УДК 004

ВЫБОР РЕШЕНИЯ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ВЛАДИВОСТОКСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА ЭКОНОМИКИ И СЕРВИСА (ВГУЭС)

Ведерникова Ксения Викторовна
Владивостокский государственный университет экономики и сервиса
магистрант кафедры информационных систем и прикладной информатики

Аннотация
Университеты являются сложноорганизованным учреждением, деятельность которых строго регулируется государством, обеспечивающие процессы вуза не являются исключением. С выходом Федерального закона о контрактной системе закупочная деятельность вуза стала более жесткой и формализованной благодаря использованию информационных технологий. На рынке программного обеспечения предлагаются различные готовые решения для организации процесса закупок, однако их использование затруднено рядом требований. В статье выделены основные требования к интегрируемой информационной системе в сфере закупок, а также произведен их анализ. Согласно проведенному исследованию, создание собственной информационной системы силами работников университета является более эффективным решением для Владивостокского государственного университета экономики и сервиса.

Ключевые слова: высшее учебное заведение, закупочная деятельность, интеграция, информационная система, информационные технологии, корпоративная информационная среда, обеспечивающий процесс, программное обеспечение


CHOOSING A SOLUTION TO AUTOMATE THE PROCUREMENT OF VLADIVOSTOK STATE UNIVERSITY OF ECONOMICS AND SERVICE (VSUES)

Vedernikova Kseniya Viktorovna
Vladivostok State University of Economics and Service
Undergraduate, Department of Information Systems and Applied Informatics

Abstract
Universities are complexly institution whose activities are strictly regulated by the state, providing high school processes are no exception. With the release of the Federal Act on contract procurement system of the university has become more rigid and formalized through the use of information technology. The software market offers a variety of turnkey solutions for the procurement process, but their use is hindered by a number of requirements. The article highlights the basic requirements for integrable information system in procurement, as well as performed their analysis. According to research, create your own information system by the employees of the university is a better solution for the Vladivostok State University of Economics and Service.

Keywords: corporate information environment, information system, information technology, institution of higher education, integration, procurement, providing process, software


Рубрика: 05.00.00 ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ

Библиографическая ссылка на статью:
Ведерникова К.В. Выбор решения для автоматизации закупочной деятельности Владивостокского государственного университета экономики и сервиса (ВГУЭС) // Современные научные исследования и инновации. 2014. № 6. Ч. 1 [Электронный ресурс]. URL: http://web.snauka.ru/issues/2014/06/36285 (дата обращения: 29.09.2017).

Сегодня все большее значение приобретает информация, и как сказал Н. Ротшильд «Кто владеет информацией – тот владеет миром».  С каждым годом потоки информации возрастают и обрабатывать их становится все сложнее, поэтому сегодня достаточно сложно представить крупную компанию «без элементов компьютерного анализа информации» [1].  Благодаря использованию информационных технологий (ИТ) для принятия решений человек может выбрать наиболее оптимальную альтернативу, основываясь на множестве факторов [2].

В настоящее время на рынке программного обеспечения (ПО) представлен достаточно большой спектр различных автоматизированных решений, таких как информационные системы (ИС) класса ERP, или же отдельные модули для автоматизации определенного процесса. Основная цель использования автоматизированных ИС заключается в преобразовании процессов реального мира в область ИТ, и чем больше сфер деятельности автоматизируются, тем ближе ИТ-проекция к реальности [3]. Однако использование одного единственного информационного решения, такого как корпоративная информационная система, достаточно сложно, в силу разнородности деятельности организаций.  Именно такой и является вуз, помимо образовательного процесса, на базе университета реализуются процессы административного и финансового управления, научно-исследовательская работа студентов и работников, а также процессы по информатизации и многие другие [4]. Большая часть процессов уже автоматизирована, однако существуют достаточно сложноорганизованные обеспечивающие процессы, которые тяжело поддаются автоматизации, «Закупки для нужд университета» является именно таким процессом [5].

Таким образом, целью проводимого исследования является выбор наиболее оптимального решения для автоматизации процесса закупок Владивостокского государственного университета экономики и сервиса (ВГУЭС).

При оптимизации той или иной деятельности ВГУЭС использует готовые решения, а также собственные разработки, образуя, таким образом, мультикомплексную систему. Основной проблемой в которой является внедрение нового ПО в уже созданную корпоративную информационную среду (КИС) и последующую интеграцию с уже имеющимися приложениями, данными, бизнес-процессами.

КИС ВГУЭС  реализована включает в себя множество интегрируемых информационных сервисов и технологий:  клиент-серверное ПО, веб-серверы, системы управления базами данных, системы обеспечения групповой работы, корпоративный портал, система единой регистрации пользователей интегрированной информационной среды вуза и многое другое [6]. Каждое программного решение реализует ту или иную область деятельности вуза . На сегодняшний день на базе ВГУЭС реализованы и действуют тридцать шесть различных ИС. В таблице 1 представлены некоторые информационно-технологические решения, которые используются в университете [7].

Таблица 1 – ПО ВГУЭС

Тип проекта

ИС

База реализации

Интеграция с ПО

Технологии

Административное управление

Управление персоналом и организационной структурой ИС ФЛАГМАН «ИНФОСОФТ» Сервис Табелирование MS SQL Server
Система электронного документооборота (СУЭД) Система управления понятиями - Комплексная система единой регистрации и управления доступом

- Управление персоналом и организационной структурой

Web-интерфейс
Система управления контентом СУЭД - СУЭД

- Комплексная система единой регистрации и управления доступом

- MS SQL Server

- CSS

- jQuary

- Smarty

Система геопозиционирование Коммуникационные технологии Wi-Fi Геоинформационная система ГИС-инфраструктура Delphi

PHP

Java

Управление финансами и управленческий учет

Бухгалтерский учет и зарплата

 

ИС  «ФЛАГМАН» «ИНФОСОФТ» - Договор

- Информационная система “Общежитие”

- Комплексная система единой регистрации и управления доступом

MS SQL Server
Договор ИС  «ФЛАГМАН» «ИНФОСОФТ», собственные решения - Управление персоналом и организационной структурой

- Управление студенческим составом

- Управление учебным процессом

— Бухгалтерский учет и зарплата

- Delphi

- MS SQL Server

Управление учебным процессом

Управление учебным процессом Собственное решение  - Комплексная система единой регистрации и управления доступом

- Управление персоналом и организационной структурой

- Успеваемость студентов

Расписание

- Личный кабинет студента

- Рейтинговая система оценки деятельности преподавателя и кафедры

- Система тестирования “СИТО”

- J2EE

- OAS

- MS SQL Server

С каждым годом автоматизация охватывает все больше бизнес-процессов университета в зависимости от нужд сотрудников и требований окружающей среды, так за 2012-2013 года были введены в эксплуатацию пять новых сервисов:

- Геоинформационная система ГИС-инфраструктура;

- Система геопозиционирования;

- Сервис Оплата услуг банковской картой;

- Личный кабинет студента;

- E-learning Moodle.

Не смотря на стремительное развитие КИС, не вся деятельность вуза автоматизирована. К их числу относится обеспечивающий процесс «Закупки для нужд университета». Однако, не смотря на то, что он не является основным, закупки являются важной составляющей жизнедеятельности вуза и прежде всего это обусловлено статусом университета – бюджетное учреждение. Его финансирование напрямую зависит от эффективного использования выделяемых средств. Основная сложность процесса заключается в необходимости максимально удовлетворить потребности вуза в закупаемых ресурсах в пределах строго ограниченного бюджета, при этом денежные средства должны быть полностью израсходованы [8].  В связи с этим возникает необходимость в поиске наиболее эффективного решения, которое позволит максимально удовлетворить нужды университета в закупаемых товаров, работ и услуг. Согласно Федеральному закону «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» № 44-ФЗ автоматизация процесса закупок является обязательной составляющей организации данного вида деятельности [9]. В законе о контрактной системе № 44-ФЗ определено создание и применение в сфере государственных закупок Единой информационной системы (ЕИС), которая являться механизмом для сбора сведений в сфере государственных закупок, а также инструментом контроля на соответствие сведений в различных документах, например в план-графике и в плане закупок. В соответствии с этим можно сделать вывод о том, что использование ИС для организации закупочной деятельности в вузе значительно оптимизирует работу по данному процессу [10].

Согласно ФЗ № 44-ФЗ ИС для процесса закупок должна отвечать ряду требований. В качестве основного требования, выдвигаемого к автоматизирующей ИС является интеграция муниципальных ИС  в сфере закупок в ЕИС, которая достигается посредством  установления единых технологических и лингвистических требований к информации, а также наличием необходимых документов и сведений согласно ФЗ:

1)план закупок;

2) план-график;

3) информацию о реализации планов закупок и планов-графиков

4) реестр контрактов, заключенных заказчиками;

5) реестр недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей);

6) библиотеку типовых контрактов, типовых условий контрактов

7) результаты мониторинга закупок, аудита в сфере закупок, а также контроля в сфере закупок

8) каталоги товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд;

9) нормативные правовые акты, регулирующие отношения и т.д.

Помимо законодательных требований, интегрируемая ИС, должна отвечать и требованиям вуза:

1)        серверная часть встраемой ИС должна быть развернута в системе управления базами данных MS SQL Server;

2)        использование уже имеющейся  системы электронного документооборота;

3)        на сервере должна быть развернута операционная система Microsoft Windows XP/2007;

4)        на сервере должно быть развернуто прикладное программное обеспечение OpenOffice или Microsoft Office (начиная с 2003 и выше);

5)        наличие гибких пользовательских и административных настроек;

6)        наличие этапов планирования, организации и проведения торгов, исполнение и контроль обязательств;

7)        наличие механизмов мониторинга и анализа процесса закупок.

В соответствии с выделенными требованиями были проанализированы восемь ИС по обеспечению процесса закупок. В число не прошедших первичный отбор на соответствие заявленным требований вошли пять готовых решений:

- модуль «Закупки и снабжение. ФЛАГМАН» компании ИНФОСОФТ;

- ИС «Управление закупками»  – Naumen GPMS;

- ИС «ГосЗакупки» – eTradeCommunity;

- ИС Государственные и муниципальные закупки – Эталон

- Автоматизация процесса закупок – «Софтпром-Инновации».

К более детальному анализу  были допущены три программных продукта: «ГосЗакупки», 1С:Государственные и муниципальные закупки 8,   «WEB-Торги-КС», анализ которых представлен в таблице 2 [11, 12, 13].

Таблица 2 – Готовые программные решения для автоматизации процесса закупок

Название ИС

Реализуемые этапы закупок

Интеграция с КИС университета

Дополнительные возможности

Недостатки

ГосЗакупки (компания Норбит)

 

- Планирование;

- Подготовка к конкурсу, аукциону, запросу котировок;

- Проведение торгов;

- Заключение государственного контракта;

- Отчеты

Возможна полная интеграция в КИС университета, а также интеграция с внутренним электронным документооборотом - Интеграции с сайтом государственных закупок;

- Наличие электронной торговой площадкой;

- Наличие календаря событий;

- Возможность внедрения отдельных модулей

Некоторые  ограничения в настройках
1С: Государствен-ные и муниципальные закупки 8 - Планирование;

- Проведение торгов;

- Контроль и анализ;

- Формирование регламентированной аналитической отчетности

Сложность интеграции с ИС Флагман - Возможность выгрузки  извещений и документации о закупке на сайте государственных закупок;

- Ведение реестра государственных договоров

 

- Сложность использования 1С для бюджетных учреждений; – - Слабо развит  этапа подготовки документов к торгам;

- Базовый регламент организации закупок основан на ФЗ № 94-ФЗ

Программный комплекс “WEB-Торги-КС”

 

- Планирование

- Прогнозирование

- Контроль и мониторинг начальных цен контрактов

- Контроль исполнения контрактов

- Формирование аналитической отчетности

 

Практически полная интеграция в КИС вуза - Интеграции с сайтом государственных закупок;

- Формирования и ведения реестра государственных (муниципальных) контрактов;

- Предварительный контроль бюджетных расходов;

- Резервирование средств в системе исполнения бюджета

Необходима приобретение ПО «Бюджет-КС»

Из представленных в таблице 2 ИС наиболее соответствует обозначенным критериям программный продукт «ГосЗакупки» от компании Норбит. Одним из преимуществ данной компании является  большой опыт внедрения своих решений, в число клиентов использующих продукты компании входят государственные и муниципальные учреждения (Администрация Новосибирской области, Департамент экономического развития Архангельской области, Минобрнауки РФ), что позволяет говорить о пригодности ИС для бюджетных учреждений в силу их специфики. Другим преимуществом использования ПО «ГосЗакупки» является  тот факт, что на базе сайта государственных заказов РФ компания Норбит реализовала собственную электронную торговую площадку [10].  Однако решение компании Норбит «ГосЗакупки», имеет и свои минусы,  прежде всего это наличие некоторых ограничений в пользовательских и административных настройках, что для вуза является существенным недостатком, так как университет является крупной организаций, которая подвержена частым изменениям со стороны окружающей среды. Кроме этого, приобретение готового решения сейчас может повлечь за собой риски, касающиеся дальнейшего его взаимодействия с ЕИС. Согласно данным Минэкономразвития только в марте-апреле 2014 года был объявлен тендер на разработку концепции и технического задания на создание ЕИС, по результатам которого был заключен контракт с «Высшей школой экономики»,  первый этап внедрения системы приблизительно назначен на 2016 год. Поэтому вопрос корректности использования готовых решений в дальнейшем остается открытым [14].

Кроме этого, помимо стоимости самого продукта, необходимо учесть расходы на доработку, внедрение и сопровождение, эти затраты могут значительно превосходить стоимость самого ПО.

Таким образом, проанализировав достоинства и недостатки приобретения готового решения, можно сделать вывод о том, что наиболее целесообразным будет разработать собственную ИС, хотя на это может уйти больше времени, нежели на приобретение готового программного продукта. Однако такая система будет отвечать всем требованиям, которые выдвигает вуз и государство к закупочной деятельности. Этот подход оказывается более эффективным в условиях частых изменений окружающей среды, поскольку ИС изначально разрабатывается с учетом всех особенностей университета и с перспективой ее дальнейшего развития.

Данный способ решения возможен лишь при наличии в университете специализированного информационно-технического подразделения, каким во ВГУЭС является отдел разработки и администрирования корпоративной информационной среды (ОРАКИС). Одной из основных задач которого является – разработка, внедрение и сопровождение программных средств для автоматизации бизнес-процессов вуза [7].


Библиографический список
  1. Трахтенгерц Э.А. Компьютерные системы поддержки принятия управленческих решений//Проблемы управления вузом. 2003. №1. С. 13-27.
  2. Абакарова О.Г. Повышение эффективности управления вузом на основе информационных технологий: автореф. … дис. канд экон. наук. Махачкала, 2011. 25 с.
  3. Шахгельдян К.И. Проблемы качества данных и информации в корпоративной информационной среде вуза//Информационные технологии.2007. №6. С.71-80.
  4. Управление деятельностью университета на основе процессного подхода/ Г.Л. Овяснникова, Е.В. Кийкова, К.В. Лапик, Е.А. Дроздова//Территория новых возможностей. Вестник Владивостокского государтсвенного университета экономики и сервиса. 2013. № 3(21). С. 40-52.
  5. Баженов Р.И., Лопатин Д.К. О применении современных технологий в разработке интеллектуальных систем/Р.И. Баженов, Д.К. Лопатин//Журнал научных публикаций аспирантов и докторантов. 2014. № 3 (93). С. 263-264.
  6. Крюков В.В. Корпоративная информационная среда как основа управления бизнес-процессами/ В.В. Крюков, К.И. Шахгельдян//Сборник трудов XVI международной конференции «Информационные технологии в образовании» (ИТО-2006). 2006. С.19-21.
  7. Электронный кампус [Электронный ресурс]. URL: http://e-campus.vvsu.ru/
  8. Овсянникова Г.Л. Организационное моделирование процесса управления закупками для нужд университет/Г.Л. Овсянникова, Е.В. Кийкова//Университетское управление: практика и анализ. 2012. № 5 (81). С. 96-105
  9. Кийкова Е.В. Управление системой закупок товаров, работ и услуг для нужд бюджетного образовательного учреждения на основе имитационного моделирования [Электронный ресурс] // Современные проблемы науки и образования. 2013. № 1. URL: www/science-education.ru/107-8370.
  10. Кийкова Е.В. Совершенствование деятельности обеспечивающих подсистем вуза на базе информационных технологий/Сборник научных трудов Sworld. 2012. Т. 31. № 4. С. 29-32.
  11. Система ГосЗакупки: осуществление государственных и муниципальных закупок [Электронный ресурс]//Компании Норбит. URL: http://www.norbit.ru/government/decisions_1.html.
  12. Автоматизация управления закупками в соответствии с требованиями 44-ФЗ и 223-ФЗ [Электронный ресурс]//1С. Предприятие 8. URL:  http://v8.1c.ru/gmz/.
  13. Программный комплекс “WEB-Торги-КС” [Электронный ресурс]//Информационные технологии КейСистемс. URL: http://www.keysystems.ru/products/public-procurement/
  14. Минэк рассказал о единой системе, которая заменит портал госзакупок [Электронный ресурс]// http://www.zakupkihelp.ru. Информационный портал о закупках для новичков и не только… URL: http://www.zakupkihelp.ru/archives/5473


Все статьи автора «Ведерникова Ксения Викторовна»


© Если вы обнаружили нарушение авторских или смежных прав, пожалуйста, незамедлительно сообщите нам об этом по электронной почте или через форму обратной связи.

Связь с автором (комментарии/рецензии к статье)

Оставить комментарий

Вы должны авторизоваться, чтобы оставить комментарий.

Если Вы еще не зарегистрированы на сайте, то Вам необходимо зарегистрироваться: