За последние 5–10 лет методы ведения гостиничного бизнеса существенно изменились. Требования к качеству гостиничных продуктов и уровню обслуживания клиентов стали жестче. Как показывает опыт отельеров, отвечать этим требованиям практически невозможно, не имея хорошо налаженной информационной системы. Каким критериям должны соответствовать современные программные продукты для автоматизации деятельности гостиницы, чтобы обеспечить более комфортное обслуживание клиентов?
Работа современного отеля невозможна без информационной системы, позволяющей вести оперативный финансовый и управленческий учет, планировать и получать своевременную аналитику о состоянии всех его подразделений. Безусловно, это влияет на требования заказчиков к программным продуктам для автоматизации внутриорганизационных процессов гостиницы.
Именно для систематизации и грамотного координирования всех необходимых функций и бизнес-процессов разрабатывается программное обеспечение для автоматизации деятельности гостиниц.
В работе современных отелей автоматизация приема и размещения гостей, бронирования номеров, осуществления контроля за состоянием номерного фонда и взаиморасчетов с клиентами имеет ключевое значение. И этот факт подтверждается множеством примеров. Информационные системы вносят в повседневную жизнь гостиниц определенный порядок, регламентируя работу персонала и экономя время клиентов.
В деятельности современных гостиничных комплексов лежит клиент-ориентированный подход, поэтому информационная система гостиничного комплекса «Скиф» разработана с учетом методологии CRM для программных продуктов гостиничного бизнеса. Гостиничные комплексы, построенные на основе методологии CRM (Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами), будут концентрировать все свои усилия на управлении взаимоотношениями с клиентами посредством программных продуктов. CRM – это направленная на построение устойчивого бизнеса концепция и бизнес-стратегия, ядром которой является «клиенто-ориентированный» подход. Концепция CRM предполагает, что с каждым потребителем должна быть установлена постоянная связь, информация о нем должна регулярно собираться, накапливаться, тщательно анализироваться. Как он прореагировал на рекламное письмо, доволен ли качеством гостиничных услуг, сколько дохода принес, как меняется его социальный статус и предпочтения. Сведения собираются по всем каналам – обычная и электронная почта, онлайновые каталоги, call – центры, персональные контакты.
Информационная система гостиничного комплекса «Скиф» обеспечивает выполнение следующих основных функций:
• учет номерного фонда;
• учет клиентов гостиницы;
• ведение прайс-листа с возможностью учета сезонности и выходных дней;
• бронирование номера;
• сдача номеров (заселение, выселение, переселение);
• хранение истории бронирования и сдачи каждого номера;
• учет дополнительных услуг и их предоставления клиентам;
• учет типа питания каждого клиента в номере;
• ведение индивидуального счета клиента, на котором учитываются все поступления и списания денежных средств клиента;
• учет персонала;
• служба горничных: планирование и контроль работы персонала в каждом номере (уборка, смена белья и т.п.);
• формирование отчетности и выходных документов:
• состав номерного фонда;
• наличие свободных номеров;
• статистика сдачи номеров за период времени;
• история сдачи и бронирования номера;
• движение по лицевому счету клиента;
• отчет о предоставленных клиенту услугах;
• счет клиенту на оплату;
• список должников;
• статистические диаграмм.
С помощью информационной системы гостиничного комплекса «Скиф» город Астана решаются важные задачи:
• Сокращается время регистрации гостей, автоматически заполняются все необходимые документы: анкеты, заявления, карточки гостя.
• Онлайн-бронирование, когда заявку можно сделать через интернет. Система автоматически бронирует номер. Кроме того, не составляет труда контролировать забронированные номера, в любой момент можно получать информацию о том, на какой период забронирован номер, снимать просроченную бронь.
• Учет номерного фонда. Информация о тарифах, типах номеров, номерном фонде могут быть предоставлены клиенту быстро и оперативно в реальном времени.
• Тарифы, номерной фонд, типы номеров, виды размещений, сведения об организации и гостях ведутся в справочниках, в которых сохраняются все происходящие изменения.
• Расчеты с гостями ведутся на лицевых счетах. В них отражается начисление и оплата услуг. Информацию о состоянии счета можно предоставлять клиенту по первому требованию.
• Четко отслеживаются освободившиеся номера. Гарантированно можно избежать ситуаций, когда гости еще не выехали, а в номер уже заселяется новый постоялец.
• При подключении фискальных регистраторов можно без труда формировать все кассовые документы: пробивать чеки на оплату, вести журнал закрытия кассовых смен, снимать Х– и Z-отчеты, контролировать возвраты на соответствие законодательству.
• В программах используется гибкая система работы с залогами, что очень важно для контроля состояния взаиморасчетов с контрагентами.
• Бонусные системы и системы дисконтных карт делают возможным применение сложных для расчетов скидок гостям.
• Использование магнитных карт значительно упрощает схему расчетов с гостями за предоставленные услуги внутри гостиничного комплекса. Стоимость заказов или услуг при прохождении карты через считыватель автоматически относится на лицевой счет гостя в программе, где накапливается полная информация о взаиморасчетах, проверить которые можно в любое время.
• Осуществление обмена данными с внешними системами. Выгрузка актов в бухгалтерию, сведений по иностранным гостям для передачи в миграционную полицию, загрузка заказов из кафе, закрытых на номер гостиницы.
• Подключение телефонных тарификаторов позволяет контролировать использование телефонных аппаратов в номерах и стоимость разговоров автоматически относить на счета гостей.
• Автоматизация дает возможность поддерживать быструю и более тесную связь между подразделениями гостиницы, что позволяет оперативно реагировать на требования и желания клиентов, мгновенно устранять неисправности и организовать качественную уборку номеров.
В информационной системе гостиничного комплекса «Скиф» решаемые задачи реализованы соответствующим программным модулем, каждый из которых имеет возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных применяется контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.
Для добавления и редактирования данных используются экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению) по базе данных. Для обеспечения поиска данных также использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно производить на частичное, либо полное совпадение условий поиска. В программных модулях системы реализовано наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, на основе выборки информации из базы данных.
В настоящее время разработанная информационная система гостиничного комплекса «Скиф» города Астана подготовлена к внедрению и находится в опытной эксплуатации.
Количество просмотров публикации: Please wait