В настоящее время в малых предприятиях широко используются системы электронного документооборота (СЭД). Однако при проектировании таких систем достаточно часто возникают проблемы  в выборе метода проектирования, представлении системы в виде математической модели, определении основных функций системы, повышении эффективности и функциональности системы.

В результате анализа работ [7-14] и программных разработок [1-6], выявлены некоторые общие критерии, позволяющие повысить эффективность и результативность разработки, которые были взяты за основу при формировании алгоритма проектирования системы электронного документооборота для малого предприятия.

ПОСТАНОВКА ПРОБЛЕМЫ

На российском рынке представлено много различных систем электронного документооборота. Важным аспектом в составлении алгоритма проектирования СЭД и разработке программного продукта является определение основных функций разрабатываемой системы. Исходя из анализа работ [9-12]  выявлены такие требования к информационным системам электронного документооборота, как: расширяемость системы, хранение документов, расширенные возможности поиска документов по различным критериям, простой и понятный пользователю интерфейс.

Цель данной работы: повышение эффективности разрабатываемой программной системы электронного документооборота. Для достижения поставленной цели был произведен сравнительный обзор существующих на рынке систем электронного документооборота на предмет выявления их основных функций,  а также наиболее значимых недостатков; проанализированы известные методы проектирования СЭД; выбрана математическая модель для проектирования программной разработки и разработан алгоритм проектирования СЭД.

ИССЛЕДОВАНИЕ МЕТОДОВ И СРАВНИТЕЛЬНЫЙ АНАЛИЗ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

В исследовании рассмотрены такие методы, как:  объектно-ориентированный метод, структурный метод, системный метод, CASE-технологии. Данные методы наиболее часто применяются в проектировании автоматизированных информационных систем. Из рассмотренных методов  следует выделить CASE-технологии, так как CASE-средства охватывают обширную область многочисленных технологий проектирования информационных систем,  а графические средства моделирования позволяют в наглядном виде представить работу разрабатываемой системы.

Для выделений основных возможностей разрабатываемой системы произведен сравнительный анализ следующих систем электронного документооборота:  LanDocs, DIRECTUM, Дело, ГранДок, Босс-Референт, Eвфрат. Исходя из результатов сравнительного анализа, можно сказать, что все рассмотренные СЭД  позволяют совершать основные действия с документами, такие как поиск документов, изменение информации о документах, создание и удаление документов и тд. Из недостатков стоит отметить то, что не все системы предоставляют возможность вывода различных видов отчетов, а также  выполнения поиска документов по неполной входной информации. Также важно учесть то, что рассмотренные системы применяются в основном для крупных предприятий и пользовательский интерфейс каждой из систем достаточно сложен для понимания пользователю с низким уровнем подготовки. Следовательно, система электронного документооборота для малого предприятия должна обладать основными возможностями работы с документами, а пользовательский интерфейс должен быть простым и понятным для пользователя, любого уровня подготовки.

Опираясь на приведенное выше исследование СЭД, был сделан вывод,  что систему электронного документооборота можно представить в виде детерминированного конечного автомата:

 - конечное множество состояний;

  – конечное множество входных символов;

  – функция переходов;

  - множество начальных состояний;

- множества допустимых состояний.

Тогда математическая модель разрабатываемой системы (в общем случае) может быть представлена в виде информационного потока:

 -  начальное состояние (вход в систему);

  - состояние №1 (ввод данных);

  – результат №1(вывод результатов по введенным данным);

 - состояние №2 (просмотр информации о документе);

 - результат №2 (вывод информации о документе);

 - состояние №3 (удаление, изменение, создание);

 - результат №3 (сохранение изменений);

 - состояние №4 (просмотр исполнителей, отправителей документа);

 - результат №4 (вывод информации);

 - состояние №5 (создание отчета);

  - результат №5 (вывод отчета).

Данная математическая модель легла в основу алгоритма моделируемой СЭД для малого предприятия. Помимо этого, были учтены такие факты, как:

• все данные  системы хранятся в базе данных;
• входными  данными для системы являются те, которые получены в процессе работы с документами или с отчетами;
• авторизация пользователя происходит по заданному логину и паролю.

Модель базы данных системы электронного документооборота для малого предприятия можно представить в виде IDEF1X-модели (рис. 1).

Рисунок 1 Модель базы данных (IDEF1X)

Данная модель содержит следующие  сущности:

1. DOCUMENT – содержит информацию о документе: ID документа, наименование документа, дата регистрации, тип документа, краткое описание документа, вид документа, исполнитель документа и отправитель документа;
2. DOCUMENT_VID – информация о виде документа;
3. DOCUMENT_SOTRUDNIKI – исполнители документов;
4. DOCUMENT_LISP – список всех исполнителей ;
5. DOCUMENT_OTP – отправители документа.

Схема базы данных СЭД представлена на рис. 2.

Рисунок 2 Схема базы данных

Последовательность действий в системе можно представить в виде следующего обобщенного алгоритма (рис. 3):

1)      авторизация пользователя;

2)      аутентификация пользователя;

3)      вход в систему;

4)      ввод/выбор данных;

5)      работа с документами (поиск, просмотр информации, изменение данных, удаление, сохранение);

6)      работа с отчетами  (формирование отчетов);

Рисунок 3 Диаграмма активности общей работы системы

Работа с документами включает в себя непосредственно поиск документов, как по полной введенной информации, так и по неполной, поиск по дате регистрации документа, просмотр и изменение информации о документе, создание и удаление документов. Алгоритм процесса работы с документами представлен на рис.4.

Рисунок 4 Диаграмма активности работы с документами

На современном этапе развития бизнеса в России малые предприятия составляют достаточно внушительную часть из всех существующих фирм. Не смотря на то, что существует некоторое количество типовых СЭД, довольно часто эти системы не подходят по каким-либо критериям  к конкретному предприятию. И тогда сотрудникам фирмы приходится заниматься разработкой системы документооборота самостоятельно, учитывая конкретику и реальную структуру. Разработанный алгоритм позволяет спроектировать достаточно простую и функциональную систему электронного документооборота для типового малого предприятия. А так же позволяет скорректировать проект под конкретные нужды фирмы. Такая СЭД обладает одним важным достоинством: возможностью поиска документа по неполному списку входных данных, что значительно снижает трудоемкость и повышает эффективность работы с ней неподготовленного пользователя. При этом система позволяет выполнять все основные действия с документами, а так же формирует достаточное количество различных отчетов, предоставляя пользователю выбор их конечного представления.

Модель алгоритма работы системы электронного документооборота представлена с использованием case-средств, а именно путем формирования диаграмм активности работы системы, что значительно повышает понимание предложенной разработки, как профессионалами, так и пользователями с низким уровнем подготовки.

1. ЕВФРАТ – http://www.evfrat.ru/
2. ДЕЛО – http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/
3. БОСС-Референт – http://www.boss-referent.ru
4. LanDocs –  http://landocs.ru/system/
5. DIRECTUM – http://www.directum.ru/
6. ГранДок – http://www.grandoc.ru/system
7. Свиридова О.В. Разработка автоматизированной системы управления документооборотом на транспортном предприятии / Свиридова О.В. // Современные наукоёмкие технологии. -2012.-№9.-С.88. [Электронный ресурс]. URL: http://www.rae.ru/snt/?section=content&op=show_article&article_id=10000168
8. Свиридова О.В. Программная реализация математической модели документооборота в редакции газеты / Свиридова О.В. // Современная техника и технологии. – Октябрь 2013. – № 10 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2013/10/2358
9. Обзор систем электронного документооборота – http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
10. Функции СЭД - http://ecm.korusconsulting.ru/tasks/
11. Граничин О.Н., Кияев В.И. Информационные технологии в управлении. Учебное пособие, 2-е издание .-СПб.: ВВМ, -2012.-С.354.
12. Павлова М.Ю., Лелеко Н.Р., Кудрина О.С. О системах электронного документооборота. 2013. С.83-85
13. Абрамова О.Ф. CASE-технологии: изучать или исключить? / Абрамова О.Ф. // Alma mater (Вестник высшей школы). – 2012. – № 9. – C. 109-110
14. Современные CASE-технологии – http://citforum.ru/database/kbd97/4.shtml

Все статьи автора «Nelly337»