В основе функционирования автоматизированной информационной системы (АИС) лежат процессы взаимодействия специалиста предприятия со средствами вычислительной техники и коммуникационного оборудования в разрезе организации информационной технологии организации. При этом понятие «взаимодействие» носит достаточно широкий характер и зависит от методов решения экономических и производственных задач, а также от форм организации информационного обеспечения (ИО).
Новые формы и методы решения задач начинают использоваться с самого начала внедрения АИС и, соответственно, информационной технологии (ИТ), как основной технологической базы информационной системы, и постепенно происходит замена традиционной организации управленческого труда, а также функционирования всей системы управления производством. В результате реализации информационной технологии, ее развития происходит сосуществование новых и старых подразделений, их непрерывное изменение и совершенствование. Некоторые новые подразделения формируются в процессе принятия решения о создании информационной технологии на предприятии, другие же – по мере все большего использования новых методов и средств управления. При этом с началом внедрения ИТ постепенно меняются функции и задачи, ранее сформированных подразделений предприятия, а в дальнейшем, по мере развития информационных технологий, происходит изменение и в самих подразделениях предприятия [1].
Развитие организационной структуры аппарата управления предприятия в условиях функционирования информационной технологии зависит не только от использования новых методов управления, в значительной степени оно определяется персоналом предприятия – профессиональной подготовкой кадров, их возрастом, отношениями в коллективе и т.д. Замечено, что люди старшего поколения достаточно негативно относятся к нововведениям, тяжелее переходят на новые методы работы, освоение средств вычислительной техники и коммуникационного оборудования. Молодежь более приспособлена к переменам, но зачастую использует технические средства не по назначению и т.д.
Анализ развития информационных технологий на большинстве предприятий показывает, что их воздействие на процесс совершенствования организационных структур проявляется в следующих направлениях:
- в создании новых подразделений, призванных выполнять функции, связанные с реализацией ИТ;
- в коренном совершенствовании технологии управленческих работ во всех подразделениях аппарата управления;
- в решении вопроса о централизации и децентрализации функций и задач управления между различными подразделениями аппарата управления.
Внедрение информационных технологий, практически, с самого начала оказывает влияние на совершенствование технологии управления во всех управленческих подразделениях предприятиях. В целом, в процессе реализации информационных технологий должны происходить следующие изменения в аппарате управления:
- освобождение сотрудников от рутинных работ, подготовки информации, созданию баз данных различного содержания и т.д.;
- передача информационных работ по созданию, ведению и поддержке баз данных в актуальном состоянии сотрудникам специализированного Отдела информационных технологий, который должен быть создан на первой же стадии проектных работ по организации и внедрению автоматизированной информационной системы и информационной технологии на предприятии;
- исключение по мере возможности бумажного документооборота, создание, согласование и визирование документов должно происходить в электронной форме с последующей распечаткой на конечном этапе создания документа и т.д.
Создание информационной технологии на предприятии меняет структуру рабочего времени специалистов аппарата управления. Исключение из круга обязанностей специалистов выполнение технических операций по созданию и ведению баз данных и т.д., увеличивает время на более качественный анализ ситуации и подготовку решений, т.е. управленческий персонал получает возможность работать на более высоком качественном уровне, связанном с общим повышением эффективности функционирования предприятия.
Кроме того, централизация информационных ресурсов предприятия и владение специалистами средств вычислительной техники и коммуникационного оборудования уменьшает зависимость аппарата управления от длительной подготовки документов, таких как аналитические справки, оперативные отчеты и т.д. В результате возникает возможность более качественного распределения функций и задач по подразделениям в связи с изменениями в управлении производственно-хозяйственной деятельностью предприятия, высвобождения определенных работников, экономия фонда оплаты труда и т.д. В этих условиях основной упор можно сделать на расширение отдела информационных технологий, что не повлечет за собой больших затрат, положительно скажется на функционировании системы управления и повышении эффективности решения многих вопросов.
Следующее направление воздействия информационных технологий на развитие организационных структур предприятия заключается в уточнении и перераспределении задач и функций между уже действующими службами. Этим вопросам следует уделять внимание еще на предпроектной стадии создания и внедрения автоматизированной информационной системы. Результаты предпроектного обследования помогают выявить недостатки, характерные для существующей системы управления предприятием. Например, может быть выявлено дублирование функций рядом подразделений предприятия, излишняя бюрократизация, несоответствие формальной и фактической структур аппарата управления и т.д.
Тем не менее, мероприятия по совершенствованию организационной структуры предприятия могут начаться только с момента внедрения АИС. Здесь нельзя не сказать об интегрирующей роли информационной технологии в процессе функционирования предприятия, в результате которой происходит объединение ряда самостоятельных задач. Например, оптимизация производственной программы, благодаря специализированному программному обеспечению ИТ, позволяет определять потребность в трудовых ресурсах, загрузку оборудования и т.д.
Таким образом, внедрение автоматизированной информационной системы и информационной технологии предполагает следующие мероприятия по совершенствованию организационной структуры предприятия:
- делегирование полномочий, руководителям подразделений, отвечающим за определенный автоматизированный участок. Например, в случае внедрения оптимизации производственной программы предприятия достаточно целесообразно придание больших прав руководителю экономического отдела, обеспечивающих ему возможность координировать деятельность других подразделений. Централизация информационных ресурсов в отделе ИТ требует от руководства необходимость передать право решения по ведению, реорганизации, содержания данных в актуальном состоянии, наполнения контента руководителю отдела. Подобные решения должны быть отражены в различных положениях производственного предприятия и утверждены руководством;
- концентрация работ по выполнению однородных функций в рамках одного подразделения. Это потребует перераспределения функций между различными службами предприятия, что приведет к совершенствованию организационных структур, будут определены права и уровни ответственности руководителей подразделений, например, в отношении использования различных ресурсов или установления сроков выполнения работ;
- перераспределение функций и задач по уровням аппарата управления. Например, автоматизированная централизованная обработка учетных данных может высвободить сотрудников бухгалтерии и т.д.;
Указанные мероприятия требуют существенного организационного обеспечения. Для начала необходимо исследовать существующие на предприятии информационные потоки, нахождение оптимальных маршрутов передачи и обработки информации, обучение специалистов навыкам работы со средствами вычислительной техники и коммуникационного оборудования, организация перехода на новые методы управления, закрепление методов необходимыми положениями и должностными инструкциями.
Важный вопрос, который встает при реализации информационных технологий – централизация и децентрализация решений экономических задач управления производством. Чтобы часть задач, решаемых нижним звеном управления, не перешло для выполнения к вышестоящим руководителям, необходимо четко распределить принятие решений за структурными подразделениями с ответственностью за руководителем службы. Например, руководители нижестоящих подразделений должны нести ответственность за использование конкретного вида ресурсов, сменно-суточные задания мастерам, разработанные посредством информационных технологий, определяют полномочия мастера на смену и т.д.
Таким образом, централизация и децентрализация функций и задач управления проявляется в совершенствовании структуры управления в следующем:
- точном предписании исполнителям обеспечивать установленные показатели производственно-хозяйственной деятельности предприятия;
- четко установленном календарном сроке выхода на заявленные показатели;
- возможности согласования и корректировки в информационных технологиях изменения сроков в связи с форс-мажорными обстоятельствами и т.д.
В процессе развития информационных технологий очевидно, что возникнут определенные требования модернизации программно-аппаратного комплекса. В процессе реорганизации необходимо участие всех заинтересованных специалистов и учет их требований в плане внесения изменений в методы управления, решения экономических задач, программно-аппаратный комплекс и т.д.
Развитие информационных технологий, их обеспечивающих подсистем, может обусловить новые изменения в организационной структуре предприятия, которые связаны с расширением участия средств вычислительной техники с выполнением функций и задач управления, т.к. с освобождением специалистов аппарата управления от определенных информационных операций, освобождается время для творческой работы [2].
К положительным моментам по влиянию информационных технологий на организационную структуру предприятия можно также отнести организацию предварительного информирования руководства о вероятности реализации неблагоприятных воздействий в ходе производственно-хозяйственной деятельности. Например, программно-аппаратный комплекс может проводить анализ состояния запасов материальных ресурсов и деталей, по которым намечается дефицит. Усиление роли контролирующих функций вызовет в деятельности руководителей возрастание значения профилактических работ.
Также усилится электронная коммуникационная функция, основу которой может создать система электронного документооборота, организованная на базе информационных технологий.
Важнейшим направлением влияния информационных технологий на развитие организационной структуры предприятия можно считать внедрение автоматических линий в производственный процесс предприятия. В этом случае часть функций по оперативному регулированию хода производства, сборки изделий на конвейере и т.д. передается средствам вычислительной техники, управляющими автоматической линией, хотя данный процесс пока не выходит за рамки относительно простых производственных ситуаций.
Таким образом, внедрение и развитие информационных технологий в управление вызывает определенные изменения организационной структуры предприятия. Происходит перераспределение функций между старыми и новыми службами, повышение роли отдела ИТ, соединение его функций с задачами других подразделений и служб, и, наконец, полное преобразование на этой основе организационной структуры предприятия.
Библиографический список
- Коноплева В.С., Коноплева И.А. Расчет экономической эффективности информационной технологии на предприятиях. В сб. Materials of the XI International scientific and practical conference, «Scientific horizons», – 2015. Volume 2. Economic science. Governance. Sheffield. Science and education LTD
- Коноплева И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В. Информационные технологии. Учебное пособие, 2-е издание, – М.: Проспект, 2014.
Количество просмотров публикации: Please wait