Развитие современного образовательного процесса повлекло за собой изменение роли и статуса преподавателя. Появилась острая потребность в дополнительной технологической поддержке образовательного процесса. И это стало крайне востребованным в условиях стремительно возрастающей потребности в высококвалифицированных кадрах для развития экономики страны в целом.

Возникла острая необходимость детерминизма (взаимосвязи) традиционного образовательного процесса с новейшими технологиями, адаптированными к обучению студентов. Такая модель ориентирована на сочетании той же аудиторно-урочной системы образования, но с индивидуальным погружением в учебную среду, которое предполагает постоянное использование дополнительных обучающих приемов, формирующих у студентов умения и навыки самостоятельного познания, а также готовности к решению конкретных задач в профессиональной сфере деятельности. В этом случае обучение основывается на устном, визуальном и практическом доведении до каждого студента учебных материалов по проблемно-ориентированным вопросам изучаемой предметной области по каждому исследуемому модулю или по всей дисциплине в целом. Дополнительные формы и приемы, разработанные непосредственно самими преподавателями, улучшают восприятие и запоминание материала, но используются они бессистемно и, как правило, благодаря преподавателям-энтузиастам, разрабатывающим новые методы обучения студентов. В этих условиях огромную роль играют использование в образовательном процессе инструментария современных информационных технологий (ИТ), ориентированных на обучение будущих специалистов. Однако здесь речь идет, прежде всего, об очной форме образования, которая предполагает непосредственный контакт между студентом и преподавателем, постоянное взаимодействие их в процессе занятий, непосредственном передаче опыта в освоении необходимых знаний, умений и навыков.

Развитие заочной формы обучения повлекло за собой изменение роли и статуса преподавателя. Появилась острая потребность в дополнительной технологической поддержке образовательного процесса. Это тем более важно, что в структуре подготовки специалистов с высшим образованием по заочной форме блок самостоятельного обучения должен занимать 70-80% времени организации образовательного процесса.

Именно в последнее время система заочного образования является весьма востребованной среди различных слоев населения. Это объясняется, прежде всего, тем, что организация образовательного процесса в заочной форме обеспечивает доступность образования для всех категорий населения, позволяет надежно контролировать качество знаний и поддерживать на высоком уровне престиж документов об образовании, обеспечивает возможность реализации разнообразных индивидуальных целей и мотиваций в обучении, способов развития личности и ее самореализации. Кроме того, заочная форма является весьма востребованное среди работающего населения, которое стремится получить качественное образование без отрыва от основного производства.

Информационно-коммуникационные технологии (ИКТ) позволяют внести в обучение элементы практической деятельности, поддерживают научно-образовательные процессы и переводят их на новый качественный уровень.

Детерминированность традиционного образовательного процесса с использованием информационно-коммуникационных технологий как дидактических форм новых образовательных приемов, обеспечиваются совокупностью педагогических средств и методов обучения, одним из которых, наряду с использованием аудиторно-урочной методикой является внедрение в образовательный процесс специализированных программных продуктов обучающего характера, которые позволят в интерактивном режиме изучать учебный курс, представленный в мультимедийной форме с использованием дополнительных аудио- и видеоэффектов. Структурирование и классификация учебного материала в логических, динамически развертывающихся схемах, помогает студентам освоить изучаемый предмет, осознать его базовые проблемы и пути их решения.

В этих условиях важнейшее место в системе развития формы образования является создание специальных автоматизированных обучающих комплексов, которые превращаются в учебные компоненты, позволяя в не только в часы занятий, но и в домашних условиях углубленно изучить специальные дисциплины или дополнить обучение, полученное в процессе посещения образовательного учреждения, что также крайне важно и при организации заочной формы обучения.

Суть использования автоматизированных обучающих комплексов в образовательном процессе состоит в четкой организации и упорядочивании представляемого материала. Информация в них представляется небольшими блоками на мониторе компьютера или в процессе лекционных занятий, когда преподаватель для поддержки теоретического материала использует современные презентационные средства визуализации информации. Может реализовать принципиально новые формы и методы обучения с применением средств концептуального и математического моделирования явлений и процессов.

Обучение с использованием автоматизированных обучающих комплексов обеспечивает высокую степень подкрепления знаний, увеличивает мотивацию большинства обучающихся, дает толчок к дальнейшему освоению дисциплины и т.д. В отличие от полиграфических изданий в автоматизированных средствах могут быть достаточно легко реализовано общение студента с преподавателем, а также автоматизированный контроль знаний, подсказки по неусвоенному материалу и т.д.

Наиболее существенным качественным показателем уровня автоматизированных обучающих комплексов следует считать то, что весь процесс обучения служит аккумулятором для последующей работы студентов над собой, их самообразованием.

Структурированность автоматизированных обучающих комплексов по модульному принципу (четкое выделение разделов изучаемых тем), возможность разноплановых вариантов восприятия изучаемого материала позволяет совершенствовать знания студентов, обеспечивает освоение содержания основных изучаемых дисциплин в единстве с технологично оформленным графическим материалом.

Обучающий комплекс может быть представлен на лазерном диске (CD), непосредственно на компьютере или использоваться сетевая версия. Некоторые учебные заведения организуют, так называемые, Web-порталы, которые предоставляют студентам доступ к информационным ресурсам учебного заведения, к автоматизированным обучающим комплексам, к организации диалога студента с преподавателем, использовать видеоконференцсвязь, организовать электронные зачетные книжки, электронное расписание и т.д. Данная организация образовательного процесса является, пожалуй, наиболее перспективной и может охватить, практически, весь основной контингент студентов, обучающихся в высшем образовательном учреждении, включая заочную и дистанционную формы.

В целом, Web-портал может предоставлять студентам целый комплекс услуг, к которым можно отнести:

-       поисковую систему, предлагающую широкий выбор тем, связанных с образовательной деятельностью;

-       службу разговоров (чаты), видеоконференцсвязь, позволяющие в интерактивном режиме вести консультативную деятельность или оперативно передавать информацию клиентам сети;

-       справочную службу, позволяющую получать, например, сведения о расписании занятий, решений совета деканов и ректората, мероприятий профкомов сотрудников и студентов и т.д.

-       индивидуальную подписку на новости по различной тематике, получение электронных учебников и методических разработок (в этом случае должна быть задействована библиотека образовательного учреждения);

-       организацию тестового контроля знаний студентов;

-       форум пользователей;

-       рекламу и т.д.

Однако развитие и внедрение автоматизированных обучающих комплексов, как детерминация традиционного образовательного процесса с новыми формами обучения требует определенных, как стоимостных, так и трудовых затрат. Это касается, прежде всего, организации Web-портала высшего учебного заведения. Нельзя не учитывать финансовый фактор – большие вложения в технические средства и специализированное программное обеспечение (создание специализированных обучающих комплексов). Кроме того следует учесть, что придется столкнуться с такими проблемами, как:

-       достаточно сложный процесс пусконаладочных работ по внедрению информационно-коммуникационных технологий в образовательный процесс;

-       обучение профессорско-преподавательского состава образовательного учреждения современным информационно-коммуникационным образовательным технологиям;

-       организацию аудиторий со специализированными средствами обучения и организацией коммуникационного доступа к информационным ресурсам, как внутри образовательного учреждения, так и вне его;

Web-портал должен позволять студентам, активно использовать Internet в процессе своего обучения, что также следует предусмотреть при организации Web-портала образовательного учреждения. При этом выделяют два способа использования глобальной сети в образовательном процессе – прямое и косвенное.

Прямое использование Internet состоит в применении интерактивных программ, обеспечивающих учебное занятие в ходе очного его проведения, в обеспечении оп-line заочного (дистанционного) образования, осуществляемого по IP – каналам.

Прямое использование Internet позволит организовать на базе соответствующих кафедр проблемно-ориентированное обучение. Например, в настоящее время студент при наличии ограниченных временных рамок учебного цикла практически не может быть реальным полноценным соучастником, например, какого-нибудь производственного процесса. Моделирование таких процессов с воспроизведением отдельных этапов через решение определенных ситуационных задач, созданных на базе специализированного программного обеспечения с графическим воспроизведением изучаемого процесса, поможет закрепить обучающими определенные навыки и умения.

Косвенное применение Internet–технологий в учебном процессе не влияет принципиально на методику проведения занятия, являясь лишь мощным информационным каналом, поддерживающим получение учебных и справочных материалов.

При наличии развитой безбумажной системы администрирования, каналы Internet обеспечивают удалённое взаимодействие обучаемых с кафедрами и деканатами (в виде заданий и результатов контроля, доступа к специализированным базам данных и т.д.).

Кроме того, следует учитывать, что одним из важнейших компонентов обучения является контроль знаний, который завершает совокупность технологических приемов образовательной системы. Его задача заключается не в ситуативном или выборочном контроле, а в определении степени усвоенности знаний и овладении навыками каждым студентом по всему спектру проблем изученной дисциплины.

В этом случае в качестве средства проверки усвоенного материала, как правило, выступают тесты, которые предназначены для определения уровня знаний в отдельных модулях изучаемых предметов. На основании полученных объективных данных преподаватель дает оценку представленных знаний. Тем самым устраняется субъективизм, волюнтаризм и случайность в оценке достигнутых знаний и умений студента.

Задачей Web-порталов образовательных учреждений также является организация дистанционного тестового контроля знаний студентов, что также возможно организовать в электронной форме, используя для этого ресурсы интерактивного образовательного процесса.

Также важнейшее значение в детерминации традиционного образовательного процесса с современными формами обучения играют автономные электронные учебники, компьютерные обучающие программы, записанные на дисках и распространяемые среди студентов, удаленно проживающих от образовательных центров, и в некоторых случаях, не имеющих возможности подключиться к Web-порталу высшего учебного заведения.

Специализированные компьютерные обучающие программы относятся к современному образовательному инструментарию, позволяющему интенсифицировать процесс обучения и освоения изучаемого материала. Они разрабатываются для изучения всех основных дисциплин специальностей и направлений подготовки образовательного учреждения и соответствуют Государственному образовательному стандарту и учебным планам высшего учебного заведения.

Анализ таких компьютерных обучающих программ позволил выявить их позитивное влияние на организацию самостоятельной работы студентов при ограниченности времени в процессе образования по очной, заочной и дистанционной формах обучения, реализацию процесса обучения с наибольшим коэффициентом полезного действия.

Структурированность компьютерных обучающих программ по модульному принципу (четкое выделение разделов изучаемых тем), возможность разноплановых вариантов восприятия изучаемого материала позволяет совершенствовать знания студентов, обеспечивает освоение содержания основных изучаемых дисциплин в единстве с технологично оформленным графическим­ материалом [1].

Четкое тематическое разделение материала изучаемой темы на разделы задает значительный потенциал для установления и закрепления уже существующих у студента знаний. Во многих компьютерных обучающих программах информация представлена небольшими блоками. Как правило, после изучения очередного раздела студент проходит тестовый контроль или отвечает на заданные вопросы, которые позволяют оценить приобретенные знания, усвоение материала, выявить ошибки и недопонимание студентом изучаемых понятий. В многих компьютерных обучающих программах предусмотрена обратная связь, которая позволяет вернуть студента к неусвоенному материалу. При этом студент не ограничен во времени, темпе изучения дисциплины и т.д. Причем, чем меньше предлагаемый к изучению раздел материала, тем выше эффективность обучения. Также студент в компьютерных обучающих программах может произвести предварительное знакомство со всем материалом, чтобы получить целостную картину курса, сравнить изучаемые предметы и явления с собственным опытом в данной области и т.д.

Однако при этом следует отметить, что во многих образовательных учреждениях  недостаточно используются инновационные методы и современные образовательные технологии, включая компьютерные обучающие программы, презентационное оборудование для визуализации преподаваемого материала, автоматизированные информационные библиотеки и т.д. В дальнейшем это может негативно сказаться на повышении качества образования. А в условиях демографического спада понизить конкурентоспособность образовательного учреждения с уменьшением контингента обучаемых студентов [2].

Таким образом, следует с полной уверенностью сказать, что актуальность овладения знаниями с детерминацией традиционных форм обучения и современных информационно-коммуникационных технологий сегодня исключительно велика. Коренные базисные (экономические) преобразования требуют столь же коренных преобразований в образовательном процессе, который не может быть результативным без внедрения современных средств автоматизации, новых подходов к оформлению дидактического материала, использования специализированного программного обеспечения и телекоммуникационных­ средств для организации диалога преподавателя со студентом в интерактивном режиме.

Однако определить для предприятия тип коммуникационной технологии  достаточно затруднительно. Во многом определяющее значение играет оснащенность территории и предприятий, расположенных на ней средствами связи, обеспечивающими (или не обеспечивающими) наличие общего информационного пространства региона.

Производительная, надежная, качественная и доступная по стоимости передача информации является неотъемлемой частью производственного процесса любой организации. В связи с этим расходы на коммуникации в большинстве современных отечественных компаниях превышают 30-40% себестоимости. Поэтому, организуя на предприятии современную телекоммуникационную инфраструктуру, руководство повышает эффективность производства, управления, реализацию выпускаемой продукции, интенсифицирует взаимосвязь внутри предприятия и с внешними контрагентами и т.д.

Таким образом, организация телекоммуникационной системы является основой для информатизации любой организации или предприятия во всех отраслях экономики. Также это напрямую способствует оптимизации любого производственного процесса. Связь является решающим фактором в достижении успеха организации и, следовательно, в экономическом росте и процветании любого региона. Поэтому интеграция телекоммуникационных и информационных технологий играет решающее значение. Повышенные требования, предъявляемые к организации устойчивой качественной связи, обуславливают необходимость значительных капиталовложений в инфраструктуру телекоммуникационной системы. Тщательное планирование и выбор перспективной системы связи является в настоящее время приоритетной задачей в любой сфере деятельности.

В настоящее время активно внедряются компьютерные коммуникации в различные направления функционирования организацией. Использование коммуникационных технологий в управленческой структуре организации обеспечивает интеграцию и оперативный информационный обмен между подразделениями предприятия, позволяют организовать дистанционное и виртуальное управление, координировать и систематизировать информационные, нормативные, методические и другие материалы, оперативно обмениваться опытом внутри организации и за ее пределами, использовать в своей работе специалистов, территориально удаленных от места производства и т.д.[2]

Проблема надежной и качественной связи важна и с социальной точки зрения, т.к. для решения многих насущных вопросов гражданам приходится обращаться в различные ведомства и государственные органы. При этом теряется много времени, а вопрос так и остается нерешенным. Как показывает практика, многие проблемы решаются именно за счет организации эффективного информационного взаимообмена, благодаря которому осуществляется порядок в области работы с гражданами и их заявлениями.

Однако в настоящее время между ответственными ведомствами и гражданами существует очень серьезная проблема взаимосвязи. Зачастую, на практике жалобы и заявления не доходят до адресата или перенаправляются в структуры, которые занимаются элементарными отписками без каких-либо действенных решений, т.к., зачастую, у специалистов просто нет полномочий для решения конкретной проблемы.  Данный вопрос можно решить только таким образом, чтобы ответственные руководители любого уровня были в курсе проблем жителей города, вникали в их жалобы.

Для решения проблемы взаимодействия граждан и власти был организован общественный фонд «Защита прав граждан» на Северо-Западе страны. Цель общественного фонда довести жалобы простых жителей города до властных органов региона и стать посредником между гражданами и руководителями всех уровней управления в различных социальных и сервисных сферах города.

Первоначально общественный фонд «Защита прав граждан» функционировал в следующем формате: любой житель города, столкнувшись с коммунальными или дорожными проблемами, с нарушением прав потребителей или чиновничьим произволом, мог обратиться с жалобой в информационный центр общественного фонда. Гражданам были предложены три вида связи: абонентский и электронный почтовые ящики, телефон. Также велся непосредственный прием граждан с протоколированием их заявлений.

Вся информация вручную обобщалась и систематизировалась в списки, на основании которых печатался соответствующий «Информационный бюллетень», выходящий 2 раза в месяц. Бюллетень передавался в органы местного самоуправления, коммунальные службы и в средства массовой информации. Также информация дублировалась на специализированном сайте в Internet.

Каждый представитель того или иного уровня власти, понимая, что данной информацией обладает вышестоящее руководство, вынужден был решать существующие проблемы должным образом и в кратчайшие сроки. Таким образом, работа общественного фонда уже на раннем этапе его функционирования способствовала повышению эффективности управления на всех уровнях власти и реальному улучшению состояния города.

Производственная структура фонда была организована таким образом, чтобы обеспечить максимальную эффективность функционирования организации всех его структурных подразделений и всего управленческого процесса, что позволило уменьшить и рационализировать использование человеческих ресурсов.

Со временем, заявлений и жалоб граждан становилось все больше, что потребовало обратить пристальное внимание на создание современной телекоммуникационной системы для решения основных проблем общественного фонда и облегчить обращения граждан, организовав качественную дистанционную связь и эффективный документооборот, т.к традиционные способы обработки документов уже оказались, практически, неосуществимы из-за большого количества поступающих сообщений.

При этом документы являются основным информационным ресурсом общественного фонда, и работа с ними требует организации более совершенного подхода. Руководством фонда было принято решение организовать систему электронного документооборота в фонде и внедрить современные средства связи для информационного обмена внутри фонда и взаимодействия с гражданами и внешними органами.

Для решения указанных проблем, все рабочие места специалистов были оснащены современными средствами вычислительной техники и современным программным обеспечением. Особый упор был сделан на приобретение системы электронного документооборота (СЭД) для малых и средних предприятий. На рынке программных продуктов представлен достаточно широкий ассортимент такой продукции. Основными критериями выбора СЭД были:

-       невысокая стоимость программного продукта;

-       возможность организации хранения документов длительное время и создание  архива;

-       организация поиска необходимых документов в хранилище;

-       прием и регистрацию поступающих документов;

-       при личном посещении гражданина и написание им заявления, возможность сканирования, распознавания документов и приведение их к необходимой электронной форме;

-       экспорт/импорт документов в офисные приложения;

-       встроенная электронная почта (не обязательно) и т.д.

Анализ существующих СЭД показал, что в принципе они имеют похожий функционал, достаточно идентичные принципы работы, разница, зачастую, состоит в стоимости и ориентированности программ – на крупные предприятия (с расширенными функциями) и на малые и средние предприятия, функции которых несколько урезаны относительно базовых продуктов. При этом для эффективного функционирования фонда документооборот должен быть ориентирован, прежде всего, на положительные решение проблем граждан и контроль за исполнением этого решения.

Для осуществления эффективного функционирования общественного фонда было принято решение организовать серверную локальную вычислительную сеть с возможностью выхода во внешнюю среду[3].

В начале периода организации коммуникационной системы и электронного документооборота в фонде была организована локальная вычислительная сеть с серверной составляющей. При выборе сетевой технологии главными критериями явились:

-       гарантируемая технологией пропускная способность сети;

-       стоимость затрат на сетевое оборудование и кабельную систему;

-       требования к уровню защищенности и безопасности сети;

-       требования в отказоустойчивости оборудования сети.

Организованная ЛВС позволила организовать совместную работу специалистов на автоматизированных рабочих местах учреждения с файловой системой и базой данных клиентов, для диспетчеров был организован доступ к единой базе вызовов, специалистам отдела статистики – к базе вызовов и выдачу отчетов по сети Интернет, бухгалтерии – к базе данных, установленной на сервере. Отдельно следует отметить, что бухгалтерия работает в выделенном сегменте сети с усиленной защитой информации.

Анализ стандартов технологий построения локальной вычислительной сети позволил остановиться на технологии Fast Ethernet, которая позволяет при необходимости легко и без особых затрат расширить сеть, что не требует разрыва ЛВС, что, в свою очередь, скажется на отсутствие потерь рабочего времени специалистами фонда.

Определенный вопрос вызвал выбор кабельной структуры ЛВС. Рассматривая такой параметр как количество узлов сети, следует учитывать, что при увеличении станций в сети – пропускная способность кабельной системы понижается. Этот недостаток, практически отсутствует в оптоволоконном кабеле. Однако использования оптоволокна внутри зданий является непрактичным решением в данном конкретном случае. Высокая стоимость материалов, дороговизна установки данной кабельной системы, по расчетам не дают преимущества, несмотря на высокую скорость и защищенность передаваемых данных. Кроме того, дорогостоящее оборудование будет не возможно применить к другому узлу станций без вмешательства высокопрофессионального специалиста, а содержание в организации такого специалиста будет обходиться не оправданно дорого.

Таким образом было решено использовать в качестве среды передачи данных внутри здания витую пару пятой категории, которая имеет сравнительно низкую стоимость, и одновременно неплохие эксплуатационные свойства, характеристики и удовлетворяет потребностям общественного фонда в области обмена информацией.

В целом, созданная телекоммуникационная система общественного фонда была сгруппирована в 3 зоны: зона Internet, демилитаризованная зона и локальная вычислительная сеть.

Выход в Internet был организован с использованием технологии xDSL или выделенной линии. Вход в демилитаризованную зону производится через межсетевой экран (аппаратный firewall). Использование межсетевого экрана было сделано для защиты локальной вычислительной сети общественного фонда от проникновения нарушителей. Для выхода в Internet провайдером был выделен IP адрес.

В демилитаризованной зоне через коммутатор были подключены межсетевой экран и два сервера: Inernet-сервер и почтовый сервер. Каждый сервер в демилитаризованной зоне имеет две сетевых карты, одна из которых обеспечивает выход в Inertnet, другая связь с ЛВС.

В локальной вычислительной сети фонда с помощью нескольких коммутаторов, объединенных в стек, были подключены серверы, пользовательские рабочие станции и сетевые устройства. Между серверами общественного фонда было произведено разграничение функций – на работу с внешними информационными ресурсами и на работу с внутренними информационными ресурсами.

Внутренние информационные ресурсы фонда были распределяются между двумя основными серверами:

-       выделенный сервер для хранения файлов, где были созданы личные папки доступа пользователей – специалистов фонда. Для повышения надежности хранения данных сервер был оборудован RAID контроллером для обеспечения надежности сохранности данных. Он предоставлял возможность администрирования файловых служб, а также предназначался для управления разделяемыми ресурсами для клиентов локальной сети.

-       сервер баз данных по заявлениям граждан, нормативным документам и т.д. Сервер обеспечивал максимальную скорость поиска нужных данных или получения информации из нее с последующей передачей сведений конечному пользователю сети. По своим характеристикам сервер был подобран достаточно мощный, т.к. его основная задача – обеспечить максимальную скорость поиска/ записи нужной информации из базы данных. Производительность данного сервера пропорциональна комфортности работы пользователей.

На сервере баз данных была установлена система электронного документооборота, что привело к созданию единого информационного пространства общественного фонда.

Для связи с гражданами, подающими жалобы по телефону, была внедрена цифровая автоматическая телефонная станция (АТС). Она обеспечивает процесс связи населения с диспетчером общественного фонда, позволила повысить скорость обработки вызова, а также сократить время принятия решения. Установленная и используемая АТС, укомплектована в соответствии с потребностями организации, такими как емкость телефонной станции, т.е. количество внешних подключений в АТС и количество рабочих мест, оснащенных телефонами, тип внешних линий, которые были заведены в АТС (аналоговые и цифровые), возможность подключения необходимого количества внутренних цифровых и аналоговых абонентов, автоматизация обработки входящих вызовов и т.д.

Сервис новой АТС позволил автоматизировать обработку входящих вызовов, которые подразделяются на 3 категории:

1 прямой доступ в систему позволяет абоненту дозвониться до конкретного сотрудника фонда, набрав в тональном режиме его внутренний номер;

2 «автоматический секретарь», когда абоненту предлагается голосовое меню, в котором предлагается ввести в тональном режиме номер для выполнения определенной функции, для связи с определенным отделом или специалистом;

3 «голосовая почта» позволяет достаточно эффективно принимать звонки, поступающие в фонд, без потерь, например, из-за отсутствия работников. Данная функция обеспечивает каждого сотрудника личным голосовым почтовым ящиком, вести запись телефонных разговоров, уточнять потребность клиентов путем последовательности вопросов через систему иерархических голосовых меню, использовать режим интервью для обслуживания вызовов.

В АТС скоммутированы три городских линии ISDN, две из которых предназначены только для приема вызовов граждан города. Остальные линии используются внутри фонда и распределены между сотрудниками. Вызовы, поступающие по линиям, обрабатываются АТС и передаются в группу абонентов в диспетчерский отдел. Свободный диспетчер принимает вызов и заполняет карту вызова и электронную отчетную таблицу. Далее эта информация передается диспетчеру направления, который определяет категорию вызова и службы необходимые для устранения проблемы.

Рабочее место диспетчера оснащено цифровым телефоном с функцией автоматического определения номера, громкой связи, удержания и возможностью подключения стереогарнитуры Дополнительно установлен аналоговый телефонный аппарат, который подключен к прямой линии связи с внутренними подразделениями фонда, и персональный компьютер, подключенный к локальной сети учреждения, для составления электронной базы данных. Система электронного документооборота обеспечила непосредственную связь с формированными базами данных и ускорила прохождение документа внутри общественного фонда и за его пределами путем высокоскоростного выхода в Internet.

Защита данных была выделена в одну из приоритетных задач функционирования локальной вычислительной сети фонда. ЛВС должна обладать повышенными средствами обеспечения безопасности информации, как от внешних или внутренних угроз, так и обеспечивать сохранность данных, а также надежное и быстрое восстановление работоспособности системы в случае выхода из строя наиболее важных её элементов, к тому же быстродействие сети должно позволять работать в режиме реального времени.

Кроме организации демилитаризованной зоны и установки межсетевого экрана было предусмотрено приобретение надежного антивирусного средства для защиты информации от вирусов и вредоносных программ.

В целом, такая многоаспектная реорганизация телекоммуникационной системы общественного фонда «Защиты прав граждан» позволила:

-       наладить качественную, надежную, оперативную связь фонда с жителями города;

-       оптимизировать и интегрировать информационные процессы, происходящие в фонде, создать единое информационной пространство организации;

-       навести порядок в документообороте, систематизировать и обеспечить надежное хранение информационных ресурсов;

-       автоматизировать работу диспетчеров фонда;

-       сократить время на обработку входящей документации, осуществлять оперативную помощь населению города;

-       повысить эффективность функционирования общественного фонда «Защита прав граждан» в целом, что сказалось на социальном климате города.

Новые формы и методы решения задач начинают использоваться с самого начала внедрения АИС и, соответственно, информационной технологии (ИТ), как основной технологической базы информационной системы, и постепенно происходит замена традиционной организации управленческого труда, а также функционирования всей системы управления производством. В результате реализации информационной технологии, ее развития происходит сосуществование новых и старых подразделений, их непрерывное изменение и совершенствование. Некоторые новые подразделения формируются в процессе принятия решения о создании информационной технологии на предприятии, другие же – по мере все большего использования новых методов и средств управления. При этом с началом внедрения ИТ постепенно меняются функции и задачи, ранее сформированных подразделений предприятия, а в дальнейшем, по мере развития информационных технологий, происходит изменение и в самих подразделениях предприятия [1].

Развитие организационной структуры аппарата управления предприятия в условиях функционирования информационной технологии зависит не только от использования новых методов управления, в значительной степени оно определяется персоналом предприятия – профессиональной подготовкой кадров, их возрастом, отношениями в коллективе и т.д. Замечено, что люди старшего поколения достаточно негативно относятся к нововведениям, тяжелее переходят на новые методы работы, освоение средств вычислительной техники и коммуникационного оборудования. Молодежь более приспособлена к переменам, но зачастую использует технические средства не по назначению и т.д.

Анализ развития информационных технологий на большинстве предприятий показывает, что их воздействие на процесс совершенствования организационных структур проявляется в следующих направлениях:

-     в создании новых подразделений, призванных выполнять функции, связанные с реализацией ИТ;

-     в коренном совершенствовании технологии управленческих работ во всех подразделениях аппарата управления;

-     в решении вопроса о централизации и децентрализации функций и задач управления между различными подразделениями аппарата управления.

Внедрение информационных технологий, практически, с самого начала оказывает влияние на совершенствование технологии управления во всех управленческих подразделениях предприятиях. В целом, в процессе реализации информационных технологий должны происходить следующие изменения в аппарате управления:

-     освобождение сотрудников от рутинных работ, подготовки информации, созданию баз данных различного содержания и т.д.;

-     передача информационных работ по созданию, ведению и поддержке баз данных в актуальном состоянии сотрудникам специализированного Отдела информационных технологий, который должен быть создан на первой же стадии проектных работ по организации и внедрению автоматизированной информационной системы и информационной технологии на предприятии;

-     исключение по мере возможности бумажного документооборота, создание, согласование и визирование документов должно происходить в электронной форме с последующей распечаткой на конечном этапе создания документа и т.д.

Создание информационной технологии на предприятии меняет структуру рабочего времени специалистов аппарата управления. Исключение из круга обязанностей специалистов выполнение технических операций по созданию и ведению баз данных и т.д., увеличивает время на более качественный анализ ситуации и подготовку решений, т.е. управленческий персонал получает возможность работать на более высоком качественном уровне, связанном с общим повышением эффективности функционирования предприятия.

Кроме того, централизация информационных ресурсов предприятия и владение специалистами средств вычислительной техники и коммуникационного оборудования уменьшает зависимость аппарата управления от длительной подготовки документов, таких как аналитические справки, оперативные отчеты и т.д. В результате возникает возможность более качественного распределения функций и задач по подразделениям в связи с изменениями в управлении производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, высвобождения определенных работников, экономия фонда оплаты труда и т.д. В этих условиях основной упор можно сделать на расширение отдела информационных технологий, что не повлечет за собой больших затрат, положительно скажется на функционировании системы управления и повышении эффективности решения многих вопросов.

Следующее направление воздействия информационных технологий на развитие организационных структур предприятия заключается в уточнении и перераспределении задач и функций между уже действующими службами. Этим вопросам следует уделять внимание еще на предпроектной стадии создания и внедрения автоматизированной информационной системы. Результаты предпроектного обследования помогают выявить недостатки, характерные для существующей системы управления предприятием. Например, может быть выявлено дублирование функций рядом подразделений предприятия, излишняя бюрократизация, несоответствие формальной и фактической структур аппарата управления и т.д.

Тем не менее, мероприятия по совершенствованию организационной структуры предприятия могут начаться только с момента внедрения АИС. Здесь нельзя не сказать об интегрирующей роли информационной технологии в процессе функционирования предприятия, в результате которой происходит объединение ряда самостоятельных задач. Например, оптимизация производственной программы, благодаря специализированному программному обеспечению ИТ, позволяет определять потребность в трудовых ресурсах, загрузку оборудования и т.д.

Таким образом, внедрение автоматизированной информационной системы и информационной технологии предполагает следующие мероприятия по совершенствованию организационной структуры предприятия:

-      делегирование полномочий, руководителям подразделений, отвечающим за определенный автоматизированный участок. Например, в случае внедрения оптимизации производственной программы предприятия достаточно целесообразно придание больших прав руководителю экономического отдела, обеспечивающих ему возможность координировать деятельность других подразделений. Централизация информационных ресурсов в отделе ИТ требует от руководства необходимость передать право решения по ведению, реорганизации, содержания данных в актуальном состоянии, наполнения контента руководителю отдела. Подобные решения должны быть отражены в различных положениях производственного предприятия и утверждены руководством;

-      концентрация работ по выполнению однородных функций в рамках одного подразделения. Это потребует перераспределения  функций между различными службами предприятия, что приведет к совершенствованию организационных структур, будут определены права и уровни ответственности руководителей подразделений, например, в отношении использования различных ресурсов или установления сроков выполнения работ;

-      перераспределение функций и задач по уровням аппарата управления. Например, автоматизированная централизованная обработка учетных данных может высвободить сотрудников бухгалтерии и т.д.;

Указанные мероприятия требуют существенного организационного обеспечения. Для начала необходимо исследовать существующие на предприятии информационные потоки, нахождение оптимальных маршрутов передачи и обработки информации, обучение специалистов навыкам работы со средствами вычислительной техники и коммуникационного оборудования, организация перехода на новые методы управления, закрепление методов необходимыми положениями и должностными инструкциями.

Важный вопрос, который встает при реализации информационных технологий – централизация и децентрализация решений экономических задач управления производством. Чтобы часть задач, решаемых нижним звеном управления, не перешло для выполнения к вышестоящим руководителям, необходимо четко распределить принятие решений за структурными подразделениями с ответственностью за руководителем службы. Например, руководители нижестоящих подразделений должны нести ответственность за использование конкретного вида ресурсов, сменно-суточные задания мастерам, разработанные посредством информационных технологий, определяют полномочия мастера на смену и т.д.

Таким образом, централизация и децентрализация функций и задач управления проявляется в совершенствовании структуры управления в следующем:

-     точном предписании исполнителям обеспечивать установленные показатели производственно-хозяйственной деятельности предприятия;

-     четко установленном календарном сроке выхода на заявленные показатели;

-     возможности согласования и корректировки в информационных технологиях изменения сроков в связи с форс-мажорными обстоятельствами и т.д.

В процессе развития информационных технологий очевидно, что возникнут определенные требования модернизации программно-аппаратного комплекса. В процессе реорганизации необходимо участие всех заинтересованных специалистов и учет их требований в плане внесения изменений в методы управления, решения экономических задач, программно-аппаратный комплекс и т.д.

Развитие информационных технологий, их обеспечивающих подсистем, может обусловить новые изменения в организационной структуре предприятия, которые связаны с расширением участия средств вычислительной техники с выполнением функций и задач управления, т.к. с освобождением специалистов аппарата управления от определенных информационных операций, освобождается время для творческой работы [2].

К положительным моментам по влиянию информационных технологий на организационную структуру предприятия можно также отнести организацию предварительного информирования руководства о вероятности реализации неблагоприятных воздействий в ходе производственно-хозяйственной деятельности. Например, программно-аппаратный комплекс может проводить анализ состояния запасов материальных ресурсов и деталей, по которым намечается дефицит. Усиление роли контролирующих функций вызовет в деятельности руководителей возрастание значения профилактических работ.

Также усилится электронная коммуникационная функция, основу которой может создать система электронного документооборота, организованная на базе  информационных технологий.

Важнейшим направлением влияния информационных технологий на развитие организационной структуры предприятия можно считать внедрение автоматических линий в производственный процесс предприятия. В этом случае часть функций по оперативному регулированию хода производства, сборки изделий на конвейере и т.д. передается средствам вычислительной техники, управляющими автоматической линией, хотя данный процесс пока не выходит за рамки относительно простых производственных ситуаций.

Таким образом, внедрение и развитие информационных технологий в управление вызывает определенные изменения организационной структуры предприятия. Происходит перераспределение функций между старыми и новыми службами, повышение роли отдела ИТ, соединение его функций с задачами других подразделений и служб, и, наконец, полное преобразование на этой основе организационной структуры предприятия.