Решить проблему выбора наиболее эффективной системы электронного документооборота для «Приамурского государственного университета  им. Шолом-Алейхема» возможно, используя метод анализа иерархий.

Метод анализа иерархий (МАИ) — метод, позволяющий найти такой вариант, который наилучшим образом согласуется с пониманием сути проблемы. МАИ не предписывает лицу, принимающему решение, какого-либо «правильного» решения. Этот метод разработан американским математиком Т. Саати [1].

МАИ применяется в различных областях, так Р.И. Баженов описал методику обучения методу анализа иерархий [2], А.В. Затеса применял метод анализа иерархий для выбора информационной системы [3], И.О. Савченко для выбора программного обеспечения [4] и другие.

Российский рынок СЭД представлен множеством программных продуктов, занимающих лидирующие позиции: «БОСС-Референт»; «ЕВФРАТ-документооборот»; «Дело»; «Мотив»; « Directum»; «DocsVision»; «Detrix»; «LanDocs» [5].

Информацию о СЭД можно найти в различных открытых источниках. Изучив функциональные возможности систем и посоветовавшись с сотрудниками управления информатизации вуза, мы выбрали три наиболее подходящие нашей организации: «БОСС-Референт»; «ЕВФРАТ – документооборот»; «Detrix».

Функции СЭД «БОСС-Референт»: подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации; создание и контроль поручений; планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями; контроль договоров; работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями; совместное обсуждение различных вопросов в рабочей группе, для чего используется режим конференции [6].

Возможности системы «ЕВФРАТ – документооборот»: регистрация, хранение и поиск документов; создание и изменение регистрационных карточек без привлечения разработчика с помощью дизайнера форм; работа с документами в бумажной и электронной форме; контроль исполнения поручений; создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера маршрутов; создание различных журналов и отчетов по исполнительской дисциплине, документам, сотрудникам и т.д. [7].

Перечень функциональных возможностей «Detrix»: создание централизованного хранилища документов; создание регистрационных карточек и полноценных электронных документов; оперативный доступ к документам с возможностью их быстрого и полнотекстового поиска; регистрация документов и ведение номенклатуры дел; функции экспорта документов и табличных представлений в офисные пакеты; контроль времени прохождения и исполнения документов; информирование пользователей о наличии документов, требующих внимания, в т.ч. посредством электронной почты; возможность применения юридически-значимой электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и другое [8].

Возьмем несколько видов СЭД, закодируем их номерами: С1 – «БОСС-Референт»; С2 – «Евфрат – документооборот»; С3 – «Detrix».

На основе анализа зададим критерии оценки и систему кодирования (код критерия, оценка критерия): А1 – стоимость системы; А2 – возможность территориально-распределенной работы (да/нет – 0/1); А3 – поиск документов по различным параметрам (да/нет – 0/1); А4 – версионность документов (да/нет – 0/1); А5 – экспорт документов в офисные пакеты (да/нет – 0/1).

Оценим важность критериев по следующей шкале, предложенной Т. Саати. Если элементы одинаково важны, заносим 1; если один незначительно важнее, чем второй, заносив 3; один значительнее важнее второго, заносим 5; один явно важнее второго, заносим 7; один по своей значительности абсолютно превосходит второй, заносим 9, где пересекаются строки. При сравнении элемента с самим собой имеем равную  значимость [1].

Приведем подсчитанные параметры (таб. 1).

Таблица 1 – Относительные веса критериев с произведениями и весами

Произведение для А1 рассчитывается следующим образом произведение = 1*5*5*5*1.

Вес w для А1 рассчитывается следующим образом w=(125^(1/5))/6,67.

Отобразим параметры выбираемых систем  (таб.2).

Таблица 2 – Параметры выбираемых систем и оценка разницы для сравнения

Сравнительные оценки по критерию А1представлены в (таб.3).

Таблица 3 – Сравнительные оценки систем по критерию А1

Сравнительные оценки по каждому критерию рассчитываются аналогичным образом.

Сводные оценки по критериям продемонстрированы в (таб.4)

Таблица 4 – Сводные оценки по всем критериям

Для получения результатов необходимо для каждой из систем просуммировать нормализованные критерии, умноженные на свои веса.

Таблица 5 – Результаты расчета

В итоге получаем, что необходимо выбрать систему С3 – «Detrix».

В результате проведенного исследования была выбрана система «Detrix». На данный момент происходит тестирование установленной и настроенной СЭД на кафедре информатики и вычислительной техники. В случае удачного использования система будет внедрена во всех подразделениях университета.