Сфера событийного маркетинга  быстро и гибко реагирует на появление различных digital решений и новых инновационных технологий, способных обеспечить специальному мероприятию грандиозный масштаб и дать возможность преумножить охват аудитории. Сегодня можно смело заявлять, что, активное применение digital– технологий является трендом в событийном маркетинге.

Среди digital инструментов событийного маркетинга следует назвать использование гео-локационных программ, мобильных приложений, каналов потокового видео, мультимедийных СМИ, 3D моделирования, тач – панелей, сенсорных устройств, LED технологий, активная интеграция  с социальными медиа и т.д.

Следует отметить, что «виртуализация» в чистом виде подходит далеко не для всех категорий специальных мероприятий. Мероприятия, где важен именно человеческий фактор, персонализированный подход, присутствие VIP – персон, создание определенной атмосферы и т.д. должны проводиться в реальности и могут лишь поддерживаться рядом новейших digital - технологий. Для мероприятий высокой технологической направленности, с использованием новейших достижений науки и техники, следование современным трендам является естественной необходимостью.

Особенно явно тренд использования digital технологий заметен в бизнес – сфере и в образовательной сфере, где такие привычные форматы мероприятий как конференция, семинар, тренинг, мастер – класс вытесняются вебинарами. Вебинар, – это виртуальный семинар, – организованный посредством Интернет – технологий, с сохранением  функций обратной связи с аудиторией и интерактивности.

Основными преимуществами вебинаров являются:

1.  отсутствие ограничений, связанных с географическим фактором. Виртуально присутствовать на вебинаре могут люди со всего мира, при условии наличия компьютера с необходимым оборудованием (программное обеспечение, камера) и выхода в Интернет.
2. снижение расходов на организацию мероприятия (исключаются расходы на аренду, кейтеринг и т.д.);
3.  экономия времени как для участников, так и для организаторов. Для СМИ это возможность получить фактическую информацию в реальном времени.
4. фиксирование мероприятия. В отличие от традиционных форм проведения семинаров, тренингов и т.д. при использовании вебинаров есть возможность его записи и сохранения информации для дальнейшего использования. Это может быть полезно и для организатора (если нет  необходимости в обратной связи с аудиторией, запись может быть использована для оффлайн распространения, либо для повторной онлайн-трансляции) и  для слушателя (при отсутствии возможности присутствовать в назначенное время на вебинаре, можно получить запись семинара для личного ознакомления).

Следует отметить ряд недостатков:

1. высокие требования к технической стороне организации мероприятия, использованию современных технологий.
2. отсутствие непосредственного контакта с участниками мероприятия, – снижение эмоциональной вовлеченности. Эта проблема требует наличия у спикеров навыков интерактивного общения, отработанной технологии, высокого темпа проведения занятия, четких и ясно сформулированных передаваемых знаний. Также в рамках этой проблемы следует отметить невозможность управления вниманием участников.
3. слабые навыки работы с компьютером могут послужить барьером для участия в вебинаре.

Правила организации вебинаров в целом соответствуют общепринятым требованиям менеджмента событий. Специфическими задачами организационного характера по подготовке вебинара являются:

1. Организация регистрационной формы участника, с функцией обратной связи посредством e-mail  или смс – уведомления;
2. Подготовка и проверка оборудования и условий технической поддержки мероприятия;
3. Информирование участников о правилах совместной работы технического и организационного характера;
4. Строгий тайм – менеджмент в процессе проведения мероприятия;
5. Организация различных каналов коммуникаций и обратной связи с аудиторией (в случае если это подразумевает формат вебинара): чат, мессенджер, голосовая и видео коммуникация в реальном времени.
6. Для привлечения посетителей  лучше всего использовать следующие каналы:  контекстная реклама(Google Adwords, Yandex direct, Begun); размещение информации о мероприятии  на тематических форумах и блогах; размещение информации в социальных сетях; публикация статей и заметок для Интернет СМИ; поисковая оптимизация страниц (SEO)
7. Создание возможности получения откликов и обратной связи после проведения вебинара / стимулирование подобной активности.

В современной практике большое количество компаний уже сделало свой выбор в пользу digital – технологий. Одним из ярких примеров могут послужить различные проекты центра новых технологий и технологического предпринимательства DigitalOctober, организованном на бывшем заводе Красный Октябрь. Одним из последних образовательных бизнес – проектов является KnowledgeStream, позволяющий познакомить российскую аудиторию с последними технологическими инновациями и достижениями мировой науки, имеющими практическое применение в бизнесе. В данном проекте участвуют самые востребованные лекторы со всего мира, чей график расписан на годы вперед и, их выступления в России организовать почти невозможно. Лекторы выступают перед российской аудиторией в дистанционном формате – посредством телемостов, которые транслируются в зале DigitalOctober, либо на сайте проекта. Интерактивные видеоконференции продолжаются панельными дискуссиями с участием российских специалистов.

На сегодняшний день большинство российских и еще больше зарубежных компаний имеют свою страничку в социальных сетях. Под «социальными медиа» понимается объединение различных видов ресурсов, предназначенных для обмена информацией между пользователями. К социальным медиа относятся такие социальные сети как Facebook, Twitter, FourSquare, Vkontakte, Odnoklassniki, Digg, Youtube, Myspace, Wikipedia, блоги, микроблоги и многие другие. Эти ресурсы характеризуются наличием сообщества пользователей и их взаимодействием вокруг определенного вида контента. На сегодняшний день социальные медиа собирают многомиллионную аудиторию пользователей и этот показатель постоянно растет.

Одним их основных трендов является создание «площадки» мероприятия в рамках социальной сети. Примером может послужить сервис «Events» в www.facebook.com или «Встречи» в www.vkontakte.ru.

Эти сервисы представляют собой полноценные странички – сообщества, наряду с группами и публичными страницами. Этот функционал позволяет расширять коммуникацию с участниками сообщества или группы/страницы за счет дополнения онлайн-коммуникации оффлайн – составляющей, – например, – организовать встречу участников сообщества, пригласить всех на мероприятие. При этом для мероприятия всегда имеется стартовая аудитория.

Создавая раздел мероприятия, организатор может  оценить аудиторию, которая готова прийти на событие. Пользователи, которые собираются прийти, просто добавят  себя в соответствующий список, ответив на приглашение, которое рассылается организатором по базе контактов. У подтвердившихся пользователей будет выводиться напоминания о предстоящих событиях, которые они планируют посетить.

На самой странице, посвящённой мероприятию, можно указать подробную информацию о нём, разместить различные промо – материалы, - PR – статьи и анонсы, фотографии, видеоролики, рекламные макеты. После того как событие состоялось, обязательно выложить видео- аудио- и фото – отчеты, которые навсегда сохранятся на страницах социальной сети. А возможность «отмечать» пользователей на фотографиях или видео, безусловно, только добавляет аудиторию событию, равно как и распространение ссылок на данное событие самими пользователями.

Важной особенностью социальных сетей является возможность обсуждения и комментирования событий до их начала или после их проведения эта опция позволяет в ряде случает направить целевую аудиторию на нужное восприятие информации, до начала мероприятия определить возможные проблемные места, усилить наиболее важные с точки зрения аудитории моменты мероприятия.

Появление различных приложений для мобильных устройств позволяют пользователю отмечаться на карте, – географической точке проведения мероприятия и выкладывать это в виде сообщения в различных социальных сетях,  мгновенно публиковать  комментарии и загружать фотографии. Для организаторов мобильные устройства являются отличным способом контакта с целевой аудиторией или участниками в рамках проведения мероприятия. Организаторы могут координировать участников, предоставлять доступ к дополнительным источникам информации.

Появление всевозможных digital – технологий сказывается и на отдельных организационных моментах менеджмента событий. До недавнего времени регистрация участников, выдача им бейджей занимала достаточное количество времени и сил организаторов. На сегодняшний день, использование регистрационных автоматов значительно упростило задачу многим организаторам. Подобный автомат позволяет участнику самостоятельно пройти регистрацию, сфотографироваться и получить бейдж, посмотреть расписание мероприятия, задать вопросы организаторам и получить ответ на свою почту или другие предоставленные личные контактные данные.

С появлением интерактивных досок, пришедших на смену обычным проекционным экранам, появилось лучшее решение среди средств визуализации для взаимодействия с участниками презентаций, семинаров, конференций, форумов. Это устройство, объединяя в себе интерактивный монитор, обычную маркерную доску и экран для отображения данных, открывает для докладчиков множество возможностей: она позволяет управлять компьютерными приложениями, сохранять в виде отдельных файлов пометки, сделанные в ходе обсуждений, демонстрировать видео и слайды, рисовать, чертить схемы, вносить исправления в текст, выделять объекты маркером, печатать изображения на принтере, отправлять по электронной почте и многое другое.

Интерактивные доски предопределили развитие таких интерактивных элементов оформления мероприятий, как интерактивный бар, пол, стена, стол – и это далеко не весь набор. Интерактивный бар, -IBar, например, представляет собой интерактивную платформу, в основе которой лежит мультисенсорная технология и благодаря системе multitouch барная стойка позволяет взаимодействовать с интерфейсом сразу нескольким людям.

Интерактивные видеоинсталляции позволяют создать любые по тематике, невероятные по размеру видеокартины внутри помещений, будь то театральная сцена или конференц-залы. Они дают ошеломительный эффект, открывают возможность для создания неповторимых аудиовизуальных эффектов.

Масштабные визуальные перфомансы – стильное и яркое решение для концертов, выставок, ночных клубов, музеев, презентаций и различного рода event-мероприятий. Движущиеся презентации могут использоваться в качестве декорационного, сценического или атмосферного эффекта.

Организовать вечеринку на луне, изобразить театральное действо на таинственном острове или перенестись в мир морей и океанов сегодня можно в мгновенье ока и без всяких последствий. Огромные интерактивные видеоинсталляции позволяют создать любые по тематике, невероятные по размеру видеокартины внутри помещений, будь то театральная сцена или конференц-зал.

Интерактивные масштабные презентации дают ошеломительный эффект, открывая возможности для создания неповторимых аудиовизуальных эффектов. Возможно, что дорогостоящие традиционные декорации скоро постепенно уступят свое место движущимся видеопроекциям в оригинальности и объеме затрат на монтаж.

Традиционно любая подготовка мероприятия не обходится без тонн различных печатных материалов – начиная от приглашений и заканчивая рекламными листовками и каталогами. На сегодняшний день широкое распространение получила тенденция использования QR – кодов, позволяющая в одном коде разместить большое количество информации по мероприятию.

QR-код (от англ. quick response - быстрый отклик) это двумерный штрих – код, разработанный японской фирмой Denso-Wave. В этом штрихкоде кодируется разнообразная информация, состоящая из символов (включая кириллицу, цифры и спецсимволы). Один QR-код может содержать 7089 цифр или 4296 букв. QR– код с легкостью считывается всеми специальными устройствами, включая камеры большинства современных мобильных телефонов (сматрфонов). В итоге, QR-код выполняет сразу две важные функции:

• позволяет автоматически считывать различные данные;
• помещает большое количество информации в небольшую картинку (4296 символов – эквивалентно двум машинописным страницам текста).

В практике событийных коммуникаций использование QR – кодов широко распространено, как альтернатива следующим печатным материалам и организационным моментам событийной коммуникации:

1. Приглашения. В QR– код можно закодировать всю необходимую информацию по мероприятия, включая дату, время, место проведения мероприятия и даже установленный дресс – код. Таким образом, считывая QR код, приглашенный сразу же получает возможность автоматически занести событие в свой календарь, установить напоминание.
2. Каталоги, листовки, программы и прочие рекламно – информационные материалы. Вместо печати каталогов можно создать сайт или страничку, адаптированную под смартфоны, а QR– код с адресом разместить на видных местах в месте проведения мероприятия. Программа мероприятия в таком случае может с легкостью интегрироваться в календарь смартфона.
3. Контроль на входе. Автоматическая система контроля на входе, считывающая QR – коды на пригласительных билетах или со смартфонов гостей позволяет собрать аналитику по мероприятию, сократить количество персонала на входе на мероприятие, а также свести к минимуму или исключить подделку входных билетов

В целом, стоит отметить, что в век digital - технологий все большее число компаний  гордятся использованием  инновационного подхода в различных сферах, а особенно в мобильном пространстве, на котором в последнее время сосредоточено основное внимание.

1. Хальцбаур У., Йеттингер Э., Кнаусе Б., Мозер Р., Целлер М. Event – менеджмент.: Пер. с нем. – М.: Эксмо, 2007. – 384с.
2. Эдмюллер А., Вильгельм Т. Модерация: искусство проведения заседаний, конференций, семинаров. – М.: Омега – Л, 2007. – 119c.

Все статьи автора «veragolovina»