Под приказом будем понимать внутренний документ университета, издаваемый его руководителями по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы. Далее под документом будем подразумевать везде приказ.

Управлением приказами в университете занимается общий отдел. Наиболее значимые процессы, которые должны быть реорганизованы – это процессы регистрации и поиска документов.

Процесс регистрации документа в общем отделе выглядит следующим образом. Для регистрации документа, сотрудник университета должен лично принести его в общий отдел. Один из работников общего отдела вносит запись по документу в журнал регистрации приказов и проставляет в документ его номер и дату регистрации. В журнал заносится проставляемый номер и дата, а также структурное подразделение, исходя из того, кто инициировал документ, и тема, общее название документа. Далее работник общего отдела сканирует принесенный документ для создания электронной версии в формате pdf и помещает его в папку 2011-2014 на электронном носителе.

Данный бизнес-процесс в нотации Гейн-Сарсона представлен ниже на рисунке 1 [3].

Рисунок 1 – Бизнес-процесс отражающий регистрацию документа в общем отделе (нотация Гейн-Сарсона)

Опишем процессы, связанные с поиском документа. Если сотруднику университета необходимо отыскать документ, он подает заявку в общий отдел с указание каких-либо атрибутов для поиска, обычно достаточно приблизительно – промежуток дат регистрации и краткое его содержание. Один из работников общего отдела пользуясь это информацией, определяет место для поиска – общий отдел, университетский или городской архив. Поиск на месте занимает от 10 минут до 3-х часов, поиск в университетском архиве не меньше суток, а в областном архиве до пяти суток.

Бизнес-процесс поиска документа представлен ниже на рисунке 2.

Рисунок 2 – Бизнес-процесс отражающий поиск документа в общем отделе (нотация Гейн-Сарсона)

По данным бизнес-процессам были выявлены следующие проблемы, которые должны быть устранены при реорганизации:

1. Работа с рукописными журналами единовременно возможна лишь одному человеку, что не представляет возможность единовременно добавлять и искать документы.
2. При большом промежутке дат работник должен просмотреть огромное количество записей из нескольких журналов регистраций.
3. Наличие человеческого фактора при поиске – работник может пропустить искомую запись или удовлетвориться первой попавшейся, что повлечет за собой повторный поиск.
4. Постоянно требуется вводить новые журналы для регистрации, что само по себе усложняет поиск.
5. Время, затраченное на ручной поиск, не соизмеримо с автоматическим поиском.
6. Поиском может заниматься лишь работник общего отдела и никто иной.
7. Электронные версии храниться отдельно от регистрационных журналов.
8. При нахождении документа в архивах (университетском или областном) время поиска увеличивается на порядок – сутки и более.