УДК 658.56

МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА ПОСТАВЩИКА

Котельников Александр Владимирович
ФГБОУ ВПО «Смоленский государственный университет»

Аннотация
В данной статье рассматривается методы аудита поставщика. Подробно описаны этапы проведения аудита поставщика. Сделан вывод о том, что проведение аудита поставщиков все больше становится реальной повседневной практикой, которая поможет уменьшить зависимость от неконтролируемых рисков, что в конечном итоге позволит серьезно повысить качество продукции компании, а так же снизить затраты на входной контроль.

Ключевые слова: аудит поставщика, качество, конкурентоспособность, поставщик, система менеджмента качества, управление качеством


TECHNIQUE OF CARRYING OUT AUDIT OF THE SUPPLIER

Kotelnikov Alexander Vladimirovich
Smolensk State University

Abstract
This article discusses the assessment of the audit of the supplier. Described in detail the stages of the audit supplier. It is concluded that the conduct of audits of suppliers is becoming increasingly real everyday practice, which will help reduce dependence on uncontrollable risks that ultimately allow seriously improve the quality of the company's products , as well as reduce the cost of input control.

Рубрика: 08.00.00 ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Котельников А.В. Методика проведения аудита поставщика // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 4. Ч. 4 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/04/52299 (дата обращения: 28.09.2017).

Аудит поставщика является эффективным инструментом снижения рисков, связанных с поставщиками.

Хорошей практикой является разработка политики аудита поставщика, и ознакомление всех поставщиков, у которых планируется проводить аудит.

Аудиты необходимо планировать на ежегодной основе, составляя планы первичных и повторных аудитов поставщиков на основе матрицы «тип поставщика – вид аудита», исходя из выделяемых ресурсов – а их, как правило, «не очень». Средняя компания, работает минимум с 50-60 поставщиками, но их может быть и 1000. Возьмем, к примеру, 150 поставщиков с периодичностью аудита 1 раз в 3 года, и получается, что в месяц необходимо проводить аудит 4 поставщиков, т.е. еженедельно, а если взять 300 поставщиков – это уже 2 аудита в неделю, и это без учета аудита новых потенциальных поставщиков. Не каждая компания решится проводить более 4 аудитов в 2-3 месяца. Поэтому и возникает необходимость вырабатывать приоритеты. Приоритеты в проведении «аудита на месте» необходимо отдавать:

־         поставщикам стратегического сырья;

־         поставщикам больших объемов;

־         монополиям и «проблемным» партнерам;

־         новичкам;

־         посредникам, осуществляющим перефасовку и/или перемаркировку.

Планируя аудиты, необходимо ответить на такие вопросы:

־          Цель аудита?

־          Масштабы и продолжительность аудита?

־          Риски, связанные с поставщиком?

־          Целесообразно ли совместить аудит с аудитом другого поставщика (например, при территориальной близости поставщиков)?

־          Кто проведет такой аудит?

־          Высока ли готовность группы аудиторов?

־          Стоимость проведения аудита?

При этом важное значение имеет смета на проведение аудита, включающая расчет командировочных, представительских и непредвиденных расходов, т.к. расходы на проведение одного аудита могут достигать 3 000 – 5 000 евро.

Для лучшего результата, перед аудитом целесообразно провести анкетирование и статистический мониторинг поставленной продукции.

К ключевым факторам эффективности аудита поставщика можно отнести:

־          Уровень технической компетентности аудиторов;

־          Механизмы обеспечения объективности аудиторов;

־          Интерес поставщика к совместной работе и уровень взаимоотношений с ним.

Учитывая зарубежную практику аудитов, часто бывает целесообразным объединять усилия с коллегами из других компаний, работающих с тем же поставщиком.

Цели аудита поставщика:

Аудит качества поставщиков может осуществляться с различными целями. Причем от цели оценки в значительной степени зависят методика и инструментарий оценки. Наиболее распространенные цели:

Ранжирование имеющихся поставщиков

Оценку качества имеющихся поставщиков для целей ранжирования можно проводить на основе измерения показателей качества продукции и услуг, поставляемых организации.

Выбор наилучшего поставщика из ряда кандидатов 
Могут применяться различные методы – от самооценки простейших показателей качества до полномасштабных аудитов качества. Принципиально важно, чтобы инструментарий исследования обеспечивал сопоставимость результатов, получаемых по всем поставщикам.

Определение динамики качества поставщика
Исследование проводится через определенные промежутки времени. Важно, чтобы результаты, получаемые с каждым циклом исследования, были сопоставимы, т.е. получены с использованием одного и того же инструментария

Выработка рекомендаций поставщикам по улучшению качества
Обстоятельное исследование, скорее всего включающее непосредственно аудит качества у поставщика специалистами организации или привлеченными ей сторонними экспертами. При таком исследовании определенным аспектам качества может быть уделено особо пристальное внимание. Области такого исследования и применяемые методы определяются при этом в зависимости от:

־          важности отдельных аспектов качества для организации

־          наличия проблем и несоответствий на определенных участках деятельности поставщика, и т.д.

Определение соответствия поставщика тем или иным стандартам
Организация может выдвинуть по отношению к своим поставщикам требование по соответствию тем или иным стандартам. (Например, – международному стандарту систем менеджмента качества ISO 9001:2000.) В этом случае исследование качества поставщика может иметь целью определение действительного соответствия поставщика требованиям стандарта. Такое исследование тоже, как правило, проводится в форме аудита с привлечением специалистов организации и сторонних экспертов.

Методы оценки поставщика:

Для оценки качества поставщиков можно использовать целый ряд методов и инструментов, а также различные их комбинации.
Оценка по результатам работы (анализ работы поставщиков).
Такая оценка может проводиться без участия и без ведома поставщика на основе информации о работе поставщика, накопленной в организации.
В ходе сотрудничества с поставщиком у потребителя накапливаются данные о качестве его работы, о несоответствиях, о нарушениях контрактных обязательств, о достижениях поставщика в области качества, о его производственных возможностях, управленческих процедурах и т.д. Эти данные дают первичную пищу для анализа качества. Такой анализ осуществляется постоянно, по крайней мере, в рамках службы закупок потребителя. Тем не менее, прежде чем приступать к более детальному исследованию и для того, чтобы сделать это исследование максимально результативным, следует собрать и изучить всю накопленную информацию о поставщике
Самооценка качества поставщиком (внутренний аудит).
Поставщик сам оценивает свой уровень качества. Как правило, такая оценка делается по заданной схеме. То есть заказчик такой самооценки (потребитель) обычно предоставляет оцениваемому поставщику вопросники или иные методические материалы для проведения объективной самооценки. Недорогой и сравнительно несложный метод углубленной оценки качества. Его хорошо применять в условиях, когда между организацией и поставщиком установлены доверительные взаимоотношения и речь идет не о выборе поставщика, а скорее о совместных усилиях по совершенствованию качества.
В рамках предлагаемой методики разработан универсальный вопросник для самооценки качества. Он заполняется поставщиком или по данным, полученным непосредственно от поставщика.

Укрупненно структура вопросника соответствует общей структуре стандарта ISO 9001:2000.

Этапы проведения аудита поставщика:

1)                   Принять решение о необходимости проведения аудита поставщика

2)                   Написать письмо поставщику с вопросом о возможности проведения аудита. Утвердить дату аудита

3)                   Набор аудиторов (из состава работников предприятия или внешних аудиторов)

4)                   Разработка программы аудита

5)                   Проведение аудита

6)                   Написание отчета о проведенном аудите. Написание рекомендаций поставщику по улучшению работы.

7)                   Провести контроль за выполнением данных аудиторами рекомендаций

 

Таблица 1. Основные вопросы, которые должны рассмотреть аудиторы во время  аудита поставщика

Область интереса Критеррий Баллы
1 – Закупки
 1.1. Ценовой уровень Данный критерий дает оценку ценового уровня поставщика относительно конкурентоспособности на рынке при сопоставимом уровне качества / услуг с точки зрения общих затрат. Учесть все важные материалы, продукты и услуги. Выберете вариант, который лучше всего описывает поставщика:
100 баллов: Поставщик всегда является ценовым лидером.
80 баллов: Поставщик является ценовым лидером, но была потребность в ресурсах.
60 баллов: Поставщик иногда является ценовым лидером.
40 баллов: Поставщик иногда является ценовым лидером, но была потребность в ресурсах.
20 баллов: Поставщик не является ценовым лидером, но предлагает многообещающие программы.
0 баллы: Поставщик никогда не был ценовым лидером / всегда является причиной максимальных затрат.
 1.2 Динамика цен Данный критерий дает оценку динамики цен поставщика в отношении последнего периода оценки в сравнении с целевыми затратами, указанными отделом закупок. Учесть все материалы, продукты и услуги. Выберете вариант, который лучше всего описывает поставщика:
100 баллов: Поставщик соответствует всем целевым ценовым уровням компании.
80 балов: Поставщик соответствует целевым ценовым уровням, но требуются дополнительные ресурсы компании.
60 баллов: Поставщик соответствует некоторым целевым ценовым уровням.
20 баллов: Поставщик не соответствует целевым ценовым уровням, но предлагает многообещающие программы.
0 баллов: Поставщик не соответствует целевым ценовым уровням компании.
 1.3 Инициатива по сокращению затрат Данный критерий дает оценку, насколько поставщик предусмотрительно инициирует и реализует меры по снижению затрат на материалы и процессы (программы по сокращению затрат). Выберете вариант, который лучше всего описывает поставщика:
100 баллов: Поставщик всегда действует предусмотрительно, сокращение затрат осуществляется.
67 баллов: Поставщик иногда действует предусмотрительно, сокращение затрат осуществляется.
33 баллов: Поставщик никогда не действует предусмотрительно.
0 баллов: Поставщик отклоняет предложения, направляемые компанией.
 2 – Качество
 2.1 Инциденты Данный критерий дает оценку количества заявок на анализ нарушений у поставщиков, созданных за месяц. 100 баллов: Количество инцидентов ниже целевого.
0 баллов: Количество инцидентов выше целевого.
 2.2. Требования к качеству поставщика Данный критерий дает оценку, соответствует ли поставщик всем требованиям качества согласно процессам управления поставщиками Выберете вариант, который лучше всего описывает поставщика:
100 баллов: Поставщик соответствует всем требованиям качества.
50 баллов: В наличии минимум документы, подтверждающие проведение аудита обеспечения качества0 баллов: Поставщик не соответствует требованиям качества.
 3 – Логистика
 3.1 Своевременные поставки Данный критерий дает оценку соответствия запланированных и фактических сроков поставки по всем поставляемым продуктам и услугам относительно утвержденных сроков поставки и согласованных сроков переноса поставки. Рассчитайте процент своевременных поставок от общего количества поставок, взятых за 100%.
100 баллов: Все поставки были осуществлены своевременно.
0 баллов: Более 10% от всех поставок прибыли не своевременно, и/или остановки производства были вызваны несвоевременными поставками.
 3.2 Соответствие объема поставки Данный критерий дает оценку соответствия запланированных и фактических объемов поставок для всех продуктов и услуг относительно утвержденных объемов поставок и согласованных отклонений по количеству. Рассчитайте процент поставок, соответствующих по объему, от общего количества поставок, взятых за 100%.
100 баллов: Все поставки соответствовали по объему.
0 баллов: Более 10% от всех поставок не соответствовали по объему, и/или остановки производства были вызваны несоответствием поставляемых объемов.
3.3 Дополнительная стоимость перевозки Данный критерий дает оценку усилий компании, вызванных случаями дополнительной стоимости перевозки от поставщиков. Учесть все зафиксированные случаи дополнительной стоимости перевозки, т.е. все незапланированные перевозки, необходимость в которых возникла по причине несоответствия поставщика требованиям качества и/или логистическим требованиям. Рассчитайте процент дополнительной стоимости перевозки в сравнении с общим количеством поставок.
100 баллов: Работа с поставщиком не привела к случаям дополнительной стоимости перевозки.
50 баллов: Работа с поставщиком привела к более 5% случаев дополнительной стоимости перевозки в сравнении с общим количеством поставок.
0 баллов: Работа с поставщиком привела к более 10% случаев дополнительной стоимости перевозки в сравнении с общим количеством поставок, и/или поставщик отказался нести затраты.

 

Данный перечень вопросов может быть скорректирован под конкретное предприятие. Затем рассчитывается средний балл, который набрал поставщик по результатом всего аудита.

Таблица 2 Оценка результатов аудита

Итоговые результаты аудита (по среднему баллу) Выводы:
результаты аудита показали полное соответствие (91 – 100 баллов = A). полное соответствие требованием
Результаты аудита показывают в основном соответствие (81-90 баллов = AВ). в основном соответствие требованиям
результат аудита показывает частичное соответствие (61 – 80 баллов = B). частичное соответствие требованиям
результат аудита показывает несоответствие (40 – 60 баллов = C) неудовлетворительное соответствие требованиям
Менее 40 баллов несоответствие требованиям

 

Далее составляется отчет аудита (если возможно, на заводе поставщика) четко указываются несоответствия и сроки устранения несоответствий. Поставщик и ведущий аудитор подписывают отчет. Также, если необходимо, даются рекомендации по улучшению качества поставляемой продукции, по развитию взаимовыгодного сотрудничества. Затем поставщик определяет мероприятия по устранению несоответствий, и они согласовываются с ведущим аудитором. В дальнейшем ведущий аудитор возвращается на завод и проверяет, реализованы ли запланированные мероприятия.

Если текущий поставщик получает по итогам аудита степень C, то ведущий аудитор должен организовать повторный аудит через оговоренный с поставщиком промежуток времени, за который поставщик должен устранить несоответствия (как правило не позднее, чем через 6 месяцев). В случае если повторный аудит подтверждает степень С, то сотрудничество с поставщиком прекращается. Если же альтернативного поставщика нет, то проводится «воспитание» поставщика.

Воспитание поставщика заключается в совместном устранении несоответствий и достижение необходимого уровня качества. Наиболее известные методы «воспитания»:

•          Подготовка Руководства по обеспечению качества для поставщика;

•          Обучение сотрудников поставщика вопросам обеспечения качества и оптимизации процессов системы качества;

•          Помощь в снижении себестоимости;

•          Помощь в разработке сырьевого продукта;

•          Система поощрения;

•          Ротация специалистов между предприятиями.

Если поставщик набирает менее 40 баллов, то сотрудничество с ним прекращается, поскольку на воспитание такого поставщика будет затрачено огромное количество ресурсов.

Часто бывает так, что аудит поставщика для предприятия является очень дорогостоящим методом. Особенно это касается малого и среднего бизнеса. У них нет ресурсов для проведения полномасштабных аудитов поставщика. В таком случае рекомендуется провести самооценку поставщика. Это бюджетный метод аудита, позволяющий сделать некоторые выводы о поставщике.

Самооценка поставщика содержит четыре этапа

  1. Принятие решения о проведении самооценки поставщика
  2. Официальный запрос на разрешение провести самооценку (поставщику направляется письмо, с просьбой провести самооценку качества поставщика)
  3. В случае согласия на самооценку, поставщику направляется анкета для самооценки
  4. Анализ заполненной анкеты. Выводы о поставщике.

В заключение стоит отметить, что проведение аудитов поставщиков все больше становится реальной повседневной практикой, которая поможет уменьшить зависимость от неконтролируемых рисков, снижением прямых и косвенных накладных расходов предприятий и организаций, связанных с приобретением продукции, работ и услуг, не соответствующих предъявляемым требованиям, последующей переделкой продукции, простоями и ожиданиями из-за невыполнения условий поставок. В конечном итоге проведение аудитов поставщика позволит серьезно повысить качество продукции компании, а также снизить затраты на входной контроль.


Библиографический список
  1. Овсянко А.Д.. Методика оценки систем менеджмента качества поставщиков. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.cfin.ru/management/iso9000/supplier_qs.shtml (дата обращения: 15.11.2014).
  2. Кане М.М., Иванов Б.В. Системы, методы и инструменты менеджмента качества. Питер, 2012.
  3. https://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D0%BE%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%B2%D1%89%D0%B8%D0%BA
  4. http://www.regcons.ru/process_zakupoki_audit_postavshikov_smk.htm
  5. Котельников А.В. Оценка качества поставщика, как элемент управления качеством продукции // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 1 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/01/43489 (дата обращения: 23.04.2015).


Все статьи автора «Котельников Александр Владимирович»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: