсуждениях с сотрудниками для поиска коренной причины.
• Нацельтесь на сбор мудрости десяти людей, а не знания одного.
• Не забывайте, что возможности для непрерывного улучшения бесконечны на любом рабочем месте.

Таким образом, предлагаемая технология проведения кайдзен-сессий подробно описывает последовательность подготовки, проведения и завершения кайдзен-сессии. Внутри каждого этапа лидер команды и модератор проведения сессии (если такой имеется) самостоятельно определяю набор вопросов, которые требуется рассмотреть, методы которые будут использованы для анализа ситуации и решения проблем, поскольку это в значительной степени зависит от специфики деятельности предприятия и решаемой проблемы. Предлагаемая технология показывает общую схему, которая может стать опорой для начала регулярного проведения подобных сессий, что безусловно приведет к повышению эффективности производственных процессов.

Ключевыми выгодами для предприятия, которые дает проведение кайдзен-сессий, является увеличение числа поданных предложений по улучшению от рядовых сотрудников, повышение уровня знаний по методам анализа и решения проблем, большая вовлеченность сотрудников в работу по управлению качеством, что является основой для внедрения инструментов бережливого производства и реализации системных методик по повышению качества и эффективности производственных процессов.