УДК 658.78

МОДЕЛЬ ОПТИМИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ЗАКУПОК НА КРУПНЫХ ПРОМЫШЛЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ

Яковлева Татьяна Александровна
Тольяттинский государственный университет
к.э.н., доцент кафедры «Менеджмент организации»

Аннотация
В условиях высокой рыночной конкуренции каждое предприятие заинтересовано в снижении своих расходов, большая часть которых формируются в процессе закупок и обеспечения организации как товарно-материальными ценностями, так и различными видами работ и услуг. Управление закупками в крупных компаниях осложняется большими объемами заявок на обеспечение, недостаточно полным контролем за их исполнением и укладыванием в утвержденный бюджет, а также затянутыми сроками поставки приобретаемой продукции, что в конечном итоге влияет на финансовый результат и стабильность бизнес-процессов. В условиях ограниченности финансовых ресурсов, а также из-зи большого предложения товаров и услуг на рынке необходимо разработать модель, применение которой позволит оптимизировать процесс закупок с помощью совершенствования процедуры выбора поставщика, уменьшения материальных затрат в результате эффективных переговоров и сокращения сроков поставок. На основании проведенного исследования были выявлены наиболее распространенные проблемы в управлении процессом закупок на предприятии, а также проанализирована стандартная схема осуществления закупок и дополнена двумя новыми этапами. Автором разработаны и апробированы системы критериев оценки коммерческих предложений поставщиков и оценки качества работы поставщиков. В статье систематизированы предложенные действия по оптимизации процесса закупок на крупных промышленных предприятиях, в результате которых сроки поставок должны сократиться в два раза, а экономия от усовершенствования организации закупок будет только увеличиваться. В целях мотивации сотрудников и реализации принципов разработанной модели предложено ввести систему оплаты труда по KPI, которая бы включала средний срок проработки заявки и размер экономии от сокращения стоимости контракта или транспортных расходов. В совокупности все предложенные в статье мероприятия будут обеспечивать повышение эффективности бизнеса и его стоимость.

Ключевые слова: квалификация поставщика, критерии оценки качества исполнения поставщиком договорных обязательств, процесс закупок, среднее время проработки заявок, товарно-материальные ценности


THE MODEL OF OPTIMIZATION OF THE PROCUREMENT PROCESS OF LARGE INDUSTRIAL ENTERPRISES

Iakovleva Tatiana Aleksandrovna
Togliatty State University
PhD. of Economics, associate professor of the Department "Management of organization"

Abstract
In conditions of high market competition, every enterprise is interested in reducing their costs, most of which are generated in the procurement and ensure process of the organization with inventory values and various types of works and services. Procurement management in big companies is complicated by the large volumes of applications for provision, insufficient control over their execution and staying within the approved budget, and also by tightened delivery dates of purchased products, which in the end affects the financial result and stability of business processes. In the conditions of limited financial resources and also because of large offer of goods and services in the market it is necessary to develop a model, which will allow you to optimize the procurement process through the improvement of the selection procedure of suppliers and decline of material costs as a result of effective negotiations and reduction of delivery time. Based on the conducted research the most common problems in the procurement process management on enterprise were identified, and also the standard scheme of procurement were analyzed and added with two new stages. The author developed and tested a system of evaluation criteria of supplier’s commercial offers and the quality of supplier’s work. In the article the proposed actions for procurement process optimization in large industrial enterprises are systematized, in the result the time of supply should be reduced in twice, and the savings from improving procurement will only increase. For the purpose to motivate staff and implement the principles of the developed model it is proposed to introduce a system of remuneration according to KPI, which would include the average time of consideration of the application and the amount of savings from the reduction of the contract price or transport costs. In total all events proposed in the article will ensure the business efficiency and its value.

Keywords: average time of elaboration of application, commodity-material assets, evaluation criteria of quality of execution of contractual obligations by the supplier, procurement process, qualification of supplier


Рубрика: 08.00.00 ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Яковлева Т.А. Модель оптимизации процесса закупок на крупных промышленных предприятий // Современные научные исследования и инновации. 2017. № 4 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2017/04/81749 (дата обращения: 02.06.2017).

Процесс закупок является одним из основных в деятельности предприятия, так как оказывает прямое влияние на стоимость, качество продукции и бесперебойность производственного процесса, и, следовательно, в конечном итоге определяет финансовые результаты и стоимость бизнеса.

В современных условиях специалисты по закупкам занимаются не только прорабатыванием вопросов, связанных с приобретением товарно-материальных ценностей, но и поиском подрядчиков и поставщиков различных услуг. В связи с этим специалисты должны подбираться соответствующей квалификации и компетенции.

При управлении отделом закупок сотрудники должны быть ориентированы на такие принципы как экономичность, качество и оперативность, но как показывает опыт работы в российских и зарубежных компаниях не всегда они выполняются в полной мере.

Опыт российских предприятий выявил следующие основные проблемы в управлении закупками:

  1. Длительные сроки выполнения заявок на обеспечение.
  2. Непрозрачность процедуры выбора поставщика и  как следствие завышение договорных цен и недобросовестный выбор поставщика.
  3. Недостаточный уровень компетентности сотрудников, что влияет на результаты переговоров и расходы, а также на качественные показатели его работы.
  4. Слабая система коммуникаций между закупщиками и инициаторами, что, во-первых, увеличивает сроки проработки заказа и иногда приводит к поставке продукции несоответствующего необходимым требованиям.
  5. Наличие больших размеров ТМЦ на складах, и как следствие, снижение оборачиваемости денежных средств и увеличение рисков, связанных с хранением и порчей закупленной продукцией.

В связи с этим и возникает необходимость разработки усовершенствованной модели процесса закупок на предприятии, которая бы разрешали перечисленные проблемы.

Классическая схема процесса закупок на предприятии представлена на рисунке 1.

Рис.1. Схема процесса закупок на крупных предприятиях

Считаем целесообразным дополнить данную схему следующими этапами.

Во-первых, необходимо обеспечить постоянное взаимодействие между отделом закупок и финансовой службой для контролирования расходования утвержденного бюджета закупок, так как оценка происходит только в конце года. Ежемесячный учет позволит своевременно предвидеть дефицит бюджета, и в случае его перерасходования отложить закупку некоторых ТМЦ или услуг, не влияющих на показатели основных бизнес-процессов.

Во-вторых, на этапе поиска потенциальных поставщиков необходимо применять сравнительный анализ предлагаемых условий на основании коммерческих предложений. Особенно этот анализ должен быть обязательным как минимум для трех поставщиков при закупке на сумму свыше установленного лимита.

Сравнительная оценка условий коммерческих предложений должна проводится по таким критериям, как:

- стоимость заказа, наличие скидки (ценовая гибкость);

- условия поставки, наличие транспорта у поставщика или выгодные условия с транспортно-логистической компанией, от чего зависит сумма транспортных расходов;

- срок исполнения заказа;

- предоставляемые условия оплаты сделки (аванс или постоплата)

- наличие сертификатов (свидетельств, стандартов), удостоверяющих соответствие требуемым нормам качества;

- опыт работы с этим поставщиком.

В случае, если в результате деловой переписки или коммерческих переговоров  не удалось получить условия отсрочки платежа, и поставщик хочет получить аванс в размере 100% или частично, то обязательно после согласования поставщика руководителем отдела закупок должна быть проведена процедура его квалификации, которая заключается в анализе его бухгалтерской отчетности и легальности организации данного бизнеса.

Когда поставщик согласен поставить ТМЦ или выполнить услугу с отсрочкой платежа, процедуру квалификации можно не проводить, так как коммерческие риски здесь минимальны. Исключение может составлять риск непоставки, что в принципе на сегодняшний день встречается довольно редко, так как репутация бизнеса зарабатывается годами и портить ее предпринимателю, надеющегося на долгосрочное партнерство с крупной компанией, не выгодно.

В-третьих, в российских компаниях, мало кто занимается оценкой качества работы поставщика по системе критериев, с целью принятия решения о дальнейшем сотрудничестве с ним и формировании базы надежных поставщиков.

Учитывая, как правило, большую загруженность специалистов по закупкам, необходимо разработать и рекомендовать к внедрению простую систему критериев, оценка по которой дает достоверное и полное представление о надежности поставщика и не занимает, много времени.

В рамках проведенного исследования на крупных химических компаниях Самарского региона и анализа действующих моделей закупочной деятельности была сформирована система критериев по 3-х бальной для оценки уровня  качества исполнения поставщиком своих договорных обязательств:

1)      фактические сроки исполнения заказы и отклонение от запланированных;

2)      оперативность работы по документообороту и корректность оформления документов;

3)      скорость устранения возникающих сложностей в процессе исполнения заказа;

4)      возможность самостоятельной организации доставки продукции и страхования груза в случае необходимости;

5)      качество поставленной ТМЦ или оказанной услуги (оценка инициатором заказа).

При низких оценках одного из критериев поставщик может быть дисквалифицирован.

В целях минимизации различных рисков коммерческой деятельности обязательно требуется проводить данную систему оценки нового поставщика, в дальнейшим она может проводиться по мере необходимости, если при работе с поставщиком возникают сложности.

Таким образом, оптимизация процесса закупок должна включать следующие мероприятия.

1. Сокращение времени обработки заказа с среднестатистических 90 дней до 45. Так например, в процедуре закупки могут быть установлены следующие сроки:

- поиск потенциально возможных поставщиков, рассылка запросов и сравнение коммерчески предложений, при необходимости проведение деловых переговоров – 1,5 недели;

-  согласование условий контракта и проведение процедуры квалификации поставщиков и решение вопросов, связанных с доставкой – 1 неделя,

- в зависимости от характера поставки экспорт или отечественная поставка и удаленности поставщика, а также урегулирования вопросов таможенного характера на поставку требуется в среднем от 1 недели- 1 месяца).

2. Улучшение коммуникаций между инициатором закупки и исполнителем, так как  иногда инициаторы не предоставляют полную информацию о заказе, и специалисты вынуждены тратить много времени на детализацию требований к нему.

3. Ведение базы поставщиков.

4. Заключение долгосрочных соглашений на основные позиции и постоянное улучшение условий по этим контрактам.

5. Проведение процедуры квалификации поставщиков для минимизации рисков.

6. Сокращение складских запасов.

7. Проведение тендеров.

Модель оптимизации процесса закупок также должна включать такой экономический метод, как внедрение системы оплаты труда по KPI.

С этой целью предлагается разработать систему показателей, от уровня достижения которых будет зависеть переменная часть заработной платы труда специалистов по закупкам.

На наш взгляд, целесообразно предложить два показателя для оценки результатов труда сотрудников отдела закупок:

1) среднее время проработки заявок  (от момента ее получения до отправки ТМЦ).

2) экономия за счет полученной скидки благодаря переговорам с поставщиком или поиск нового поставщика с более выгодными условиями.

Безусловно, считать вручную и учитывать сотрудником потраченного времени на проработку каждой заявки это трудоемкий процесс, поэтому он должен быть автоматизирован в корпоративной системе учета. В этой системе специалист по закупкам получает заявку от инициатора, прорабатывает ее, заводит заказ, создает поставщика, регистрирует договор. При получении и приходовании товара кладовщиком в корпоративной системе учета  отражается дата отправки товара от поставщика. Таким образом, в конце месяца руководитель выводит отчет по каждому сотруднику и видит среднюю скорость проработки заявки исходя из общего их числа и характеру закупок (внутренний рынок или экспорт).

Таким образом, предложенные рекомендации по оптимизации модели процесса закупок должны улучшить не только финансово-экономические показатели деятельности предприятия, но и повысить оперативность специалистов по закупкам в проработке заявок.


Библиографический список
  1. Самарина О.А. Оптимизация системы закупок в организации // Материалы Международной научно-практической конференции «Ценности и интересы современного общества», 2015. С. 319-322.
  2. Сярдова О.М., Моисеев А.Л. Совершенствование управления материально-техническим обеспечением на основе принципов логистики. // Экономика и социум. 2015. № 3-2 (16). С. 356-360.


Все статьи автора «Яковлева Татьяна Александровна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: