Деятельность любой развивающейся организации можно представить не только в виде операционной деятельности, но и как ряд крупных задач, стоящих перед компанией. Именно такие задачи и позволяют делать скачки в развитии и как минимум оставаться компании на плаву, а как максимум – открывать новые горизонты в бизнесе.

Непрерывный рост заставляет постоянно совершенствоваться. Не всегда это совершенствование является осмысленным и методичным, но результат показывает, что развитие обычно бывает достаточно эффективным благодаря действиям высшего руководства, которое применяет, директивный подход к управлению компанией.

Таким образом, встает вопрос об управлении крупными задачами компании. Задачи эти смело можно назвать проектами, и вопрос сводится к постановке в организации системы управления проектами, которая позволяла бы руководству контролировать, продвигать и направлять существующие проекты, а исполнителям четко понимать свою роль и ответственность в проектах.

Управление человеческими ресурсами проекта включает в себя процессы по организации команды проекта и управления ей. Команда проекта состоит из людей, каждому из которых назначена определенная роль и ответственность за выполнение проекта [3].

Проект – это  комплекс логически взаимосвязанных задач, направленных на создание нового уникального продукта/процесса/услуги в условиях заданных требований и ограничений. По мере выполнения проекта профессиональный и численный состав членов команды проекта может меняться.

Команды проекта – группа сотрудников, непосредственно занимающаяся выполнением проекта, каждому из которых назначена определенная роль и ответственность за выполнение проекта. Формируя команду управления проектом, необходимо определить ключевых лиц проекта, принимающих решения.

Для эффективного контроля выполнения проекта и распределения обязанностей и ответственности среди участников команды проекта проектные роли закрепляются  в положении о проектных ролях.

Проектное управление предполагает использование трехуровневой модели управления: стратегический уровень, управленческий уровень, технический уровень. На техническом уровне происходит выполнение Исполнителями основных задач проекта в соответствии с планом проекта и контроль правильности и своевременности реализации Администратором проекта.

На управленческом уровне  происходит решение проблемных задач, выходящих за рамки компетенций Администратора проекта и контроль исполнения проекта в целом. На данном уровне  определяются основные цели проекта, необходимые ресурсы  и участники команды проекта.

На стратегическом уровне происходит планирование портфеля проектов, расставление приоритетности при выборе необходимых проектов и дальнейший систематичный контроль портфеля проектов.

Рис 1. Схема управления проектом

Приведенный состав команды управления проектом является необходимым для управления проектом. Возможны некоторые изменения состава команды в зависимости от сложности и масштабности проекта.

Для всех участников команды проекта необходимо четко определить обязанности и закрепить ответственность. Участниками команды проекта являются:

Заказчик определяет требования к проекту, основные его цели, принимает результат проекта.

Обязанности:

-         Определяет цели проекта;

-         Согласует требования к продукту проекта (представленные в концепции);

-         Контролирует процесс реализации проекта (сроки выполнения проекта, качество);

-         Принимает результаты проекта.

Ответственность:

-         Соответствие результата проекта требованиям

Руководитель проекта утверждается Заказчиком проекта, определяется исходя из того, кто в дальнейшем будет являться владельцем результата проекта.

Обязанности:

-         Анализирует промежуточные  и конечные результаты проекта на предмет соответствия целям и срокам проекта;

-         Представляет интересы проекта перед Координаторами направлений проекта;

-         Работает с изменениями содержания проекта;

-         Анализирует риски проекта на предмет возможности срыва сроков и качества выполнения проекта и принимает возможные корректирующие мероприятия;

-         Инициирует изменение целей проекта;

-         Инициирует процедуру приостановления проекта;

-         Осуществляет разрешение конфликтов по проекту с участием менеджеров высшего звена, Координаторов направлений;

-         Предоставляет дополнительные ресурсы для выполнения задач, осуществляет  поддержку внедрения документов;

-         Информирует Заказчика проекта о ходе исполнения проекта.

Ответственность:

-         Сроки выполнения работ;

-         Соответствие результатов проекта первоначально поставленным целям;

-         Соответствие задач плана проекта его целям;

-         Своевременное предоставление отчетной информации по проекту в рамках установленной системы отчетности;

-         Эффективное решение конфликтных ситуаций на уровне менеджмента высшего звена.

Администратор проекта обеспечивает реализацию задач проекта в срок, осуществляет взаимодействие  с Исполнителями. В рамках руководства проектом Администратор проекта находится в подчинении Руководителя проекта.

Обязанности:

-         Уведомляет проектную команду о проведении  и результатах совещаний рабочих групп в виде протокола;

-         Осуществляет контроль сроков выполнения задач проекта и текущее состояние проекта в целом;

-         Осуществляет своевременное взаимодействие с Координаторами направлений на предмет срывов сроков выполнения задач сотрудниками подчиненного подразделения;

-         Производит анализ и оценку рисков проекта,  мероприятий по их снижению;

-         Осуществляет совместно с Командой проекта  детальное планирование проекта;

-         Формирует план проекта;

-         Следит за соблюдением требуемого качества результатов проекта;

-         Не реже двух раз в месяц отчитывается о результатах проекта перед Руководителем проекта;

-         Принимает решения по оперативным вопросам в проекте;

-         Инициирует процедуру изменения плана проекта;

-         Организует документооборот команды проекта;

-         Организует обработку и своевременное предоставление отчета о состоянии проекта;

-         Готовит совещания участников команды проекта (рассылка повестки, резервирование помещения при необходимости и пр.);

-         Обеспечивает наличие протоколов совещаний рабочих групп.

Ответственность:

-         Сроки выполнения работ;

-         Своевременное предоставление отчетной информации по проекту в рамках установленной системы отчетности;

-         Соответствие проектной документации требованиям и нормам;

-         Эффективное взаимодействие и информационное обеспечение  всех участников проекта.

Координатор направления определяет назначение и функциональные требования к функциональной области проекта, он участвует в разработке детального плана проекта в рамках участия в проекте своего структурного подразделения, также осуществляет определение необходимости и подбор персонала своего подразделения для реализации проекта. В проекте может присутствовать несколько Координаторов направлений.

Обязанности:

-         Формирует функциональные требования к результату проекта;

-         Участвует в разработке детального плана проекта в рамках участия в проекте своего структурного подразделения;

-         Обеспечивает ресурсы своего подразделения для реализации проектов в рамках своих профессиональных компетенций;

-         Инициирует изменение сроков по задачам плана проекта;

-         Согласовывает результаты выполнения задач плана проекта в рамках своего подразделения;

-         Отчитывается о деятельности сотрудников своего структурного подразделения по задачам проекта.

Ответственность:

-         Своевременность и качество выполнения  задач своего структурного подразделения;

-         Своевременное предоставление отчетной информации по задачам проекта Администратору проекта в  согласованные сроки.

Исполнители проекта назначаются Координаторами направлений в рамках своего структурного подразделения, осуществляют непосредственное выполнение задач плана проекта.

Обязанности:

-         Исполняет задачи плана проекта в рамках своих профессиональных компетенций, необходимые для получения результата проекта;

-         Передает Координатору направления промежуточные и окончательные результаты проекта согласно действующего плана проекта и данные о выполнении задач проекта.

Ответственность:

-         Своевременность и качество выполнения  задач, которые закреплены за Исполнителем;

Также существуют участники управления портфелем проектов, то есть всеми проектами, объединенными вместе для достижения эффективного управления и в целях обеспечения выполнения стратегических целей Компании.

Офис управления проектами  осуществляет техническую и методологическую поддержку проектной деятельности, а также контроль над исполнением проектов.

Мотивация это одна из самых серьезных проблем при ведении проектов в крупных компаниях. В большинстве своем генеральные директора берут на себя ответственность за чрезмерно большой круг вопросов, в которых один человек не может быть самостоятельно компетентен. При таком подходе топ-менеджеры теряют степень свободы и ответственности и привыкают ходить к директору за любым решением. В данном случае директору необходимо давать подчиненным больше ответственности, даже если он уверен в их неспособности решить эти вопросы.

Еще одной проблемой является слабая замотивированность руководителей подразделений на выполнение задач проекта. Причина этого кроется в том, что большое количество задач «навязываются» высшим руководством, и руководители не принимают эти задачи, выполняют «из-под-палки».

Кроме этого необходимо напрямую замотивировать сотрудников на выполнение проектных задач наряду с операционными. Предлагается добавить к компенсационному плану сотрудников переменную часть за выполнение проектных работ.

Для мотивации к  выполнению проекта необходима система мотивации для ответственных за проект, мотивационный фонд предназначен для их вознаграждения.

Размер выплаты мотивационного фонда ответственным за проект по завершению проектных работ принимается на основании отчета по состоянию проекта.

Расчет фактической премиальной выплаты осуществляется по следующей формуле:

Премия = (Ф_П – (К_ОП × Ф_П × 5% + К_НР × Ф_П × 10%)) × К_ДЦ, где:

Ф_П – премиальный фонд проекта (30 % от величины среднемесячной заработной платы ответственных за проект;

К_ОП – количество фактов нарушения хода исполнения проекта (отклонение сроков);

К_НР – количество фактов нарушения регламента исполнения проекта (отсутствие объяснительных по требованию);

К_ДЦ – коэффициент достижения целей проекта. Может принимать значения от 0 до 1,3.

Заработная плата ответственным за проект рассчитывается по следующей формуле:

ЗП = (П_ЗП – КД_ПК × 700 – КД_ПП (300 + 600 + 900 …)) + Премия, где

П_ЗП  – фактическая выплата сотруднику (за операционную деятельность);

КД_ПК – количество дней просрочки выполнения критических задач;

КД_ПП – количество дней просрочки предоставления плана проекта.

Еще одной мерой повысить мотивацию сотрудников  может быть пересмотр взглядов руководства и ответственных за проект на компетенции сотрудников и оценка их в качестве «проектных игроков». Так, например, в стандарте управление проектами IPMA выделен целый блок на поведенческие компетенции команды управления проектом, в методологию входят такие компетенции как: руководство и лидерство, вовлеченность и мотивация, самоконтроль, уверенность и убедительность, открытость, творческий подход, ориентированность на результат, надежность. Методология четко учит работе с конфликтами и кризисами, ведению переговоров и разрешению проблем.

Библиографический список

1. Мазур И.И., Шапиро В.Д. Управление проектами. Справочник для профессионалов, М.: Высшая школа, 2001
2. Национальные требования  к компетентности специалистов. Основы профессиональных знаний. Управление проектами IPMA, Версия 3.0-2010 г.
3. Руководство к своду знаний по управлению проектами (руководство PMBOK®)/ 4-е изд. – М.: 2010
4. Основы функционального управления проектами.
5. http://edu.dvgups.ru/METDOC/EKMEN/MEN/UPR_PRO/UMK_DO/M_3/L3.HTM

 

---

Количество просмотров публикации: Please wait

Все статьи автора «mortliva»