Каждому образованному человеку в настоящее время необходимо владеть иностранным языком. Для деловой коммуникации в своей будущей профессиональной деятельности студенты должны четко знать, как же написать деловое письмо. Как известно, написать письмо гораздо сложнее, чем сказать лично. Часто бывает так, что человек, не испытывающий трудностей в процессе общения, теряется при написании письма. А деловая переписка на иностранном языке сложнее в несколько раз. Незнание требований и норм ведения переписки в той стране, где находится адресат, ведет к недопониманию и, как следствие, к осложнениям в деловых отношениях.
Германия является важным культурным и политическим партнером нашего государства. Расширяются рамки русско-немецкого сотрудничества в экономической, финансовой и коммерческой сферах. Владение соответствующей немецкой письменной и устной лексикой и навыками делового письма укрепляет конкурентные позиции коммерческой организации и открывает новые перспективы.
Составление немецких деловых писем заметно отличается от принятых в России. Как же составить деловое письмо в немецкоязычные страны. Как известно, немецкий является официальным языком в Германии, Австрии, Швейцарии, Лихтенштейне и Люксембурге.
Рассмотрим образец письма, соответствующее требованиям DIN 5008 (DIN – Deutsche Industrienorm – немецкий промышленный стандарт). [1, с. 8]
Если письмо не содержит такой реквизит, как фирменный логотип, то адрес отправителя располагается всегда слева. Адрес получателя и в личной и деловой корреспонденции, то есть на бланках фирмы также расположен слева.
Важное значение имеет обращение перед фамилией получателя. Если мы обращаемся к замужней или не замужней женщине, то используем Frau, к мужчине – Herrn, к двум мужчинам и более – Herren. Следует обратить внимание, что в адресе получатель указывается в дательном падеже. Обращаясь в учреждение, вначале указывают должность, а затем фамилию, например,
An den Präsidenten des deutschen Bundestages
Herrn (имя, фамилия)
Научную степень или титул указываем так:
Frau
Prof. Dr. (имя, фамилия)
Докторская степень указывается сокращенно Dr. перед фамилией.
Если вы не знаете фамилии адресата, можете указать его должность в фирме или отдел, например «Бухгалтерия», «Отдел кадров».
Что касается даты, то ее следует ставить справа, на уровне первой или последней строки адреса получателя.
Если мы обращаемся
- к фирме или лицу, фамилия и пол которого вам не известны, то обращение будет следующим – Sehr geehrte Damen und Herren;
- к женщине, чья фамилия вам не известна – Sehr geehrte Dame;
- мужчине с неизвестной фамилией – Sehr geehrter Herr;
- человеку, чью фамилию вы знаете – Sehr geehrte Frau Schmidt, Sehe geehrter Herr Krause;
- с указанием должности или профессии – Sehr geehrte Frau Professor, Sehe geehrte Herr General.
В неофициальных или личных отношениях при обращении мы используем
- к человеку со знакомой фамилией – Liebe Frau Schmidt, Lieber Herr Krause;
- к человеку, к которому вы обращаемся по имени – Liebe Angela, Lieber Klaus;
- к другу или подруге – Liebe Susi, Lieber Otto. После обращения следует запятая.
Что касается окончания письма, то традиционно в официальных письмах немцы прощаются так – Mit freundlichen Grüssen. Неофициально при прощании с человеком, фамилию или имя которого знаете – Herzliche Grüsse.
Подпись ставиться между прощальной фразой и напечатанной фамилией составителя письма. Перед фамилией может указываться научная степень и должность. Если по фамилии трудно определить пол составителя письма, в таком случае может помочь окончание –in. Оно указывает на то, что составитель женщина, например (Lehrerin, Leiterin). В случае если составитель сам подписывает письмо, указывать фамилию не обязательно. [2, с. 115]
На конверте фамилия и адрес получателя пишутся также как и в письме. Пустые строки следует использовать для разделения.
- содержание письма, способ отправления – Warensendung;
- наименование фирмы, фамилия – Müller GmbH;
- номер почтового ящика, улица и номер дома – Mozartstr. 65;
- почтовый код и населенный пункт – 5464 Berlin;
- государство – Deutschland.
На конверте могут встретится следующие пометки:
Einschreiben – заказное письмо;
Gebührenfrei – бесплатная пересылка;
Bitte nachsenden – пожалуйста, перешлите;
Büchersendung – посылка с книгами;
Drucksache – печатное;
Luftpost – авиапочта;
Muster – образец;
Nachnahme – наложенный платеж;
Persönlich – лично;
Postlagernd – до востребования;
Warensendung – партия товара;
Eilbrief (Express) – срочное письмо;
Zerbrechlich – бьющийся, ломкий.
Эти пометки пишутся над адресом. Их разделяет пустая строка.
В левом верхнем углу, под логотипом или адресом фирмы, могут встречаться следующие обозначения:
Az: – отметка отправителя, которая, как правило, состоит из инициалов автора письма и его секретаря, а также включает номер документа, номер счета или номер клиента. например:
ep/W 75367
Unser Zeichen: – знак отправителя[3]
Между прощальной формулой и подписью или между подписью и напечатанной фамилией отправителя:
i.A. – im Auftrag, подписавшийся не является автором письма и не обладает доверенностью;
i.V. – in Vertretung, in Vollmacht, поставивший подпись наделен полномочиями подписываться от имени фирмы или других лиц.
Слева от подписи могут стоять:
PS: – в неофициальной корреспонденции используется для указания забытой в основной части письма информации;
Anlage Anl. – этим сокращением обращается внимание на то, что к письму прилагаются документы, например, чеки, каталоги, счета и так далее;
Kopie Kopie an: – перечисляются фамилии тех, кому адресована копия письма. [4]
Если к письму прилагаются какие-либо документы, то это необходимо указать в заключение письма. (пишется Anlage)
Для того чтобы не допустить расхождений в тексте, в конце делового письма указывается количество страниц.
Все строки письма начинаются у левого края. Абзацы выделяются пустыми строками. В немецкой корреспонденции, за исключением Швейцарии, первое предложение после обращения начинается с маленькой буквы. Если же первым словом является существительное, то оно пишется с заглавной буквы.
В наше время электронная почта является, пожалуй, самым быстрым и надежным способом обмена информацией. Электронные деловые письма нельзя набирать разноцветным шрифтом и использовать смайлики, необходимо в них избегать больших приложений и орфографических ошибок. К основным правилам написания электронных деловых писем относятся информативность сообщения, корректное использование формул прощания и приветствия и абзацы между содержательными блоками. В заключение должна стоять подпись со всеми необходимыми электронными адресами и телефонами. Каждое электронное письмо уже имеет заранее обозначенную шапку, состоящую из строк: адресат (To:), отправитель (From:), копии (Cc:), скрытые копии (Bcc). Строка получателя письма должна быть по возможности персонифицирована, то есть содержать в себе имя и фамилию адресата: например, Erika Musterfrau. Строку отправителя также следует заполнять полностью, записывая имя и фамилию отправителя, для того, чтобы быстро и полно осведомить адресата о том, кто ему написал. Строка скрытой копии (Bcc) используется для лучшего обзора адресатов, либо для подчеркнутой конфиденциальности.
Итак, в процессе обучения иностранному языку в техническом вузе необходимо уделять достаточно времени обучению деловому письму студентов всех специальностей для того, чтобы будущие бакалавры и магистры смогли применить полученные знания в своей карьере.
Библиографический список
- Вейген Йо., Вёрнер А. Курс делового немецкого языка. – М.: Мир книги, 2007. – 200 с.
- Тарнопольский О.Б. Методика обучения английскому языку на первом курсе технического вуза. – Киев: Выща школа, 1989. – 160 с.
- Комарова Е.В. Трудности употребления иноязычной лексики в процессе обучения иностранному языку // Современные научные исследования и инновации. 2015. № 2 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2015/02/47166
- Каргина, Е.М. Развитие письменной профессионально-направленной иноязычной коммуникации у студентов неязыкового вуза // Гуманитарные научные исследования. – 2014. – № 12-1 (40). – С. 121-124.
Количество просмотров публикации: Please wait