В результате анализа работ [7-14] и программных разработок [1-6], выявлены некоторые общие критерии, позволяющие повысить эффективность и результативность разработки, которые были взяты за основу при формировании алгоритма проектирования системы электронного документооборота для малого предприятия.

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ

На российском рынке представлено много различных систем электронного документооборота. Важным аспектом в составлении алгоритма проектирования СЭД и разработке программного продукта является определение основных функций разрабатываемой системы. Исходя из анализа работ [9-12]  выявлены такие требования к информационным системам электронного документооборота, как: расширяемость системы, хранение документов, расширенные возможности поиска документов по различным критериям, простой и понятный пользователю интерфейс.

Цель данной работы: повышение эффективности разрабатываемой программной системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели был произведен сравнительный обзор существующих на рынке систем электронного документооборота на предмет выявления их основных функций,  а также наиболее значимых недостатков; проанализированы известные методы проектирования СЭД; выбрана математическая модель для проектирования программной разработки и разработан алгоритм проектирования СЭД.

ИССЛЕДОВАНИЕ МЕТОДОВ И СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В исследовании рассмотрены такие методы, как:  объектно-ориентированный метод, структурный метод, системный метод, CASE-технологии. Данные методы наиболее часто применяются в проектировании автоматизированных информационных систем. Из рассмотренных методов  следует выделить CASE-технологии, так как CASE-средства охватывают обширную область многочисленных технологий проектирования информационных систем,  а графические средства моделирования позволяют в наглядном виде представить работу разрабатываемой системы.

Для выделений основных возможностей разрабатываемой системы произведен сравнительный анализ следующих систем электронного документооборота:  LanDocs, DIRECTUM, Дело, ГранДок, Босс-Референт, Eвфрат. Исходя из результатов сравнительного анализа, можно сказать, что все рассмотренные СЭД  позволяют совершать основные действия с документами, такие как поиск документов, изменение информации о документах, создание и удаление документов и тд. Из недостатков стоит отметить то, что не все системы предоставляют возможность вывода различных видов отчетов, а также  выполнения поиска документов по неполной входной информации. Также важно учесть то, что рассмотренные системы применяются в основном для крупных предприятий и пользовательский интерфейс каждой из систем достаточно сложен для понимания пользователю с низким уровнем подготовки. Следовательно, система электронного документооборота для малого предприятия должна обладать основными возможностями работы с документами, а пользовательский интерфейс должен быть простым и понятным для пользователя, любого уровня подготовки.

Опираясь на приведенное выше исследование СЭД, был сделан вывод,  что систему электронного документооборота можно представить в виде детерминированного конечного автомата:

 - конечное множество состояний;

  – конечное множество входных символов;

  – функция переходов;

  - множество начальных состояний;

- множества допустимых состояний.

Тогда математическая модель разрабатываемой системы (в общем случае) может быть представлена в виде информационного потока:

 -  начальное состояние (вход в систему);

  - состояние №1 (ввод данных);

  – результат №1(вывод результатов по введенным данным);

 - состояние №2 (просмотр информации о документе);

 - результат №2 (вывод информации о документе);

 - состояние №3 (удаление, изменение, создание);

 - результат №3 (сохранение изменений);

 - состояние №4 (просмотр исполнителей, отправителей документа);

 - результат №4 (вывод информации);

 - состояние №5 (создание отчета);

  - результат №5 (вывод отчета).

Данная математическая модель легла в основу алгоритма моделируемой СЭД для малого предприятия. Помимо этого, были учтены такие факты, как:

• все данные  системы хранятся в базе данных;
• входными  данными для системы являются те, которые получены в процессе работы с документами или с отчетами;
• авторизация пользователя происходит по заданному логину и паролю.

Модель базы данных системы электронного документооборота для малого предприятия можно представить в виде IDEF1X-модели (рис. 1).

Рисунок 1 Модель базы данных (IDEF1X)

Данная модель содержит следующие  сущности:

1. DOCUMENT – содержит информацию о документе: ID документа, наименование документа, дата регистрации, тип документа, краткое описание документа, вид документа, исполнитель документа и отправитель документа;
2. DOCUMENT_VID – информация о виде документа;
3. DOCUMENT_SOTRUDNIKI – исполнители документов;
4. DOCUMENT_LISP – список всех исполнителей ;
5. DOCUMENT_OTP – отправители документа.

Схема базы данных СЭД представлена на рис. 2.

Рисунок 2 Схема базы данных

Последовательность действий в системе можно представить в виде следующего обобщенного алгоритма (рис. 3):

1)      авторизация пользователя;

2)      аутентификация пользователя;

3)      вход в систему;

4)      ввод/выбор данных;

5)      работа с документами (поиск, просмотр информации, изменение данных, удаление, сохранение);

6)      работа с отчетами  (формирование отчетов);

Рисунок 3 Диаграмма активности общей работы системы

Работа с документами включает в себя непосредственно поиск документов, как по полной введенной информации, так и по неполной, поиск по дате регистрации документа, просмотр и изменение информации о документе, создание и удаление документов. Алгоритм процесса работы с документами представлен на рис.4.

Рисунок 4 Диаграмма активности работы с документами

На современном этапе развития бизнеса в России малые предприятия составляют достаточно внушительную часть из всех существующих фирм. Не смотря на то, что существует некоторое количество типовых СЭД, довольно часто эти системы не подходят по каким-либо критериям  к конкретному предприятию. И тогда сотрудникам фирмы приходится заниматься разработкой системы документооборота самостоятельно, учитывая конкретику и реальную структуру. Разработанный алгоритм позволяет спроектировать достаточно простую и функциональную систему электронного документооборота для типового малого предприятия. А так же позволяет скорректировать проект под конкретные нужды фирмы. Такая СЭД обладает одним важным достоинством: возможностью поиска документа по неполному списку входных данных, что значительно снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с ней неподготовленного пользователя. При этом система позволяет выполнять все основные действия с документами, а так же формирует достаточное количество различных отчетов, предоставляя пользователю выбор их конечного представления.

Модель алгоритма работы системы электронного документооборота представлена с использованием case-средств, а именно путем формирования диаграмм активности работы системы, что значительно повышает понимание предложенной разработки, как профессионалами, так и пользователями с низким уровнем подготовки.

Смс-маркетинг все еще не часто используется малыми предприятиями, среди причин этого явления можно выделить иллюзию навязчивости подобных сообщений и мнение о том, что пакеты рассылок не дешевы и как следствие не доступны данному виду предприятий. Однако, при грамотном использовании, данный вид коммуникации может стать мощным рекламным инструментом, а также создать позитивный образ в глазах клиента.

Негативное отношение к смс-рассылкам возникает также по причине не соответствия информации в подобных сообщениях тому, на что соглашался клиент, когда оставлял свои контактные данные. Для формирования положительного образа компании в глазах потребителя предпочтительно отправлять клиенту ту информацию, на которую он дал согласие. Для того чтобы точнее выявить интересы потребителя, возможно  использовать анкетирование, в соответствии с результатами которого возможен подбор информационного контента.

Смс сообщение ограничено по объему из чего следует, что важно указать обратные контакты, по которым клиент может получить дополнительную информацию о предлагаемой услуге или товаре и быстро реагировать на такой запрос.

Важным пунктом работы с смс рассылкой является сохранность информации о клиенте и возможность отписаться от рассылки.

Среди преимуществ смс маркетинга следует отметить:

Во-первых, минимальные затраты. Важнейшей особенностью смс рекламы, во многом ставшей причиной ее распространения, стала экономичность. В сравнении с объемом  получаемого отклика, выражающегося в появлении новых клиентов и увеличении продаж, затраты на смс рекламу крайне невелики [1].

Отправка смс сообщений обходится дешевле, чем размещение полноценного объявления на ТВ или в газете.

Во-вторых, скорость доведения информации и реакции на нее. Отправка смс и его прочтение обычно занимает несколько минут.

В-третьих, возможность индивидуального подхода к каждому клиенту, что для малого предприятия крайне важно. Операторы предоставляют возможность варьировать количество получателей, работать с базой и отправлять сообщения только части клиентов, также возможен выбор времени отправки и использование шаблонных сообщений.

В-четвертых, с помощью смс-маркетинга возможно повысить уровень доверия к фирме, что тоже немаловажно для малого предприятия. Смс-рассылка производится, только тем клиентам, которые дали на нее согласие и оставили номер мобильного телефона.

В-пятых, смс-маркетинг может гарантировать  получение информации нужной целевой аудиторией. Смс-рассылка представляет собой адресную технологию. Из этого следует, что информация попадет именно тому абоненту, которому она была адресована.

Смс-маркетинг применим для малого бизнеса как способ доведения до клиентов рекламной информации, так и в социальных целях.  Для постоянных клиентов возможна рассылка о проводимых акциях, скидках. Для самого предпринимателя это ещё и хорошая возможность провести собственные маркетинговые исследования за счёт обратной связи [2]. Так, можно определить уровень отклика, сделать анализ предпочтений покупателя или клиента, выявить проблемы в качестве обслуживания.

Смс-маркетинг поможет малому предприятию справиться с такими задачами как: информирование аудитории о заданных качествах товара, формирование сообщества потребителей вокруг компании, стимулирование пробной покупки, повторной покупки, укрупнения покупки, стимулирование использования линейки товаров.

В качестве основной проблемы использования смс-маркетинга можно отметить необходимость создания собственной базы данных клиентов. Это следует сделать для того, чтобы смс сообщение получали только люди, входящие в целевую аудиторию предприятия. Так можно добиться сокращения расходов на данный вид коммуникации и добиться адресности в отправке конкретных предложений.

Еще одним способом сэкономить на отправке сообщений целевой аудитории возможна выборка по базе данных, так если предложение касается женщин до 30 лет, есть возможность, чтобы только они получили  данное сообщение. Так  малое предприятие экономит средства на объеме отправленных сообщений, а люди, не относящиеся к данной категории не получают ненужную информацию, которая бы  вызвала у них негативный отклик.

В информационном мире сегодня прослеживается очевидная тенденция перехода от монолога к диалогу, к интерактиву. В этом смс-маркетинг, как инструмент, может сравниться только с Интернетом. Но на данный момент объем пользователей мобильной связи в несколько раз превышает число пользователей Интернета [3].

Даже в кризисных условиях, которые особенное влияют на деятельность малого бизнеса, заставляют сокращать издержки на маркетинг, такой вид коммуникаций, как смс-маркетинг поможет справиться с рядом задач, таких как возможность вести диалог со своим потребителем,  привлекать новых клиентов, стимулировать покупки, улучшать имидж компании и все это при небольших затратах относительно других видов коммуникации.