Когда дело касается стандартов, невозможно не обратить внимания на деятельность Международной организации по стандартизации (ИСО), т. к. именно она разрабатывает большинство стандартов, которые переводятся и впоследствии издаются и в нашем государстве.
В1945 г. в Лондоне на совещании, где присутствовало 25 индустриально развитых стран, было принято решение о создании организации, которая бы разрабатывала международные стандарты – Internatiоnal Оrganization fоr Standartizatiоn, ISО. И в результате, с 23 февраля1947 г. ИСО действует в качестве добровольной и неправительственной организации. На сегодняшний день ИСО объединяет более 160 стран.
В нынешнее время международные стандарты ИСО значительно влияют на жизнь людей. ИСО опубликовала более 19000 международных стандартов, в том числе и относящихся к работе с документами. Они являются практическими решениями множества глобальных проблем и вопросов, затрагиваемых современным обществом. Стандарты выступают гарантами качества, сохранности, экономичности, надежности, совместимости, способности к взаимодействию, высокой производительности, безопасности и эффективности работы в различных отраслях деятельности человека, включая работы с документацией.
Одни стандарты могут быть небольшими по объему, а другие могут занимать несколько сотен страниц. На документе изображены эмблема ИСО и его название. Документы выпускаются в основном в формате А4, что тоже является стандартом бумаги, разработанным ИСО. В данный момент идет работа по переводу стандартов в электронный вид. Стандарты издаются на официальных языках организации, среди которых – английский, французский. Также большинство документов ИСО переведены на русский язык.
Существует некоторые принципы, которым придерживается ИСО при необходимости разработки новых стандартов.
Во-первых, сама Организация не принимает решение, когда разрабатывать стандарт. Она реагирует на потребности рынка. Заинтересованные потребители информируют свой национальный комитет по организации (член ИСО) о необходимости введения нового стандарта.
Во-вторых, саму деятельность по созданию международных стандартов выполняют технические комитеты, подкомитеты и рабочие группы по конкретным направлениям деятельности. Над разработкой стандартов трудится группа экспертов со всего мира.
В-третьих, стандарты ИСО разрабатываются в результате многостороннего процесса. Технические комитеты состоят из экспертов соответствующей отрасли, из представителей потребительских ассоциаций, научных кругов, неправительственных организаций и правительства.
И, в-четвертых, стандарты принимаются на основе общего согласия, достигнутого в процессе обсуждения, без процедуры голосования.
Помимо существующих принципов, в процессе разработки международных стандартов выделяют несколько этапов.
Сначала необходимо рассмотреть предложения о разработке того или иного стандарта. Секретариат Технического комитета рассылает эти предложения всем участникам, принимающим решение по работе данного комитета. Также прикрепляются объяснения, для каких целей необходима разработка данного стандарта. В случае положительного решения процесс переходит на следующий этап.
Далее стартует разработка рабочего проекта, что поручается специальным группам, в которых работают ведущие специалисты в данной области из заинтересованных стран. В основном такие проекты являются национальными стандартами разных стран. Проект одобряется на заседании Технического комитета, после чего Центральный секретариат регистрирует проект в качестве предложения международного стандарта и присваивает ему регистрационный номер.
Затем проект предложения рассылают всем участникам для замечаний, и после их получений они обсуждаются на международном заседании.
После общего одобрения Центральный секретариат регистрирует его уже в качестве проекта международного стандарта, и его отсылают на голосование сначала Техническому комитету, а затем и комитетам-членам ИСО.
Последним этапом является непосредственное издание международного стандарта на английском и французском языках.
Таким образом, деятельность по созданию новых необходимых стандартов является сложным процессом. И нельзя представить современную жизнь без существующих стандартов. Стандартизация имеет огромную значимость для экономики и общества в целом, без нее ни одно государство не может построить взаимовыгодные отношения с другими государствами.
Говоря о стандартах, в которых оглашаются требования к ведению документации, важно упомянуть стандарты серии ИСО 9000. Это первые международные стандарты, которые заявили о важном значении делопроизводства и документооборота в деятельности организаций. После выпуска этих стандартов многие предприятия и учреждения начали обращать внимание на организацию работы с документами, т. к. это стали проверять в ходе сертификации [1].
При появлении стандартов серии 14000 по управлению окружающей среды, в которые также включили разделы по работе с документами, от организаций потребовали разрабатывать правила работы с документами, в т. ч. вопросы защиты, поиска, хранения и уничтожения документов.
Постепенно появились стандарты по информационной безопасности, к которым в первую очередь необходимо отнести стандарт ИСО 17799-2000 «Информационные технологии – Практическое руководство по управлению информационной безопасностью». Сюда были включены требования по защите документов организации, которые объясняли, что информационную безопасность можно обеспечить лишь при условии единой системы управления документами.
В2001 г. впервые в истории международной организации издали стандарт по делопроизводству и документообороту ИСО 15489, который содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах, а также описывает процедуру разработки и внедрения систем документооборота [2]. Стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами» состоит из двух частей. Вторая часть освещает процедуры управления документами организации согласно принципам, стандартизированным в первой части. Этот документ ИСО отнесла к информационным, т. е. он не имеет статуса стандарта. Он был разработан как предложение одной из методологий внедрения систем управления документами. На основе данного документа в России был разработан идентичный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» [3].
После первого в мире стандарта по делопроизводству и документоведению этот процесс не останавливался, и с каждым годом мы видим все больше подобных стандартов.
В2011 г. международной организацией было принято два стандарта, дополняющие друг друга. Это ИСО 30300 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Основные положения и словарь» и ИСО 30301 «Информация и документация – Системы менеджмента документов – Требования». Здесь предлагается методология, которая обеспечивает системный подход к созданию и управлению документами с помощью системы менеджмента, что способствует экономической эффективности хранения, поиска и извлечения информации, повторного использования информации и др. [4].
В2012 г. разработан стандарт ИСО 14641 «Управление электронными документами», содержащий технические требования по разработке и функционированию информационной системы электронного хранения информации. Также он описывает ряд технических спецификаций и организационных мер, которые следует реализовать для обеспечения ввода в систему, архивации и доступа к электронным документам, а также читаемости, целостности и отслеживаемости этих документов в течение всего срока их хранения и использования.
Технический отчет 13028–2010 «Информация и документация – Руководство по организации оцифровки документов» дает рекомендации по созданию и поддержанию документов на электронном носителе после перевода бумажных документов в электронный вид путем оцифровки и других средств.
Про обеспечение долговременной сохранности и возможности воспроизведения электронных документов в случаях, когда срок хранения превышает расчетный срок использования технологии, с чьей помощью создаются и поддерживаются эти документы, описывается в ИСО 18492-2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
Таким образом, значение международной организации по стандартизации с каждым годом растет. Это объясняется тем, что она разрабатывает огромное количество необходимых в современном мире стандартов, распространяющихся на разные сферы деятельности людей, большинство из которых тесно связаны с делопроизводством и работой с документацией.
Библиографический список
- Митченко О. Ю., Рысков О. И. Требования к документации в стандартах ИСО серии 9000.// Секретарское дело.
- Храмцовская Н. А. Международные стандарты по делопроизводству // Секретарь-референт. 2006. №12.
- Варламова Л. Н. Новый стандарт в области делопроизводства. // Секретарь-референт. 2007. №6.
- Храмцовская Н. А. Стандарты ИСО в области управления документами. // Information management. 2013. №2.
Количество просмотров публикации: Please wait