На кафедрах «ГАУ Северного Зауралья» для расчета кафедральной учебной нагрузки используются электронные таблицы MS Excel. Недостатком такого способа расчета является отсутствие единой базы и необходимость хранить данные в различных файлах. Отсутствие проверки данных при вводе, ошибки при копировании формул приводят к неверным расчетам. Настройка внешнего вида таблиц, вставка формул и оформление отнимают много времени.

Поэтому необходима автоматизированная система, обеспечивающая возможность расчета загруженности преподавателей на основе установленных норм времени и контингента студентов.

Выполненный обзор имеющихся на рынке программных продуктов («Галактика Управление Вузом», автоматизированная система «Нагрузка ВУЗа», «Бит: Управление вузом», «1С:Университет ПРОФ», ИСУ ВУЗ, «Ковчег») показал, что основными направлениями сравниваемых разработок являются планирование учебного процесса в целом, проведение приемной кампании, организация внутреннего электронного документооборота, экономическое сопровождение высшего учебного заведения [1, 2, 3, 4, 5, 6].

Анализ программных продуктов, предназначенных для автоматизации организации учебного процесса в высших учебных заведениях, позволяет сделать вывод о том, что помимо достоинств, заключающихся в широком диапазоне функциональных возможностей, они также не лишены недостатков, к которым можно отнести:

• высокую стоимость программного обеспечения;
• необходимость обучение персонала;
• необходимость обращения к разработчикам в случае возникновения неполадок системы;
• платное послегарантийное техническое обслуживание;
• отсутствие гарантий постоянной поддержки программных продуктов (в случае прекращение или приостановление разработки);
• часть функций программных комплексов не востребована ВУЗом.

Целям автоматизации делопроизводства отдельно взятой кафедры ВУЗа наиболее соответствует программный модуль «Бит: Учет нагрузки преподавателей». Однако существует необходимость написания схожего модуля, адаптированного под потребности кафедры и имеющего существенно более низкую стоимость.

В качестве среды разработки программного продукта была выбрана платформа «1С».
При создании конфигурации «Автоматизированная система формирования учебных планов и распределения учебной нагрузки преподавателей кафедры ВУЗа» использовался встроенный язык программирования.

Вход в информационную базу разделен для пользователей с полными правами и пользователей с правами для просмотра и печати. Чтобы войти в базу следует выбрать пользователя и ввести пароль.

После входа пользователя откроется рабочий стол с вкладками: «Преподаватели», «Учебный план» (рисунок 1).

Рисунок 1 – Рабочий стол. Вкладка «Учебный план»

Вкладка «Преподаватели» содержит в себе справочники «Преподаватели» и «Должности», а также отчет «Дети сотрудников». В справочник «Преподаватели» заносится информация о каждом сотруднике, работающем на кафедре (рисунок 2).

Рисунок 2 – Форма справочника «Преподаватели»

Вкладка «Учебный план» содержит справочники «Уровни подготовки», «Дисциплины» и «Учебные годы», которые требуются для заполнения документа «Учебная нагрузка кафедры».

Документ «Учебная нагрузка кафедры» дает возможность расчета общего объема кафедральной учебной нагрузки по закрепленным дисциплинам. С учетом контингента, количества потоков и лабораторных подгрупп рассчитываются часы лекций, лабораторно-практических занятий, определяются затраты времени на прием зачета (экзамена) и на проверку письменных работ (РГР, контрольных работ), а также определяются часы консультаций в зависимости от формы обучения (очная или заочная) и вида контрольной точки по дисциплине (зачет или экзамен).

На основании документа «Учебная нагрузка кафедры» создается документ «Распределение нагрузки», который позволяет закрепить дисциплины за преподавателями (рисунок 3).

Рисунок 3 – Документ «Распределение нагрузки»

Одной из возможностей конфигурирования в «1С» является создание отчетов с помощью схемы компоновки данных. Схема компоновки данных – очень мощный и развитый механизм «1С», позволяющий строить сложные отчеты с гибким механизмом построения результирующих форм, установки всевозможных отборов на стороне пользователя.

На основании документа «Учебная нагрузка кафедры» можно вывести отчет за определенный учебный год с группировкой нагрузки по семестрам. Построенный отчет предназначен для вывода на печать или экспорта в электронную таблицу Excel (либо в текстовый документ) для последующей обработки.

В подсистеме «Учебный план» есть возможность формирования отчетов «Сводная нагрузка по кафедре» и «Нагрузка преподавателей» (рисунок 4). Отчет «Нагрузка преподавателей» имеет еще два варианта представления: «Все преподаватели» (рисунок 5) и «Нераспределенная нагрузка».

Рисунок 4 – Отчет «Нагрузка преподавателей». Вариант «Отбор по преподавателю»

Рисунок 5 – Отчет «Нагрузка преподавателей». Вариант «Все преподаватели»

Схема компоновки данных позволяет представить отчет «Сводная нагрузка по кафедре» в виде диаграммы (рисунок 6).

Рисунок 6 – Диаграмма соотношения видов учебной нагрузки

Такой видят информационную базу заведующий кафедрой и лаборант, они имеют возможность изменять вышеперечисленные справочники, документы и отчеты. Преподаватели имеют неполные права доступа к информационной базе, они могут открывать отчеты и выводить их на печать, просматривать информацию в справочниках, открывать документы, однако внесение изменений для них недоступно.

Таким образом, разработанный программный продукт готов к использованию сотрудниками кафедры. Созданная программа позволяет уменьшить рутинную работу в результате автоматизации оформления документов и отчетов.

Проведенные расчеты показали экономическую целесообразность создания и внедрения на кафедре программного продукта. Период окупаемости составит около 4 месяцев.

Начатые исследования не исчерпывают всех аспектов автоматизации делопроизводства кафедры ВУЗа и могут быть продолжены в направлении создания дополнительных модулей, позволяющих осуществлять учет научных публикаций преподавателей, прохождение стажировок и курсов повышения квалификации, а также выполнять регистрацию контрольных работ студентов заочной формы обучения.