УДК 316.776

ОБОСНОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ INSTANT MESSENGER КАК СРЕДСТВА ВНУТРЕННЕЙ ОПЕРАТИВНОЙ КОММУНИКАЦИИ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Янин Антон Александрович
ФГБОУ ВО "Магнитогорский государственный технический университет им. Г. И. Носова"

Аннотация
В данной статье представлено обоснование технологии мгновенного обмена сообщениями, как средства внутренней коммуникации на предприятии, также представлена сравнительная характеристика существующих средств коммуникации, описаны этапы процесса коммуникации и использование приложений instant messenger.

Ключевые слова: , , ,


Рубрика: 05.00.00 ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Янин А.А. Обоснование технологии Instant Messenger как средства внутренней оперативной коммуникации на предприятии // Современные научные исследования и инновации. 2019. № 4 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2019/04/88446 (дата обращения: 09.04.2019).

Коммуникации в коллективе необходимы для того, чтобы наладить связь между руководством и исполнителями, построить эффективное взаимодействие с коллегами и тем самым обеспечить действенный и четкий обмен данными без информационных и временных потерь. Притом крайне важно, чтобы эти взаимодействия работали во всех направлениях, то есть не только снизу-вверх  – от сотрудников к начальству, но и от начальства к сотрудникам. Это необходимо как для выстраивания политики компании, так и для укрепления командного духа и повышения лояльности. Без коммуникативной связи каждый работник будет находиться в собственном пространстве, без понимания того, как его деятельность связана с целями и задачами компании. Коммуникации в организации делятся на внутренние и внешние. Внутренние коммуникации – это любые коммуникации внутри организации. Внешние коммуникации – коммуникации между организацией и внешней средой (поставщиками, покупателями, клиентами, государственными органами и т.д.).

Положительные и отрицательные стороны средств внутренней и внешней коммуникации на предприятии

Средство

Положительная сторона

Отрицательная сторона

Электронная почта Подходит как для внутренней, так и для внешней коммуникации. Не подходит для быстрых, динамичных переписок, постепенно устаревает. Не работает без Интернета.
Социальные сети Подходят для быстрого общения, возможно использование с любого устройства, передача фото, видео, аудиоинформации. Запрещены в большинстве организаций. Более подходят для личного общения, чем для делового. Не работает без Интернета.
Мессенджеры Возможность использования с любого устройства и в любом месте, создания групповых чатов, подходит для делового общения и быстрых динамичных переписок, передача фото, видео, аудиоинформации. Не работают без Интернета.
Телефонная связь Работает без Интернета, подходит для любых видов коммуникации. Относительно дорогая стоимость, ограниченное количество передаваемой информации, более сложное восприятие принимаемой информации.
Специализированные чаты для предприятий Работает без Интернета, подходит как для внутренних, так и для внешних коммуникаций. Не все чаты имеют возможность передачи всех видов информации, возможность пользования только с рабочего компьютера.

Этапы процесса коммуникации

Процесс коммуникации включает ряд этапов: отправление сообщения, его передача и получение. Важнейшими элементами коммуникационного процесса выступают отправитель сообщения, каналы передачи, получатель и обратная связь.

Отправление сообщения. В процессе коммуникации всегда участвуют по крайней мере два лица – отправитель и получатель. Отправителем может быть любой сотрудник, имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. Отправитель формулирует смысл того, что и почему он хочет передать другому участнику процесса коммуникации.

Кодирование – это перевод информации отправителя в комплекс коммуникационных символов (слов, действий, выражения лица и т. п.). Основной формой кодирования выступает язык общения. В результате кодирования формируется сообщение, послание, содержащее данные с определенным значением, которые отправитель хочет передать желаемому получателю. Отправитель ставит своей целью выражение сообщения в вербальной или невербальной форме.

Передача сообщения. Послание по каналам передается получателю. В качестве каналов используются различные технические устройства (смартфоны, планшеты, компьютеры). Информация может передаваться путем личного общения, групповых встреч, телефонных переговоров, передачи сообщений по факсу, подготовки и передачи докладных и служебных записок, различных документов, с помощью графиков производства и отгрузки продукции, электронной почты, телеконференций, радиотрансляции.

Эффективность передачи сообщения зависит от средств, которые для этого используются. Р. Ленгел и Р. Дафт, обобщая результаты проведенных трехлетних исследований общения менеджеров, утверждают, что выбор носителя во многом зависит от характера управленческих проблем. Для простых, рутинных и очень доступных сообщений должны использоваться простые средства, например, докладные записки, объявления на досках, дающие ограниченную информацию. И наоборот, для сложных, нерутинных сообщений необходимо использовать сложные средства, личное общение, которое дает немедленную обратную связь, позволяет расширить объем получаемой информации за счет невербальной составляющей. Не следует отождествлять отправку сообщения и его передачу. Передача осуществляется только в случае, когда получатель реально получил сообщение.

Получение сообщения. Тот, кому адресовано послание и кого оно достигло, называют получателем. Получатель декодирует (переводит, расшифровывает) сообщение. Декодирование – процесс превращения сообщения в имеющую смысл форму. Декодирование включает восприятие сообщения получателем (что получил), его интерпретацию (как понял) и оценку (что и как принял). Коммуникация успешна, когда получатель получил, понял и принял отправленное сообщение. Чем ближе декодированное сообщение к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективна коммуникация. Результаты декодирования зависят от навыков, установок, знаний, ожиданий, социокультурной среды получателя.

Использование технологии Instant Messenger

Построение коммуникации в компании необходимо также и совсем небольшим фирмам. Даже если говорить об организации, в которой занято всего 3-4 человека, коммуникация должна быть налажена, так как каждый сотрудник должен знать, что уже сделано, что предполагается сделать, как идет рабочий процесс в целом и что ожидается лично от него. Формировать коммуникацию в таких масштабах довольно просто – в большинстве случаев хватает общего чата в мессенджере и регулярных совещаний.

Мгновенный обмен сообщениями – один из самых первых сетевых инструментов, созданных для совместной работы. Он и сегодня служит основой для многих офисных сервисов. Практически каждый инструмент совместной работы, доступный на рынке, предлагает функцию обмена мгновенными сообщениями в дополнение к функциям, которые наиболее известны пользователям: передачи голоса, видео или экрана. (сжатое решение проблемы, какая проблема и в какой сфере решается, с помощью чего и почему).

Приложения, работа которых основана на технологии мгновенного обмена сообщениями (Instant Messenger), целесообразно применять для организаций, общая численность которых не более 25 сотрудников, либо же для профессионального общения конкретного отдела. Мессенджеры позволяют за считанные секунды отправить текстовое или голосовое сообщение, видеозапись, фотографию, что предоставляет руководителю возможность более точно определить задание для сотрудника, а сотруднику, в свою очередь, задать вопросы или обсудить нюансы работы. Данный вид коммуникации позволяет сэкономить рабочее время, позволяет сотрудникам обсуждать деятельность в групповом чате, так же мессенджер позволяет связаться с сотрудником, который находится не на рабочем месте, с рабочего компьютера, он же, в свою очередь, примет информацию с помощью мобильного устройства.

Существуют различные виды мессенджеров, которые предоставляют возможность наладить коммуникацию в организации, их можно разделить на массовые и корпоративные. К массовым относятся приложения, с помощью которых люди общаются в обычной жизни, но их также используют в организациях, особенно те, которые имеют как мобильную, так и компьютерную версию, их главным достоинством является бесплатность. Корпоративные мессенджеры, по общему мнению, являются более безопасными, но большинство из них либо не имеют мобильных версий, либо являются достаточно дорогостоящими, но необходимыми для предприятий, численностью более 30 человек.

Поделиться в соц. сетях

0

Библиографический список
  1. Володенков, С.В. Интернет-коммуникации в глобальном пространстве современного политического управления [Электронный ресурс]: монография / С.В. Володенков. – Электрон.дан. – Москва: МГУ имени М.В.Ломоносова, 2015. – 272 с. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/99348.
  2. Мамай, О.В. Деловые коммуникации [Электронный ресурс]: учебное пособие / О.В. Мамай, И.Н. Мамай. – Электрон.дан. – Самара, 2018. – 120 с. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/109425.
  3. Чудинов, А.П. Основы теории коммуникации: практикум [Электронный ресурс]: учебное пособие / А.П. Чудинов, Е.А. Нахимова. – Электрон.дан. – Москва: ФЛИНТА, 2013. – 153 с. – Режим доступа: https://e.lanbook.com/book/47596.


Количество просмотров публикации: Please wait

Все статьи автора «Янин Антон Александрович»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться:
  • Регистрация